Pianificazione attività di progetto: best practice

Con innumerevoli task da tenere sotto controllo, membri del team da gestire e scadenze da rispettare, la pianificazione attività di progetto può non essere un’impresa facile.

Ecco come avere e seguire delle best practice può fare molto per alleggerire lo stress e procedere procedere nel modo più fluido possibile.

9 best practice per la pianificazione delle attività

Una pianificazione efficace è fondamentale per il successo di ogni progetto.

In questa sezione, esploreremo nove best practice che ti aiuteranno a gestire al meglio le tue attività, assicurando che il risultato finale sia in linea con le aspettative.

Seguendo questi consigli, sarai in grado di ottimizzare le risorse, migliorare la comunicazione e aumentare le probabilità di successo del progetto complessivo.

1.  Pianificare un kick-off meeting

Potrebbe essere allettante iniziare subito il lavoro, soprattutto se le tempistiche sono strette. Tuttavia, la buona pratica è iniziare sempre con un kick-off meeting, cioè un primo incontro introduttivo al progetto.

Questa riunione verrà gestita dal project manager e vi parteciperanno tutti gli stakeholder rilevanti. Lo scopo è garantire che tutti siano allineati su ambito e obiettivi e discutere il ruolo e le responsabilità che ognuno avrà durante il corso del progetto.

Durante questo incontro, definisci l’ambito del progetto in modo chiaro per evitare incomprensioni future.

2.  Assicurarsi che i membri del team comunichino in modo efficace

 Una buona comunicazione può essere un osso duro, ma è parte integrante del successo di qualsiasi progetto.

 Il modo migliore per garantire una buona comunicazione durante tutto il ciclo di vita di un progetto è stabilire connessioni tra tutte le parti interessate e garantire che siano disponibili strumenti per facilitare una comunicazione aperta. Una buona comunicazione contribuirà notevolmente a smussare   eventuali   incomprensioni   e   spianare   la   strada   al   successo.

Ad esempio, incoraggiare i membri del team a condividere informazioni e a collaborare permette di svolgere il lavoro in modo più efficiente.

3.  Essere realistici con le milestone

Sebbene sia normale spingere per ottenere i risultati il prima possibile, è sempre una buona norma essere realistici.

Promettere di poter offrire di più in meno tempo o una qualità migliore rispetto al concorrente senza una visione chiara su come farlo porterà sicuramente (grossi) problemi. Sicuramente è importante rispettare le milestone, ma le tempistiche devono essere realistiche.

Ricorda che ogni progetto richiede tempi adeguati per essere completato con successo.

4.  Pianificare in tempo le richieste di modifica

 In quasi tutti i progetti, soprattutto quelli più complessi, arriverà il momento in cui sarà necessario apportare delle modifiche. Sebbene possa essere frustrante andare incontro a questi cambiamenti, le richieste di modifica sono una cosa abbastanza ovvia per un project manager.

La cosa importante è non aspettare l’ultimo momento per affrontare queste richieste di modifica e avere un piano chiaro per gestirle. In questo modo, sarai essere in grado di adattarti ai cambiamenti senza compromettere il progetto.

5.  Avere un processo di documentazione ordinato

 È una buona norma mantenere un registro di progetto che tenga traccia di ogni decisione presa.

Ciò non solo aiuta a giustificare l’andamento dei lavori in seguito, ma è utile anche per l’inserimento di eventuali nuovi membri del team che si uniscono più avanti nel ciclo di vita del progetto. Questo perché ogni progetto beneficia di una documentazione chiara e organizzata.

6.  Avere in atto processi di feedback

Avere in atto processi per consentire opportunità di feedback, sia da parte degli stakeholder interni che dei clienti, in ogni fase del progetto aiuta a garantire la qualità degli output finali.

Man mano che ci si avvicina alla data di consegna, tutti i risultati devono essere sottoposti a un processo di garanzia della qualità che garantisca che il prodotto consegnato soddisfi le aspettative di qualità della tua azienda. Si tratta di un passaggio importante che dovrebbe essere messo in atto più volte durante il ciclo di vita di un progetto, e non solo alla fine.

Questo assicura che il risultato finale sia in linea con le aspettative.

7.  Rivedere regolarmente il piano delle risorse

Nella maggior parte delle aziende, il personale è tenuto a lavorare su più progetti contemporaneamente per rispettare le scadenze.

Sebbene sia importante essere agili, è importante ricordare che il tempo non è una risorsa infinita. Ed è qui che entra in gioco la gestione delle risorse.

Un buon piano delle risorse fornisce una panoramica di ogni membro del team specificando su cosa sta lavorando e l’organizzazione del suo tempo (inclusi periodi di ferie o malattie).

Un piano delle risorse può anche includere risorse immateriali come le attrezzature, se pertinenti al settore e al progetto. Assicurati che ogni risorsa venga allocata in modo efficace e che possa essere utilizzata al meglio.

8.  Pianificare una riunione finale di retrospettiva

Che un progetto sia andato incredibilmente bene o non abbia soddisfatto le aspettative, ci sono lezioni da imparare.

Al completamento di un progetto deve essere tenuta una riunione finale in cui tutti i soggetti coinvolti si riuniscono per discutere le prestazioni del progetto. In questo incontro verranno esaminate le cose andate bene e, soprattutto quelle andate male, per capire come evitare il problema in futuro.

Questo non deve diventare un puntare il dito verso chi ha sbagliato, ma piuttosto un’opportunità per esaminare i punti deboli del progetto e discutere di come i processi possono essere migliorati per la prossima volta.

Durante la retrospettiva, potresti anche valutare se il piano di progetto iniziale è stato efficace o se necessita di modifiche future.

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9.  Utilizzare uno strumento di project management

È facile perdersi nei dettagli quando si tratta di gestione dei progetti ed è particolarmente facile quando si lavora ad un progetto di grandi dimensioni in cui team e persone iniziano a formare compartimenti stagni.

L’implementazione di uno strumento di project management che consenta a tutte le parti interessate di avere una panoramica chiara in un’unica piattaforma può aiutare a gestire un progetto con successo.

Utilizzare uno strumento di project management come Twproject rappresenta una best practice per la pianificazione delle attività di progetto, poiché permette di coordinare risorse, tempi e responsabilità in modo strutturato e visibile.

Con la creazione di report dettagliati, l’assegnazione di task, il tracciamento continuo dei progressi e la gestione puntuale delle scadenze, Twproject aiuta l’intero team a lavorare in sinergia.

Inoltre, centralizzare la comunicazione su una piattaforma accessibile a tutti i membri del team riduce i rischi di fraintendimenti o errori dovuti alla dispersione di informazioni, poiché ogni modifica o aggiornamento è immediatamente visibile e consultabile da tutti.

Questo approccio permette, inoltre, di identificare tempestivamente eventuali criticità o colli di bottiglia e di apportare rapide correzioni, assicurando una maggiore capacità di adattamento del progetto ai cambiamenti.

Grazie a una visione d’insieme più chiara delle attività e delle risorse, Twproject non solo favorisce una migliore allocazione delle risorse stesse, ma permette anche di rispettare le tempistiche prefissate, aumentando significativamente le probabilità di successo e di soddisfazione del cliente finale.