Passare le consegne di un progetto può essere estremanente semplice o estremamente complicato.
Tutto dipende dall’organizzazione del Project Manager.
I progetti possono essere brevi e durare pochi giorni o possono essere progetti complessi con un ciclo di vita che può raggiungere addirittura diversi anni.
E’ appunto per la durata di alcuni progetti che alcuni project manager potrebbero trovarsi nella situazione di dover “passare” un progetto ad un nuovo project manager.
Un pensionamento, una nuova sfida lavorativa per il project manager uscente ed altre situazioni possono essere il motivo che porta ad un passaggio di consegne.
INDICE DEI CONTENUTI
La cosa fondamentale è che chi subentra sia messo nelle condizioni migliori per proseguire il lavoro.
Un passaggio di consegne di progetto richiede ovviamente molto più che la consegna delle chiavi dell’ufficio e delle informazioni di accesso ai software.
Abbiamo pensato pertanto di dare alcuni suggerimenti e liste di passaggi chiave da seguire in situazioni come queste.
Ecco quindi sei passaggi che possono aiutare a completare con successo un passaggio di consegne del progetto:
1. Impostare gli obiettivi del passaggio di consegne
I project manager uscenti e in entrata dovrebbero tenere una riunione e stabilire gli obiettivi che devono essere raggiunti durante la transizione.
Ciò consente a entrambe le parti di rivedere e valutare lo stato del progetto in relazione alla programmazione di base del progetto, alle tempistiche e al budget.
E‘ opportuno che anche i membri del team di progetto siano, per ovvie ragioni, coinvolti in questo incontro.
2. Mantenere il cliente informato
I membri del team di progetto, i lavoratori e il cliente devono capire come il project manager esistente intende effettuare il passaggio di consegne al successore.
In alcuni casi, il project manager potrebbe dover spiegare perché si sta verificando il passaggio di consegne e cosa potrebbe cambiare in futuro.
La chiarezza è sempre un’elemento vincente.
3. Avere riunioni brevi e giornaliere
Durante la sovrapposizione tra il project manager esistente ed il nuovo project manager, tutti i collaboratori dovrebbero incontrarsi con loro per valutare e rivedere lo stato delle responsabilità e delle attività.
E‘ una fase estremamente importante perchè permette al PM subentrante di valutare lo stato delle cose e le capacità dei singoli elementi del Team.
4. Dimostrare l’utilità e il beneficio del progetto per il manager in arrivo
Alcuni progetti ruotano attorno allo sviluppo o all’utilizzo di risorse o prodotti.
Quando sono coinvolti prodotti specifici, il project manager in carica deve aiutare il nuovo project manager a capire come funziona il suddetto prodotto o il servizio.
Il project manager uscente dovrebbe, inoltre, mostrare e motivare al nuovo PM i benefici del progetto e la sua importanza strategica per l‘Azienda.
5. Incontrare gli stakeholder
Il project manager esistente e il nuovo project manager dovrebbero incontrare insieme gli stakeholder di progetto.
Ciò consentirà alle parti interessate di porre domande, esporre eventuali dubbi e confrontarsi in prima persona.
Un po’ quello che normalmente avviene in un Kick off Meeting.
6. Essere disposti a chiedere supporto
A volte, il project manager in arrivo potrebbe non essere sicuro di alcuni aspetti del progetto.
Ad esempio, il project manager subentrante potrebbe non comprendere i processi di gestione dell‘organizzazione.
Quando ciò accade, il project manager entrante deve essere disposto a (avere il buonsenso di) chiedere assistenza al project manager esistente, al team di progetto ed alla gestione di livello superiore.
Ciò consentirà a entrambi i project manager di lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi comuni del passaggio di consegne.
Le checklist sono sempre molto utili per riassumere azioni e consecutività di eventi che diversamente sarebbe complicato spiegare.
Ecco allora due checklist che possono ulteriormente dare supporto nel passaggio di consegne fra project manager.
Il project manager uscente dovrebbe:
- Ottenere e consegnare lo statuto del progetto – se ne esiste uno – o comunque raccogliere la documentazione di avvio del progetto (per questo è importante tenerla sempre in ordine);
- Raccogliere i documenti coinvolti nell’offerta iniziale, assicurarsi di indicare chiaramente qual è la copia firmata (importante per capire le aspettative);
- Raccogliere tutte le richieste di modifica (importo, descrizione e tempi per ogni istanza);
- Annotare quali sono i ruoli presso il cliente (chi è lo sponsor, chi controllerà la qualità dei risultati finali, ecc.);
- Elencare tutti i contatti importanti per il progetto, annotare la frequenza della comunicazione con ogni contatto e quali argomenti trattare;
- Presentare il nuovo project manager al cliente;
- Presentare il nuovo project manager al team;
- Suggerire i prossimi passi al nuovo project manager.
Ecco, invece, una checklist delle cose pratiche da gestire durante il passaggio di consegne:
- Elencare le persone che stanno lavorando al progetto, o che vi hanno lavorato, insieme alle loro abilità, competenze e ruoli;
- Dare informazioni sull’ambiente di lavoro (password, chiavi, key card, …)
- Dare informazioni sulle dipendenze tecniche o pratiche, ad esempio: se il sistema X dovesse guastarsi, ciò potrebbe causare il fallimento del progetto A; il progetto Z dipende dal servizio Y, ecc.
- Spiegare quanto tempo durerà il passaggio di consegne;
- Avvisare i clienti e gli stakeholder con i quali si ha un contatto frequente che durante il passaggio di consegne si potrà essere meno reattivi;
- Spiegare ai superiori cosa si sta concretamente “passando” al nuovo project manager;
- Tenere traccia del tempo di consegna del progetto.
In tutti questi passaggi è facile comprendere come la gestione dei documenti rivesta un ruolo essenziale.
Per supportare questa fase di passaggio, abbiamo previsto in TWproject un sistema di gestione documenti semplice e flessibile.
Contrariamente alla complessa gestione dei documenti presente in altri software, in TWproject, la gestione dei documenti è volutamente essenziale.
Con qualche potente e semplice tecnica si riesce a soddisfare la maggior parte delle esigenze aziendali, garantendo affidabilità e fruibilità.
Provando Twproject scoprirai un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto ed averli sempre a portata di click.
Un’ultima osservazione va fatta: ogni project manager ha il proprio stile.
Per questo, il project manager subentrante non deve necessariamente seguire a piè pari tutto ciò che il suo predecessore ha fatto imitandone anche lo stile lavorativo.
Alcune persone, soprattutto i manager più giovani, probabilmente si sentiranno obbligati a farlo, ma il nostro consiglio è di seguire il proprio stile e la propria personalità, senza forzature.
“Chi perde la sua individualità perde tutto.”
MAHATMA GANDHI
Ti è mai capitato di dover fare un passaggio di consegne?
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