Modalità di risposta ai rischi: riduzione, trasferimento, eliminazione, accettazione

I rischi quando si realizza un progetto sono sempre all’ordine del giorno. Anche il progetto più attentamente pianificato può incontrare problemi ed imprevisti.

I membri del team possono ammalarsi o dare le dimissioni, altre risorse possono risultare non disponibili o insufficienti, il budget potrebbe non riuscire a coprire una spesa, ecc.

Significa quindi che ci si bisogna arrendere di fronte a problemi imprevisti? Assolutamente no!

È qui che entra in gioco la pianificazione e la modalità di risposta ai rischi. Bisogna identificare potenziali problemi che potrebbero incidere negativamente sul progetto, analizzare la probabilità che si verifichino, intraprendere azioni per prevenire i rischi che si possono eliminare e minimizzare quelli che sono impossibili da evitare.

Definizione di rischio di progetto

Un rischio è qualsiasi evento incerto o condizione che potrebbe influenzare il progetto.

Non tutti i rischi però sono negativi. Alcuni eventi, come trovare un processo più semplice per compiere una determinata attività ad esempio, o condizioni, come la diminuzione dei prezzi per determinati materiali, possono anche aiutare il progetto.

Questa situazione viene chiamata “opportunità”, ma viene gestita proprio come un rischio.

Non esistono garanzie assolute su nessun progetto, anche l’attività più semplice infatti può ritrovarsi di fronte a problemi imprevisti.

Un rischio può essere un evento o una condizione, in ogni caso, è un qualcosa che può accadere e se lo fa costringerà a cambiare il modo in cui il project manager ed il team lavorano al progetto.

Quando si pianifica un progetto, i rischi sono ancora incerti e non sono ancora accaduti, ma è probabile che uno o più rischi individuati accadano davvero, ed è qui che bisogna essere in grado di affrontarli.

Il piano di gestione dei rischi dice appunto come si gestiranno i rischi del progetto nel caso in cui questi si manifestino.

È importante elaborare linee guida – attraverso una scala di priorità, ad esempio – che aiutino a capire quanto possa essere grande l’impatto potenziale di un rischio sul progetto.

6 passaggi chiave nel processo di gestione dei rischi

Il processo di gestione dei rischi può rendere gestibile l’ingestibile e può permettere di operare su quello che sembra uno svantaggio e trasformarlo in un vantaggio. Vediamo come:

1. Identificare il rischio

Non è possibile risolvere un rischio se non lo si conosce, insomma se non si sa di cosa si tratta. Esistono molti modi per identificare il rischio.

Un modo è il brainstorming, una metodologia che permette di far esaminare un problema a un gruppo.

Un altro metodo è quello delle interviste individuali. Consiste nel trovare quelle persone con esperienza pertinente in modo da poter raccogliere le informazioni che aiuteranno ad identificare il rischio e trovare una possibile soluzione.

Immaginare il progetto in corso e pensare ai molti fattori che possono andare storti è un’altra tecnica. Cosa si può fare se una risorsa fondamentale del team si ammala per molti giorni? Cosa si può fare se il materiale non arriva entro la scadenza definita? Ecc.

Un aiuto in questa fase è anche leggere i report di progetti similari passati, verificando la presenza di eventuali problemi che si sono incontrati durante il percorso e come questi sono stati risolti.

2. Analizzare il rischio

Il prossimo passo è determinare la probabilità che ognuno di questi rischi si verifichi. Queste informazioni dovrebbero anche essere inserite nel registro dei rischi.

Quando si valuta il rischio del progetto, è possibile affrontare in modo proattivo la situazione. Si può ad esempio evitare potenziali contenziosi, risolvere problemi normativi, conformarsi alla nuova legislazione, ridurre l’esposizione ai rischi.

Analizzare il rischio è sicuramente difficile. Non c’è mai un limite alle informazioni che si possono raccogliere.

Il rischio, inoltre, deve essere analizzato in base ad analisi qualitative e quantitative. Ciò significa che si determina il fattore di rischio in base al modo in cui andrà potenzialmente ad influire sul progetto attraverso una varietà di metriche.

3. Dare priorità al rischio

Non tutti i rischi hanno lo stesso livello di gravità. È necessario quindi valutare il rischio per sapere quali risorse si andranno a riunire per risolverlo quando e se si verifica.

Alcuni rischi saranno più accettabili, altri potrebbero addirittura rischiare di arrestare completamente il progetto, rendendo la situazione alquanto grave.

Avere una lunga lista di rischi può essere scoraggiante, ma è possibile gestire il malumore semplicemente classificando i rischi come alti, medi o bassi.

Con questa prospettiva, è possibile iniziare a pianificare come e quando si affronteranno questi rischi.

Alcuni rischi richiedono infatti un’attenzione immediata; questi sono i rischi che possono far deragliare il progetto.

Altri rischi sono importanti, probabilmente non andranno a minacciare il successo del progetto, ma lo ritarderanno.

Poi ci sono quei rischi che hanno poco o nessun impatto sul programma e sul budget complessivo del progetto.

Alcuni di questi rischi a bassa priorità potrebbero essere importanti, ma non abbastanza da dover essere trattati urgentemente. Addirittura, potrebbero essere in qualche modo ignorati e sarà il tempo stesso a fissare e migliorare la situazione.

4. Assegnare un proprietario al rischio

Tutto il duro lavoro di identificazione e valutazione del rischio è inutile se non si assegna qualcuno a sovrintendere al rischio.

Chi è la persona responsabile di quel rischio che, se questo dovesse accadere, si prenderebbe in carico la sua risoluzione?

Questa decisione, in generale, spetta al project manager che conosce il livello di esperienza e di formazione di ogni membro del team ed è quindi in grado di valutare la persona più idonea per affrontare un determinato rischio.

È sicuramente importante identificare i rischi, ma se questi non vengono gestiti da una persona incaricata, il lavoro sarà stato completamente inutile ed il progetto non verrà adeguatamente protetto.

5. Rispondere al rischio

Ora arriva il momento in cui tutto ciò che è stato pianificato deve essere messo in pratica.

Per ciascun rischio identificato, in base alla priorità, viene creato un piano o una strategia di mitigazione.

Il project manager dovrebbe confrontarsi con il proprietario del rischio per decidere insieme su quali strategie implementare per risolvere il rischio.

6. Monitorare il rischio

Ovviamente ogni strategia per rispondere al rischio risulta inutile se non viene monitorata nel suo successo – o insuccesso.

Chiunque sia il proprietario del rischio sarà anche responsabile del monitoraggio dei suoi progressi verso la risoluzione.

Ma anche il project manager dovrà rimanere aggiornato per avere un quadro accurato dei progressi complessivi del progetto e per identificare e monitorare potenziali nuovi rischi che possono derivare dalla nuova situazione.

È meglio assicurarsi di avere canali di comunicazione dedicati per la gestione dei rischi in modo che non vadano persi elementi ed informazioni importanti.

È possibile avere incontri faccia a faccia, ma alcuni aggiornamenti potrebbero essere meglio forniti via e-mail o testo o tramite uno strumento software di gestione del progetto.

Un software di gestione progetti può aiutare

L’identificazione del rischio riguarda molto la conoscenza e l’esperienza del progetto. È qualcosa che i project manager imparano nel tempo e con la loro esperienza. Ecco perchè è così importante disporre di un software di gestione progetti che conservi tutta la cronologia del progetto archiviata per l’apprendimento e l’analisi futura.
Un software come Twproject può aiutarti in questo, gestendo i rischi durante il ciclo di vita del progetto ma anche creando una knowledge base per analizzare i rischi per progetti futuri.

Mitigazione del rischio

Dopo che il rischio è stato identificato e valutato, il team del progetto sviluppa un piano di mitigazione del rischio, cioè un piano per ridurre l’impatto di un evento imprevisto.

Ecco quali sono i quattro modi per gestire o attenuare un rischio:

• Eliminazione del rischio
• Accettazione e condivisione del rischio
• Riduzione del rischio
• Trasferimento del rischio

Ognuna di queste tecniche di mitigazione può essere uno strumento efficace per ridurre i rischi individuali e il profilo di rischio del progetto.

Vediamo queste quattro tecniche nel dettaglio.

1. Eliminazione del rischio

Questa tecnica di solito comporta lo sviluppo di una strategia alternativa che ha una maggiore probabilità di successo, ma è solitamente legata a un costo più elevato.

Una tecnica molto comune di eliminazione del rischio consiste nell’utilizzare tecnologie comprovate ed esistenti piuttosto che adottare nuove tecnologie, anche se potrebbero portare a prestazioni migliori o costi inferiori.

Un team di progetto può scegliere un fornitore con una comprovata esperienza rispetto ad un nuovo fornitore che offre significativi incentivi di prezzo per evitare il rischio di lavorare con un nuovo fornitore che non si sa se sia affidabile o meno.

Sicuramente eliminare un rischio è la tecnica migliore che si possa utilizzare. Se si riesce ad evitare infatti, sicuramente non si avranno impatti negativi derivati da questo sul progetto.

2. Accettazione e condivisione del rischio

Questa tecnica implica l’accettazione del rischio appunto e la collaborazione con gli altri per condividere la responsabilità per le attività rischiose.

Molte organizzazioni che lavorano su progetti internazionali ridurranno i tipi di rischio politico, legale, lavorativo associati a progetti internazionali sviluppando una joint venture con una società con sede in un determinato Paese, ad esempio.

La partnership con un’altra azienda per condividere il rischio associato a una parte del progetto è vantaggiosa quando l’altra azienda ha esperienza che il team di progetto non possiede. Se si verifica un evento di rischio, la società partner assorbe in parte o in toto l’impatto negativo dell’evento.

3. Riduzione del rischio

La riduzione del rischio è un investimento di fondi per ridurre il rischio su un progetto.

Sui progetti internazionali, ad esempio, le aziende acquisteranno spesso la garanzia di un tasso di cambio per ridurre il rischio associato alle fluttuazioni del tasso di cambio.

Un project manager può assumere un esperto per rivedere i piani tecnici o la stima dei costi su un progetto per aumentare la fiducia in tale piano e ridurre così il suo rischio.

Assegnare al personale di progetto altamente qualificato la gestione delle attività ad alto rischio è un altro metodo di riduzione del rischio.

Gli esperti che gestiscono un’attività ad alto rischio possono spesso prevedere problemi e trovare soluzioni.

4. Trasferimento del rischio

Il trasferimento del rischio è un metodo di riduzione del rischio che sposta il rischio dal progetto a un’altra parte.

Un esempio classico di trasferimento del rischio è l’acquisto di un’assicurazione su determinati articoli. Il rischio viene trasferito dal progetto alla compagnia assicurativa.

L’acquisto di un’assicurazione è solitamente in aree fuori dal controllo del team di progetto. Meteo, disordini politici e scioperi sindacali sono esempi di eventi che possono avere un impatto significativo sul progetto e che sono al di fuori del controllo del team di progetto.

In parole povere, si tratta semplicemente di pagare qualcun altro per accettare il rischio.

La gestione del rischio può sembrare superflua all’inizio del progetto. Quando si sta iniziando un nuovo progetto è infatti difficile pensare alle cose che potrebbero andare male, soprattutto se si è presi dall’entusiasmo iniziale.

È fondamentale ricordare però che lo sviluppo di un piano di gestione si renderà – molto probabilmente – utile più tardi durante il ciclo di sviluppo di un progetto.

Per questo è necessario considerare la gestione dei rischi una priorità assoluta fin dall’inizio.

Alcuni strumenti utili

Se inizi a gestire i tuoi progetti con Twproject avrai a disposizione diversi tool fondamentali per valutare i potenziali rischi dei tuoi progetti e per analizzarne le eventuali conseguenze in un secondo momento.

Vediamoli brvemente.

• Lo strumento di analisi del carico delle risorse ti sarà utile per capire a chi assegnare le attività e fare un rapido calcolo delle tempistiche, per evitare il sovraccarico e quindi lo slittamento dei tempi, o al contrario, una perdita del prezioso tempo delle risorse.

• Le varie schede di gestione del budget, che nel nostro caso è particolarmente accurata. Infatti, solo con Twproject potrai pianificare nel dettaglio le spese e metterle in relazione al tuo budget, suddividendo tra costi del personale e costi accessori, stimati ed effettivi.

• Non da ultimo, con Twproject avrai la certezza di poter utilizzare il migliore diagramma di Gantt sul mercato, che ti permetterà di calcolare le tempistiche di fasi e milestone nel dettaglio, di settare dipendenze (anche elastiche) tra le attività, in modo da non perdere nessun pezzo per strada e migliorare notevolmente i tempi di programmazione e messa in opera.

Inizia subito a sfruttare questi strumenti, utilissimi alla gestione dei rischi, e vedrai che faranno proprio al caso tuo!