Le strutture organizzative funzionali e i Project Manager

La struttura organizzativa funzionale è un particolare tipo di organizzazione nella quale un’Azienda può decidere di organizzarsi.

La struttura di un’organizzazione determina il modo in cui dipendenti, team e responsabilità di lavoro sono organizzati per soddisfare le esigenze e gli obiettivi finali.

In una struttura organizzativa funzionale, i dipendenti sono divisi in dipartimenti caratterizzati dalla somiglianza dei compiti ed i progetti vengono eseguiti all’interno delle singole unità dipartimentali.

Cos’è una struttura organizzativa funzionale?

 Una struttura organizzativa funzionale è composta da membri del team di progetto allocati in base alle diverse unità funzionali di un’organizzazione.

Una tipica organizzazione presenta diverse unità funzionali, come ad esempio il dipartimento Risorse Umane, Finanza, Marketing, Vendite, Operations, IT, Amministrazione, ecc.

Ogni unità viene gestita da un responsabile funzionale che si rapporta con la direzione strategica dell’organizzazione.

In una grande organizzazione, i responsabili delle singole unità funzionali possono avere altri responsabili operativi che lavorano sotto di loro e riportano direttamente a loro. Più sarà grande l’organizzazione e più ramificazioni avrà al suo interno l’unità funzionale.

Ad esempio, il dipartimento delle Risorse Umane può avere un capo HR, sotto il quale è possibile trovare ulteriori responsabili delle risorse umane. Ogni sotto responsabile avrà in carico di diversi aspetti quali l’assunzione, la gestione delle buste paga, la formazione del personale, ecc.

Tutti questi responsabili, lavorano in sintonia con il capo dipartimento delle risorse umane per raggiungere gli obiettivi generali del reparto HR.

Pertanto, le strutture organizzative funzionali devono essere gestite utilizzando una struttura gerarchica organizzativa.

L’esecuzione di un progetto, in un’organizzazione di questo tipo, vede la nascita di una squadra temporanea. Il Team di progetto verrà composto utilizzando membri provenienti da diverse unità funzionali.

Quindi, i membri delle diverse unità funzionali eseguiranno la componente del progetto che li riguarda più da vicino e di cui sono direttamente responsabili.

Non è obbligatorio che tutte le unità di un’organizzazione siano rappresentate in un progetto. Il personale verrà infatti assegnato solo in base ai requisiti. Per alcuni progetti, ad esempio, potrebbe non essere richiesto alcun membro proveniente dal reparto Marketing mentre potrebbero servire più unità del reparto HR.

I Vantaggi di una struttura organizzativa funzionale

Quando si decide di strutturare un’Azienda in modo funzionale, bisogna sapere bene quali sono i vantaggi e gli svantaggi che questa scelta comporta. Proviamo a rendere più semplice la visione elencando di seguito i vantaggi e gli svantaggi di tale organizzazione. Partiamo dai vantaggi:

• Nessun cambiamento. I progetti sono completati all’interno della struttura funzionale di base dell’organizzazione. Non vi è alcuna radicale modifica nella progettazione e nel funzionamento dell’organizzazione.
• Flessibilità. Vi è la massima flessibilità nell’uso del personale. Specialisti di diverse unità funzionali possono essere temporaneamente assegnati al progetto, dopodiché tornare al loro normale lavoro. Con un’ampia base di personale tecnico disponibile all’interno di ogni reparto funzionale, le persone possono essere scambiate tra diversi progetti con relativa facilità.
• Competenza approfondita. Se la responsabilità primaria del progetto viene assegnata alla corretta unità funzionale, è possibile avvalersi di competenze approfondite sugli aspetti più cruciali del progetto.
• Facile transizione post-progetto. Vengono mantenuti normali percorsi di carriera all’interno di una divisione funzionale. Mentre gli specialisti possono dare un contributo significativo ai progetti, il loro campo funzionale è la loro casa professionale e il fulcro della loro crescita e avanzamento professionale. Il progetto diventa come una casa temporanea per il membro dello staff e, una volta completato l’obiettivo, il dipendente torna alla sua “vera” casa permanente che è l’unità funzionale.

Una struttura organizzativa funzionale è – in linea generale – più adatta a progetti che richiedono una maggiore esperienza tecnica.

Svantaggi di una struttura organizzativa funzionale

Qui di seguito una breve carrellata sugli svantaggi collegati a una struttura organizzativa funzionale:

•  Mancanza di attenzione. Ogni unità funzionale ha il proprio lavoro di routine di base da svolgere e capita che le responsabilità del progetto vengono messe da parte per soddisfare gli obblighi primari. Questa difficoltà è aggravata quando il progetto ha priorità diverse per unità diverse. Ad esempio, il reparto marketing può considerare urgente il progetto mentre altri dipartimenti lo considerano solo di secondaria importanza se non una vera e propria perdita di tempo. Questo può portare a ritardi e problemi di qualità.
• Scarsa integrazione. Potrebbe esserci una scarsa integrazione tra unità funzionali. Gli specialisti funzionali tendono a preoccuparsi solo del loro segmento di progetto e non di ciò che è meglio per il progetto in generale.
• Lentezza. In genere, è necessario più tempo per completare i progetti attraverso una struttura organizzativa funzionale. Ciò è in parte attribuibile a tempi di risposta lenti. Le informazioni sul progetto e le decisioni devono essere diffuse attraverso i normali canali di gestione che non prevedono una comunicazione di tipo orizzontale fra reparti. Ad esempio, Se un membro dello staff dell’unità funzionale A ha bisogno di risolvere un problema che coinvolge un membro del team dell’unità funzionale C, il problema deve prima essere assunto dal manager di A, che deve quindi coordinarsi con il manager di C che può quindi raggiungere il membro del team C per ottenere le informazioni rilevanti e poi ritrasmetterle lungo lo stesso percorso verso il membro dello staff di A. Questo, come è facilmente deducibile, è un processo macchinoso e complicato e può causare ritardi e stress.
• Mancanza di proprietà. La motivazione delle persone assegnate al progetto può essere debole. Il progetto può essere visto come un onere aggiuntivo che non è direttamente collegato al proprio sviluppo professionale. Inoltre, poiché si lavora solo su un segmento del progetto, i professionisti non si identificano con il progetto. La mancanza di proprietà scoraggia così i membri del team che possono non impegnarsi abbastanza nelle attività connesse ai progetti. La risultante, anche in questo caso, sarà un problema di qualità dei risultati.

Il ruolo del project manager all’interno di una struttura organizzativa funzionale

 È un dato di fatto: il project manager ha meno autorità sui membri del team di progetto nella struttura funzionale rispetto a qualsiasi altra forma di struttura organizzativa.

In effetti, è più un coordinatore di progetto che un project manager vero. Questo proprio perché i manager funzionali mantengono la completa autorità sui membri del team di progetto e sul budget del progetto.

Ecco quali sono i punti salienti che riguardano il ruolo di project manager all’interno di una struttura organizzativa funzionale:

• L’organizzazione funzionale è una struttura organizzativa tradizionale in cui le autorità – e quindi i veri responsabili – sono divise in base alle funzioni svolte da quel particolare gruppo di persone, come finanza, risorse umane, marketing e acquisti, ecc.
• Il potere e l’autorità stanno nelle mani del manager funzionale, non del project manager.
• Il manager funzionale si riserva l’autorità di rilasciare le risorse in base alle loro conoscenze e alla loro competenza – il project manager è quindi sempre dipendente e pendente dalla decisione dei diversi manager funzionali.
• La risorsa ritorna al manager funzionale dopo aver terminato il progetto – ed in ogni caso non si “stacca” mai completamente.
• Le risorse che lavorano in questo tipo di organizzazione fanno sempre capo al manager funzionale, in qualsiasi situazione.
• Il project manager ha in generale molto meno potere in questo tipo di organizzazione.
• Le competenze del project manager sono molto meno utilizzate in questo tipo di organizzazione.
• La risorsa assegnata al ruolo di “project manager” è solitamente un membro del team all’interno di un’area funzionale e non possiede un vero titolo di project manager.
• Il responsabile funzionale controllerà il budget ed il “project manager” agirà più come coordinatore delle attività del progetto piuttosto che avere reali responsabilità di project management.
• Le risorse per il progetto dovranno essere negoziate con i responsabili funzionali e l’accessibilità di tali risorse sarà basata sulle condizioni di business.
• Qualsiasi tipo di escalation di determinati problemi deve essere riportato al manager funzionale.
• Poiché il “project manager” ha autorità bassa o nulla, il progetto può impiegare più tempo per essere completato rispetto ad altre strutture organizzative. Generalmente non esiste una metodologia di gestione del progetto riconosciuta o best practice utilizzate.
• Il project manager praticamente assiste il manager funzionale.
• Il project manager trascorre molto tempo a svolgere attività amministrative e spesso lavora solo come PM solamente part time.

Conclusioni

In conclusione, in un’organizzazione funzionale, i project manager hanno poco o nessun ruolo nell’assegnazione delle risorse e devono completamente affidarsi e sperare nella cooperazione dei manager funzionali per ottenere le risorse di cui hanno bisogno per completare i progetti.

I responsabili funzionali hanno il controllo completo sui reparti specializzati dell’azienda e sono responsabili della produttività e dei risultati del reparto.

Per arrivare ad una nostra conclusione, possiamo dire che, in generale, la struttura organizzativa funzionale può andar bene in un’azienda che svolge prevalentemente lavori ripetitivi.

Va anche detto che per la corretta allocazione delle risorse e per stimare la cubatura del carico in capo alle medesime, nonché per monitorare i risultati del team, il responsabile funzionale e il project manager possono affidarsi a uno strumento condiviso.

Un software di project management  unificato consente di programmare le attività, le milestones e le tempistiche sulla base delle risorse disponibili e del budget di progetto.