La gestione di progetti complessi

I progetti complessi rappresentano una grande impresa per un Project Manager.

Si tratta di far fronte a una varietà di compiti, persone diverse da gestire e con cui comunicare e molteplici obiettivi da raggiungere.

Come si può raggiungere il traguardo con così tanti fattori fra cui destreggiarsi? Vediamolo in questo articolo.

Cosa rende complesso un progetto?

È importante capire che esiste una differenza tra un progetto complesso e un progetto difficile.

Un progetto complesso non è necessariamente difficile. Viceversa, i progetti possono essere difficili a causa dei costi o delle prestazioni, ma ciò non significa automaticamente che siano complessi.

La complessità si riferisce a progetti che includono ambiguità o incertezza e sono quindi circondati da imprevedibilità.

Ci sono una varietà di fattori che causano la complessità del progetto, ad esempio:

• Tecnologia: il contenuto tecnico di un progetto può causare complessità. Ciò potrebbe dipendere dalla tecnologia utilizzata o dallo sviluppo del software in atto.
• Costo e budget: il progetto potrebbe dover affrontare problemi come non attrarre abbastanza capitale per raggiungere gli obiettivi o avere problemi nel dirigere i fondi verso gli aspetti giusti del progetto.
• Programma: la complessità può provenire dai tempi del progetto.
• Stakeholder molto diversi e politica: i progetti possono riunire diverse parti interessate, il che può costituire un problema, soprattutto se è coinvolta la politica. Diversi interessi politici possono aumentare la complessità, poiché il progetto deve gestire requisiti e aspettative diversi.
• Legale: anche le questioni legali relative a un progetto possono aumentare la complessità. Talvolta la complessità giuridica può essere collegata a quella politica.
• Sociale: ciò può essere dovuto al fatto che i membri del gruppo provengono da diversi contesti sociali o addirittura dal progetto che lavora all’interno di un contesto sociale specifico.

È necessario quindi, come primo passo, identificare come mai un determinato progetto può essere considerato complesso e procedere poi ad affrontarlo.

Le competenze essenziali necessarie per gestire progetti complessi

La gestione di un progetto complesso richiede diverse capacità, fra cui:

• Adattabilità
• Collaborazione
• Comunicazione
• Competenza
• Leadership

Un progetto è in continua evoluzione e i project manager devono evolversi con esso. Non è possibile sempre pensare che esistano soluzioni “o bianche o nere”.

Verrà il momento in cui il project manager sarà costretto ad adattare il suo stile di gestione in base al cambiamento della situazione.

La comunicazione è probabilmente l’abilità di gestione del progetto più importante. È essenziale che i PM trasmettano efficacemente visione, idee, obiettivi e problemi.

Inoltre, i project manager devono anche produrre ed esporre report magari sfruttando le tecnologie dirompenti e presentazioni che siano informative e chiare.

La comunicazione è strettamente legata alla collaborazione. Un project manager deve essere disposto a collaborare con il suo team. Lavorare con gli altri per raggiungere gli obiettivi è importante per qualsiasi tipo di progetto, a maggior ragione se complesso.

Competenza e Leadership per gestire progetti complessi

Infine, competenza e leadership vanno di pari passo. La leadership consiste nel guidare, dirigere e motivare il team a fare del proprio meglio e far capire loro come i loro compiti contribuiscono alla visione generale. La leadership si sviluppa con l’esperienza, attraverso il lavoro pratico e reale con la squadra.

Avere queste competenze essenziali è la chiave per identificare ciò che rende complesso un progetto e riuscire a gestirlo.

Vediamo quindi nel concreto come gestire un progetto complesso.

Gestire progetti complessi: Documentare regolarmente

Un progetto può essere suddiviso in mini-progetti perfettamente gestibili, ma senza una chiara documentazione sui singoli pezzi e su come si relazionano al tutto, il progetto rimane poco chiaro.

Una documentazione chiara e aggiornata è la risposta a questo problema.

Questa permette di definire i ruoli di tutti e i loro risultati ed assicura che la visione generale sia chiara a tutti i membri del team.

E’ compito del project manager quello di documentare tutto ed inviare regolarmente lo stato di progetto al team e agli stakeholder – come da accordi.

Gestire progetti complessi: Chiarire continuamente gli obiettivi

Se non si capisce il “perché” alla base del progetto, molto difficilmente si avrà successo.

Comprendere il perché consente a tutto il team di trovare modi per innovare ed apportare valore aggiunto grazie alle proprie aree di competenza.

Quando un project manager delega senza obiettivi chiaramente definiti, il team fallirà. È importante quindi che i membri del team comprendano il loro ruolo ed i compiti da svolgere.

Chiarire gli obiettivi regolarmente assicura inoltre che il progetto rimanga allineato con la premessa iniziale.

Gestire progetti complessi: Rendere tutto più visibile

Durante un progetto complesso, il team si trova spesso confuso dai dettagli e diventa problematico proseguire quando questo viene saturato da troppe informazioni.

Per creare maggiore visibilità ed ordine all’interno di un progetto, una buona prassi è quella di adottare uno strumento di gestione dei progetti che funzioni per il project manager, per il team e per gli stakeholder.

Questo strumento consentirà a tutti gli utenti del progetto di rimanere informati e vedere chiaramente lo stato del progetto e cosa sta succedendo, usando questo tool come unica fonte di informazione.

Gestire progetti complessi: Essere flessibili

Una costante dei progetti complessi è il cambiamento e per questo un project manager deve riuscire ad adattarsi ed essere flessibile.

È importante assicurarsi quindi di impostare processi che consentano al team di rimanere agile e di rispondere alle mutevoli richieste.

Il project manager aggiunge valore rendendo le cose più efficienti ed efficaci e/o riducendo i rischi, appunto grazie alla sua capacità di adattamento.

Creare un team valido e di successo non è mai un compito facile da raggiungere, ma può essere particolarmente difficile soprattutto nel caso in cui si abbia a che fare con un progetto complesso.

Per questo, è necessario per un project manager essere consapevole dei diversi approcci gestionali che possono funzionare.