La matrice di responsabilità in un progetto è un pilastro fondamentale non solo per il Project Manager ma per tutto il Team di progetto.
Indipendentemente dalle dimensioni del progetto, al fine di evitare problemi, le descrizioni delle attività e le suddivisioni dei ruoli devono essere chiaramente definiti.
INDICE DEI CONTENUTI
Che si tratti di un team ristretto o di una collaborazione internazionale, tutti devono comprendere il proprio ruolo e sapere su cosa devono lavorare.
Un modo per definire il ruolo di ciascun membro del team è utilizzare una matrice di responsabilità di progetto anche chiamata matrice RACI.
Ma di cosa si tratta esattamente e come si implementa in maniera corretta?
Che cos’è una matrice di responsabilità di progetto?
In breve, si tratta di un sistema di creazione di grafici che illustra l’obiettivo dell’attività e l’azione richiesta per ogni persona.
Ciò contribuisce a ridurre la confusione sulle aspettative, aumentando così l’efficienza del progetto.
In questo modo, le decisioni vengono prese più rapidamente, la responsabilità è chiara e il carico di lavoro può essere distribuito uniformemente.
Che cosa significa la sigla RACI? :
- “Responsible”
- “Accountable”
- “Consulted”
- “Informed”
La matrice RACI mappa le attività e i risultati finali rispetto ai ruoli nel progetto e le responsabilità sono assegnate a ciascun utilizzando appunto i termini di cui sopra.
Più nel dettaglio:
“Responsible”: chi deve svolgere l’attività
Questa persona esegue l’attività in questione ed è responsabile del lavoro svolto. A volte può trattarsi di più di una persona, ma è consigliabile cercare di ridurre al minimo il numero di persone coinvolte.
“Accountable”: chi possiede l’attività
Questa persona è responsabile del completamento complessivo dell’attività. Non necessariamente deve svolgere l’attività, ma è responsabile che questa sia finalizzata. Idealmente, questo ruolo dovrebbe essere assegnato ad una persona piuttosto che un gruppo per evitare confusione in termini di chi possiede effettivamente l’attività.
“Consulted”: chi viene consultato per il bene dell’attività
Questa persona, ruolo o gruppo fornirà informazioni utili per completare l’attività.
“Informed”: chi deve essere informato sull’attività
Questa persona o gruppo sarà tenuto aggiornato ed informato sull’attività e relativa consegna. Queste persone non sono chiamate a fornire feedback o recensioni, ma possono essere influenzate dall’esito dell’attività e dal risultato finale.
I vantaggi di una matrice di responsabilità di progetto
Una matrice RACI presenta diversi vantaggi fra cui:
1. Semplificazione della comunicazione
Avere una matrice RACI in atto può essere utile per aver ben chiaro a chi fare riferimento durante il ciclo di vita di un progetto. Invece di coinvolgere ogni singola persona in ogni singola decisione, è possibile semplificare la comunicazione e coinvolgere le persone giuste al momento giusto, accelerando così il processo.
2. Evitare il sovraccarico di punti di vista
Quando si ottengono opinioni da qualsiasi persona, la situazione può diventare complicata. Ecco come diventa importante la distinzione tra chi viene “consultato” e chi “informato”, chi quindi è coinvolto nel feedback e chi no.
3. Evitare il sovraccarico di lavoro
La matrice RACI può essere uno strumento utile per aiutare a delegare ed evitare il burn-out delle persone.
4. Impostazione di chiare aspettative
Quando si crea un RACI all’inizio di un progetto, un punto chiave è stabilire le aspettative per chi sta gestendo o è responsabile del lavoro da svolgere in futuro, in modo da non avere brutte sorprese in seguito.
Quando usare una matrice di responsabilità di progetto?
Una matrice di responsabilità di progetto è utile in tutti i progetti? La risposta è no.
Avere troppa complessità in progetti relativamente piccolo ed in rapido movimento può solo rallentare le cose e creare blocchi.
Quindi, se il team di progetto è piccolo, i ruoli sono già definiti in modo chiaro e/o una struttura simile è stata utilizzata con successo in precedenza, è sufficiente solamente assegnare le attività alle persone senza perdere tempo nella costruzione di una matrice.
Tuttavia, per progetti più complessi con più parti interessate, non utilizzare una matrice RACI può portare a difficoltà durante il ciclo di vita di un progetto.
L’utilizzo di una matrice di responsabilità è un ottimo modo per evitare sorprese inaspettate e un coinvolgimento eccessivo delle parti interessate nel corso del progetto che possono poi portare a rallentamenti nelle decisioni e del progetto nel suo insieme.
Come creare una matrice RACI
Il processo per la creazione di un modello RACI comprende questi sei passaggi:
- Identificare tutte le attività coinvolte nella consegna del progetto ed elencarle sul lato sinistro del grafico in ordine di completamento.
- Identificare tutti gli stakeholder del progetto ed elencarli nella parte superiore del grafico.
- Completare le celle del modello identificando il ruolo di ognuno secondo il concetto RACI – chi è responsabile, chi è il proprietario, chi deve essere consultato e chi informato.
- Garantire che ogni attività abbia almeno uno stakeholder responsabile.
- Nessuna attività dovrebbe avere più di uno stakeholder responsabile. Risolvere eventuali conflitti in cui ce n’è più di uno per una determinata attività.
- Condividere, discutere e concordare la matrice RACI con le parti interessate all’inizio del progetto e risolvere eventuali conflitti o ambiguità.
Per concludere, investire del tempo per preparare una matrice RACI personalizzata per ogni progetto, è un’opportunità per progettare il processo di gestione per il successo del progetto.
Sicuramente un team ben organizzato è fondamentale per completare con successo un progetto, ma una matrice di assegnazione di responsabilità è vantaggiosa, se non fondamentale, per raggiungere questo obiettivo.
