Misurare l’efficienza del progetto con gli indici di produttività

Valutare e misurare il successo di un progetto utilizzando i corretti indici di produttività è un aspetto fondamentale del project management.

Le organizzazioni di tutti i settori si sforzano costantemente di raggiungere i propri obiettivi strategici e di fornire valore aggiunto agli stakeholder.

Tuttavia, determinare se un progetto ha raggiunto i suoi obiettivi e scopi previsti richiede un approccio strutturato e metodi di valutazione solidi.

Cosa sono gli indici di produttività?

Gli indicatori o indici di produttività o di performance sono metriche importanti per monitorare quanto lavoro viene svolto in un’azienda e come questo influisce sui profitti.

Essere in grado di ottenere di più con meno risorse e in meno tempo è fondamentale in un ambiente economico competitivo come quello di oggi.

Gli indici di produttività misurano le prestazioni di un’azienda in diverse aree. 

Vengono utilizzati per analizzare l’andamento di processi produttivi e risorse e per valutare i risultati complessivi dell’organizzazione, sia in termini quantitativi che qualitativi.

Esistono diversi tipi di indici di produttività, ognuno dei quali si concentra su specifici aspetti delle operazioni aziendali, come i processi produttivi, la gestione delle risorse umane e l’efficienza del capitale investito. 

Tra questi, ci sono metriche come il fatturato netto, che misura la capacità di un’azienda di generare entrate, e gli indicatori di produttività del capitale, che valutano quanto efficacemente vengono utilizzati gli investimenti per creare valore.

Oltre a quantificare l’efficienza, gli indici di produttività aiutano a identificare le aree che necessitano di miglioramenti, fornendo una visione chiara e obiettiva delle performance aziendali. 

Misurare questi parametri in modo chiaro e accurato è essenziale per prendere decisioni informate che possono contribuire a migliorare l’efficienza operativa complessiva.

Come funzionano gli indici di produttività?

In generale, gli indici di produttività valutano la capacità di un’azienda, team, dipendente, campagna o strategia di arrivare dal punto A al punto B.

Per poter valutare le prestazioni di un’azienda, ecco i passaggi di base:

·Comprendere la situazione attuale dell’azienda: prima di tutto, è necessario capire dove si trova l’azienda. Quanto produce all’anno? Com’è stato l’ultimo rendiconto finanziario? Com’è la base di clienti? Qual è la posizione del marchio sul mercato?

·Definire degli obiettivi: una volta stabilito dove si trova attualmente l’organizzazione, è necessario definire dove si vuole andare. In questo caso è bene stabilire obiettivi a breve, medio e lungo termine.

·Trovare indicatori che illustrano gli obiettivi: per ogni obiettivo è necessario definire quali indicatori saranno in grado di misurare e dimostrare i progressi.

·Stabilire obiettivi per ogni indicatore: ogni indicatore deve avere obiettivi specifici che, sommati al resto, rappresentano l’intera strategia aziendale.

Indici di produttività per misurare l’efficienza ed il successo del progetto

Ogni azienda dovrebbe utilizzare metriche di produttività per valutare le prestazioni del lavoro svolto e identificare aree di miglioramento a livello individuale, di team e organizzativo.

Gli indici di produttività dovrebbero in definitiva aiutare un’organizzazione a migliorare l’efficienza in ciò che fa e a diventare la versione migliore di se stessa. Ciò significa che le aziende dovrebbero identificare metriche che contano davvero.

Queste dovrebbero quindi avere una forte correlazione con un risultato aziendale e affrontare a sua volta tutti i singoli output di lavoro.

Un approccio completo utilizza una combinazione di metriche per fornire un quadro completo dello stato di salute e delle prestazioni dei lavori.

Ecco alcuni indici di produttività chiave da considerare:

1.  Prestazioni finanziarie

· Margine di profitto lordo (Gross Profit Margin – GPM): questa metrica calcola la redditività di un progetto misurando la percentuale di entrate rimanenti dopo aver contabilizzato il costo dei beni venduti. Un GPM elevato indica che il progetto sta generando un profitto sano dopo aver coperto i suoi costi diretti.

· Ritorno sull’investimento (Return on Investment – ROI): questa metrica valuta il ritorno finanziario complessivo del progetto rispetto all’investimento iniziale. Un ROI positivo indica che il progetto ha generato un ritorno sulle risorse investite.

· Costo effettivo (Actual Cost – AC): tiene traccia dell’importo totale di denaro speso per il progetto durante tutto il suo ciclo di vita. Il monitoraggio dei costi effettivi consente di identificare potenziali sforamenti di budget e di adottare misure correttive, se necessario.

·Varianza dei costi (Cost Variance – CV): questa metrica rivela la differenza tra il budget pianificato per un progetto e i costi effettivamente sostenuti. Un CV positivo indica che il progetto è sotto budget, mentre un CV negativo indica sforamenti di costi.

· Indice di prestazione dei costi (Cost Performance Index – CPI): valuta l’efficienza con cui il progetto sta utilizzando il suo budget. Un CPI di 1 indica che il progetto è sulla buona strada per raggiungere i suoi obiettivi di budget. Valori superiori a 1 suggeriscono prestazioni favorevoli (sotto budget), mentre valori inferiori a 1 indicano sforamenti di costi.

2.  Efficienza ed efficacia del progetto

·Produttività del lavoro: questa metrica misura l’output generato in relazione alle risorse di input utilizzate. In altre parole, potrebbe rappresentare la quantità di lavoro completato per unità di tempo o costo. Una maggiore produttività indica che il team di progetto sta lavorando in modo efficiente e massimizza l’utilizzo delle risorse.

·Valore guadagnato (Earned Value – EV): questa metrica aiuta a valutare l’avanzamento del progetto confrontando il valore del lavoro completato (in base alla pianificazione del progetto) con il budget pianificato per tale lavoro. Un EV più alto indica che il progetto è in anticipo sui tempi previsti e nel budget, mentre un EV più basso suggerisce potenziali ritardi o sforamenti di costo.

3.  Soddisfazione degli stakeholder

· Soddisfazione del cliente: questa metrica misura il livello di soddisfazione che i risultati del progetto portano ai clienti. Sondaggi sulla soddisfazione, moduli di feedback e revisioni post-progetto sono strumenti utilizzati per misurare questa metrica. Un’elevata soddisfazione del cliente indica che il progetto ha soddisfatto o superato le sue aspettative e ha prodotto valore.

·Soddisfazione dei dipendenti: questa metrica valuta il livello di soddisfazione e coinvolgimento tra i membri del team di progetto. I sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti possono rivelare informazioni preziose sul morale del team, sulla gestione del carico di lavoro e sull’esperienza complessiva durante il lavoro. Un punteggio elevato di soddisfazione dei dipendenti suggerisce un ambiente di lavoro positivo e un team investito nel successo del progetto.

Utilizzare Twproject per misurare l’efficienza del progetto

Quando si tratta di misurare gli indici di produttività, avere un solido software di project management come Twproject diventa un aiuto grandissimo.

Le numerose funzionalità di Twproject consentono di tenere traccia di una varietà di dati che possono essere utilizzati per misurare e aumentare la produttività e trovare nuovi percorsi.

Questo strumento consente inoltre di monitorare i processi produttivi per rilevare potenziali colli di bottiglia e aiuta a identificare quelle fasi del lavoro che possono essere automatizzate. 

La tecnologia fornisce una solida base per prendere decisioni più sicure e, a sua volta, ottenere risultati migliori.

Twproject permette quindi di ottimizzare i processi garantendo dati affidabili per la valutazione delle prestazioni in aggiunta a dashboard visive e altamente personalizzabili.