Monitoraggio e controllo del progetto: gli errori da evitare

A causa di errori, il monitoraggio e controllo del progetto possono diventare complicati e portare un progetto a subire ritardi.

Per evitare questi potenziali rischi, è importante progettare e tenere traccia degli obiettivi prefissati e stabilire e mantenere un approccio realistico al lavoro.

Vediamo in questo articolo quali sono gli errori da evitare durante le fasi di monitoraggio e controllo del progetto.

7 Errori comuni nella gestione dei progetti

1. Mancanza di obiettivi e traguardi chiari

Tra tutti i rischi che si possono presentare durante la gestione di un progetto, l’assenza di obiettivi e traguardi chiari è uno dei più significativi. Ciò è solitamente causato da una mancanza di pianificazione e coordinamento adeguati oppure da un project manager con poca esperienza.

Il project manager deve stabilire gli obiettivi prefissati e comunicarli al team.

La mancanza di un traguardo chiaro, si osserva solitamente quando l’ambito di un progetto cambia o non è ben definito, il che porta a una cattiva gestione del lavoro e a scarsi risultati. È importante che l’intero team conosca ruoli, responsabilità e risultati fin dall’inizio.

Ecco perché un kick-off meeting aiuta a definire e stabilire le aspettative instillando allo stesso tempo un più elevato senso di responsabilità all’interno del team. In questo verranno coinvolti gli stakeholder più importanti per ottenere il loro feedback e garantire l’allineamento.

Durante il kick-off meeting, è utile presentare gli indicatori chiave che verranno utilizzati per misurare l’andamento del progetto.

2.  Scarsa comunicazione

La mancanza di comunicazione è uno degli errori più comuni che può causare molte minacce e può portare anche ad un ritardo importante del progetto. Una scarsa comunicazione può essere causata da diversi fattori andando a causare incomprensioni e, in casi estremi, una completa deviazione degli obiettivi.

Altri problemi come scope creep e micromanaging ed errori umani possono anche essere attribuiti a problemi di comunicazione.

Organizzare meeting regolari, stabilire chi parteciperà e l’ordine del giorno, aiuterà a tenere sotto controllo il lavoro.

Dare priorità a una comunicazione aperta e onesta, stabilire procedure per garantire un flusso corretto di informazioni e coinvolgere gli stakeholder nel processo decisionale fin dall’inizio sono soluzioni che permettono di ovviare a questo problema.

Grazie ad una comunicazione efficace e proattiva sarà possibile creare un clima di fiducia e controllare le aspettative.

3.  Gestione del rischio insufficiente

Un grave errore di gestione del progetto è ignorare o minimizzare il valore della gestione del rischio.

Ogni progetto presenta un certo livello di rischio, che può influenzare notevolmente il suo successo.

All’inizio del progetto, è fondamentale quindi identificare i rischi pertinenti e valutare la loro probabilità e le potenziali conseguenze, oltre a creare diversi piani per affrontare o minimizzare ogni pericolo identificato.

4. Assegnazione inadeguata delle risorse

Questo errore è causata da una mancanza di pianificazione e supervisione adeguate. Alcune misure che possono aiutare a evitare questo rischio includono una valutazione realistica dei requisiti delle risorse, la tempistica corretta del loro utilizzo e una frequente rivalutazione del piano di fattibilità.

Troppi project manager si concentrano su variabili come ambito, qualità, costi e tempistiche dimenticando che ci sono persone che stanno effettivamente svolgendo il lavoro. Non riuscire a gestire correttamente i membri del team, o microgestirli, può portare a ritardi, influire sulla qualità e causare sforamenti di costi.

Per evitare questo problema, è necessario assicurarsi che tutti capiscano come e perché il loro ruolo è importante per il successo del progetto e pianificare controlli periodici, ad esempio, utilizzando un diagramma di Gantt che può aiutare a tenere sotto controllo le attività e le risorse.

5.  Lasciare che i cambiamenti sfuggano di mano

Ogni progetto va incontro a grandi o piccoli cambiamenti durante il suo ciclo di vita. Richieste e funzionalità aggiuntive possono mettere a dura prova il project manager ed il team.

Senza il controllo appropriato, queste richieste di cambiamento possono influenzare gravemente l’andamento del progetto. Ecco perché è essenziale creare una rendicontazione trasparente e veritiera che fornisca dati in tempo reale per permettere un processo decisionale informato e tempestivo.

In questo modo, se qualcosa comincia ad andare storto, è possibile cambiare rotta per tempo. Inutile dire che quando si riceve una richiesta di cambiamento è necessario valutare se questa sia in linea con l’ambito del progetto e con la visione generale.

6.  Non imparare dagli errori passati

A volte, pur facendo tutto il possibile, le cose possono andare male ed un progetto può deragliare. In questi casi, è inutile rimuginare, incolparsi o incolpare di ciò che è accaduto, ma è importante vedere questa occasione come un’opportunità per imparare. È importante analizzare i dati raccolti durante il progetto per identificare le cause degli errori.

Porsi delle domande chiave come “Come è possibile prevenire o anticipare quello che è successo?” possono creare delle risposte che serviranno per evitare errori simili in futuro.

7.  Non usare uno strumento di gestione dei progetti

Per aiutare il project manager a tenere il progetto in carreggiata, esistono strumenti di monitoraggio innovativi che permettono di avere una visione generale ed in tempo reale di tutto il lavoro.

Utilizzare un software di project management come Twproject permette di migliorare il monitoraggio di un progetto, riduce le possibilità di errori e migliora la pianificazione del progetto.

Twproject è lo strumento di gestione progetti più completo ed innovativo che si possa trovare attualmente sul mercato. Questo tool permette di creare report personalizzati e di facile gestione per evitare le comuni insidie a cui si va incontro giorno per giorno.

Grazie ad un sistema centralizzato in cui racchiudere tutte le informazioni di progetto, il project manager potrà facilmente visualizzare e gestire dipendenze, priorità, risorse e flussi di lavoro.

Usare un tool di project management come Twproject aiuta ad evitare gli errori comuni del monitoraggio e controllo di un progetto, come la mancanza di comunicazione, la gestione inefficace delle risorse e il mancato rispetto delle scadenze.

Questo strumento consente di pianificare le attività in modo più preciso, identificare tempestivamente i rischi e ottimizzare l’allocazione delle risorse, riducendo così i ritardi e i costi imprevisti.

Che si tratti di un progetto complesso o semplice, Twproject, se usato nel modo giusto, migliorerà la trasparenza, l’organizzazione e l’efficienza operativa durante l’esecuzione del progetto, aumentando le probabilità di successo del progetto.

Come effettuare un efficace monitoraggio e controllo del progetto

Per assicurare il successo di un progetto, come abbiamo già detto, è essenziale implementare un solido processo di monitoraggio e controllo.

Questo processo inizia con la definizione chiara degli indicatori chiave di performance (KPI) fin dall’inizio. Questi indicatori permettono di misurare l’andamento del progetto rispetto agli obiettivi prefissati, fornendo metriche quantificabili per valutare il progresso e l’efficacia delle attività svolte.

L’utilizzo di appropriati strumenti di monitoraggio, come software di gestione progetti, facilita la raccolta dei dati accurati e aggiornati sulle varie attività. Questi strumenti non solo automatizzano la raccolta delle informazioni, ma offrono anche funzionalità avanzate per l’analisi e la visualizzazione dei dati, rendendo più semplice per il project manager individuare trend e pattern significativi.

Durante le diverse fasi di monitoraggio, il project manager deve analizzare attentamente i dati raccolti per identificare eventuali scostamenti dal piano iniziale. Questo implica un confronto costante tra i risultati effettivi e quelli pianificati.

Se vengono rilevate discrepanze significative, è necessario attuare tempestive azioni correttive per riportare il progetto sulla giusta traiettoria. Questo processo decisionale deve essere supportato da dati concreti e da un’analisi approfondita delle cause degli scostamenti.

È inoltre fondamentale tenere sotto controllo i potenziali rischi che possono emergere durante l’esecuzione del progetto. Questo richiede un’attenzione costante alle variabili interne ed esterne che potrebbero influenzare negativamente il progetto.

La comunicazione efficace con il team e gli stakeholder è cruciale per garantire che tutti siano allineati e consapevoli delle eventuali modifiche o azioni intraprese.

Strumenti visuali come il diagramma di Gantt possono essere utilizzati per rappresentare graficamente le tempistiche e le dipendenze tra le attività. Questo aiuta a facilitare la pianificazione e il controllo complessivo, offrendo una visione chiara delle scadenze, delle responsabilità e delle interrelazioni tra le diverse parti del progetto.

In sintesi, un monitoraggio e controllo accurato consentono al project manager di prendere decisioni informate e mantenere il progetto allineato con gli obiettivi iniziali. Questo approccio proattivo non solo aumenta le probabilità di successo del progetto, ma contribuisce anche a ottimizzare le risorse e a migliorare la soddisfazione degli stakeholder.