Processi di gestione dei progetti ripetibili e sostenibili (parte 2/2)

Nella prima parte dell’articolo avevamo descritto cos’è la ripetibilità dei processi e avevamo descritto anche quali sono i vantaggi della ripetibilità e sostenibilità dei processi.

Ora continuiamo ad esaminare ulteriori aspetti dei progetti di gestione dei processi

Le preoccupazioni sulla ripetibilità e sostenibilità dei processi

Sebbene ci siano molti vantaggi riguardo a ripetibilità e sostenibilità dei processi, l’idea di sottoporre processi e procedure a un modo standardizzato di fare le cose può essere motivo di allarme per le persone che non ci sono abituate.

Standardizzare vuol dire perdere la creatività individuale? E’ questa la preoccupazione più comune che ruota sulla adozione della ripetibilità nei processi.

In realtà queste preoccupazioni sono fuori luogo, vediamo come mai:

1. Ripetibilità e sostenibilità dei processi significano monotonia e noia?

Per definizione, un modo corretto di fare le cose significa uniformità. Per alcune persone però, questo concetto sembrerà inevitabilmente monotono e noioso.

La cosa fondamentale da capire qui è che rimuovendo l’ambiguità e stabilendo uno standard in base al quale valutare le prestazioni, i processi standardizzati possono aiutare i dipendenti a sentire che stanno effettivamente realizzando “qualcosa” sul lavoro.

È molto più probabile che i membri del team provino un maggiore senso di realizzazione – e non di noia – se vengono forniti loro processi standard che li aiutano a ottenere risultati positivi.

Quando un’attività viene eseguita secondo lo standard prescritto, (quasi) sicuramente verrà eseguita al 100%.

E, diciamo la verità, spuntare le caselle della to do list, regala sicuramente una buona dose di soddisfazione.

2. Ripetibilità e sostenibilità dei processi distruggono la creatività?

Una preoccupazione correlata a quella precedente è l’idea che se si standardizzano i processi cruciali in un’organizzazione, il risultato sarà un ambiente di lavoro che non promuove innovazione e creatività.

Il timore essenziale qui è che la standardizzazione significhi una cultura organizzativa che sradica ogni pensiero individuale e nuove idee, sostituendo una positiva diversità e scambio di pensieri con una mentalità monoculturale.

Qui è importante non confondere la ripetibilità dei processi con la mancanza di innovazione.

Ancora una volta, la standardizzazione è l’eliminazione di alternative inefficienti e che potrebbero portare al conflitto.

Eliminando l’inefficienza e il conflitto inutile in un’organizzazione, può aiutare tutti a liberarsi da inutili sprechi di tempo ed energie per concentrarsi sull’innovazione nelle aree in cui è davvero importante.

L’ironia qui è che, se considerato bene, la ripetibilità dei processi fa bene e addirittura promuove l’innovazione.

Standardizzando i processi, si semplificheranno le operazioni in modo da aiutare tutti a fare di più ed essere membri del team più efficaci.

E’ ovvio che se qualcuno nell’organizzazione dovesse scoprire un modo per migliorare un processo standardizzato, l’organizzazione considererà l’idea e, se positiva, la adotterà.

Non c’è motivo per cui un processo standardizzato non possa essere modificato nel tempo se le circostanze, l’esperienza e l’innovazione indicano che è davvero il momento di cambiare.

Come è possibile creare un processo di gestione del progetto ripetibile, sostenibile e di successo?

Fino ad ora abbiamo descritto che cosa significa un processo di gestione del progetto ripetibile e sostenibile, nonché i vantaggi che questo porta, ma come è possibile creare quindi un processo di questo tipo?

Ecco alcuni suggerimenti su come farlo:

Trovare le lacune

Il problema nel fare le cose in modo diverso ogni volta è che, prima o poi, ci si dimenticherà o si trascurerà uno o più passaggi.

Per creare quindi un processo di gestione del progetto ripetibile e sostenibile, sarà necessario rivedere i progetti precedenti, le best practice e trovare le lacune.

Ad esempio: il prodotto ha riscontrato molti bug? La soluzione sarà quindi aggiungere più test e tempo per il controllo qualità.

Oppure si riceve sempre un elenco incompleto di requisiti? La soluzione sarà creare una serie di domande fisse per ogni riunione iniziale di progetto.

Coinvolgere tutti i componenti del processo

Le cattive abitudini non esisterebbero se qualcuno non le preferisse. Forse il project manager è pigro? Gli stakeholder sono sempre troppo occupati? Oppure ancora qualcuno del team vuole che l’intero processo ruoti intorno a lui?

Inoltre, bisogna considerare che le persone combatteranno per mantenere il vecchio, ed inefficace, processo, solo perché ci sono abituate. Altri motivi puoi trovarli in questo articolo sui cambiamenti in azienda.

Per chi deciderà di implementare il cambiamento, sarà un compito sicuramente difficile e frustrante, ma dovrà essere fatto e tutti dovranno essere coinvolti se l’organizzazione vuole migliorare.

Tenere conto delle variabili

Sicuramente ogni progetto presenterà delle situazioni uniche rispetto a tutti gli altri progetti (anche quelli più simili), ma questo non dovrebbe essere una scusa per non impegnarsi a trovare processi ripetibili e sostenibili.

Un processo di gestione del progetto ripetibile dovrebbe essere un framework in cui è possibile collegare diverse variabili e ottenere comunque risultati costantemente positivi.

Essere centrati sugli obiettivi

La trappola più grande dell’avere un processo ripetibile è che è facile prestare troppa attenzione al processo stesso, piuttosto che all’obiettivo effettivo del progetto.

In questo caso, il processo diventa effettivamente un ostacolo al successo.

Ogni volta che si aggiunge un passaggio al processo, sarà necessario pensare a come influenzerà il flusso di lavoro del progetto.

Questo processo semplificherà le cose o potrà essere causa di un blocco? I vantaggi superano gli svantaggi? Quale processo risulterebbe in un output di maggior qualità?

Queste domande saranno cruciali per determinare se un nuovo processo ripetibile e sostenibile ha senso per il progetto o no.

Se è possibile implementare un processo di gestione del progetto ripetibile e sostenibile, si sarà in grado di migliorare drasticamente l’efficienza del team e migliorare di conseguenza la qualità del progetto.

Inoltre, un altro punto chiave è semplificare il monitoraggio e la valutazione delle metriche del progetto, in modo da poter vedere meglio dove e come il team deve migliorare per avere successo.

 

In conclusione, ciò che conta è l’impegno a svolgere un lavoro di qualità; un lavoro che soddisfa l’organizzazione ed i clienti.

I migliori processi ripetibili e sostenibili saranno quelli che migliorano organicamente, adattando e aumentando il valore dell’output in modo che la somma sia molto maggiore delle parti.