Kanban vs Scrum: differenze chiave e quando usarli

Kanban vs Scrum sono due approcci di project management ampiamente utilizzati per organizzare e gestire il lavoro.

Queste due metodologie hanno principi e pratiche distinti e sono adatte a scenari diversi.

Vediamo in questo articolo quali sono le differenze chiave fra Kanban e Scrum e quando usare l’uno o l’altro metodo.

Metodo Kanban, cos’è?

Kanban nasce dall’industria automobilistica; ora, i suoi principi sono ampiamente utilizzati anche in altri ambienti.

Si tratta di un metodo visivo di gestione dei progetti utilizzato per tracciare le attività e ridurre le inefficienze in un progetto.

Il cuore del metodo Kanban è la sua tipica Kanban board, in cui le fasi del progetto sono divise in colonne e in cui le attività sono scritte su schede che procedono da una colonna all’altra, fino al completamento dell’attività.

Il vantaggio più importante riscontrato con l’utilizzo di Kanban è l’aumento della trasparenza grazie alla chiara visualizzazione delle attività che devono essere completate e al loro stato.

Metodo Scrum, cos’è?

Scrum è una metodologia Agile progettata per progetti complessi in cui è spesso necessario adattarsi al cambiamento.

Questo sistema si basa su brevi cicli di sviluppo chiamati sprint, che durano generalmente da una a quattro settimane.

Un team Scrum è solitamente auto-organizzato, piccolo e include uno Scrum Master e un product owner.

Come tipico dei framework Agile, Scrum utilizza un approccio iterativo per completare i progetti: invece di consegnare il risultato tutto in una volta, il team completa e consegna le attività in più fasi.

Ciò permette di semplificare l’adattamento ai cambiamenti e alle priorità in evoluzione.

Kanban vs Scrum: differenze chiave

Entrambe le metodologie, Kanban e Scrum, si basano su principi agili, ma sono applicate in modi diversi per la gestione dei progetti e del flusso di lavoro. Esploriamo in dettaglio le loro principali differenze in termini di struttura, flusso di lavoro, scopo, ruoli e metriche.

Struttura

Scrum si concentra principalmente sulle iterazioni di attività o piccole unità di tempo fisse, denominate sprint. Questi, come detto precedentemente, durano da una a quattro settimane e fungono da intervallo di tempo per incrementi di lavoro.

D’altra parte, la metodologia Kanban non considera gli sprint. Invece di prestare attenzione alla durata e alla prevedibilità dell’attività, in Kanban si è più interessati all’esecuzione dei task e alla riduzione dei tempi di ciclo.

Flusso di lavoro e visualizzazione

Scrum utilizza una scrum board per tenere traccia dei compiti assegnati al team durante lo sprint.

Gli elementi del lavoro vengono visualizzati in colonne che rappresentano le diverse fasi, come “Da fare“, “In corso” e “Completato“. Tuttavia, il numero di attività per sprint è deciso all’inizio, e il team si concentra sulla loro esecuzione durante il ciclo stabilito.

Kanban, al contrario, è più flessibile. Il flusso di lavoro viene visualizzato su una kanban board che presenta anche colonne simili, ma non esiste una limitazione sul numero di attività per iterazione.

Invece, Kanban implementa il concetto di Work In Progress (WIP) limits, un limite al numero di attività che possono essere in corso contemporaneamente in ciascuna fase. Questo aiuta a prevenire sovraccarichi di lavoro e a mantenere il flusso continuo.

In sintesi:

• Scrum: board focalizzata sugli sprint, con attività assegnate a ciascuna iterazione.
• Kanban: board flessibile e continua, con limiti al lavoro in corso per ottimizzare il flusso.

Scopo

Nella metodologia Scrum, il team stima la durata necessaria per costruire una funzionalità fino al completamento, utilizzando sprint fissi per misurare i progressi. La misurazione della velocità non ha lo scopo di valutare la produttività, ma piuttosto di aiutare il team a pianificare adeguatamente il tempo necessario per fornire un risultato di qualità.

L’obiettivo principale di Kanban è di garantire un flusso continuo con colli di bottiglia minimi. A differenza del metodo Scrum, Kanban è più adatto per progetti senza un backlog.

Ruoli

Scrum si basa su tre ruoli definiti:

• Product owner: responsabile della pianificazione iniziale, della definizione delle priorità e della comunicazione;
• Scrum master: responsabile della supervisione della pianificazione e delle revisioni degli sprint e delle riunioni retrospettive;
• I membri del team: incaricati di eseguire il lavoro necessario per il completamento di ogni sprint.

Kanban, invece, non prevede ruoli specifici o gerarchie formali. Qualsiasi membro del team può essere responsabile del lavoro in corso, e le attività possono essere assegnate in modo flessibile. Questo rende Kanban particolarmente adatto per team con una struttura fluida e meno dipendente da ruoli definiti.

In sintesi:

• Scrum: tre ruoli ben definiti (Product Owner, Scrum Master, Team Member).
• Kanban: nessun ruolo formale, maggiore flessibilità nella gestione del lavoro.

Misurazione delle prestazioni

Scrum utilizza diverse metriche per misurare le prestazioni del team:

• Velocity: la velocità del team, che rappresenta la quantità di lavoro completato durante uno sprint.
• Burndown Chart: un grafico che mostra quanto lavoro rimane da completare all’interno di uno sprint.

Kanban si concentra su altre metriche:

• Cycle Time: il tempo che un’attività impiega per passare da “Inizio” a “Completamento”.
• Lead Time: il tempo totale dall’arrivo di una richiesta nel sistema fino al suo completamento.
• Throughput: il numero di attività completate in un determinato periodo.

Le metriche di Kanban sono più flessibili e adatte per monitorare il flusso continuo del lavoro, mentre Scrum è più focalizzato sulla produttività all’interno di cicli iterativi.

Kanban vs Scrum: come scegliere l’approccio migliore?

Fra Kanban e Scrum non esiste un approccio migliore o una definizione univoca.

La metodologia più adatta si basa sugli obiettivi specifici, sulla cultura aziendale, sulla maturità del team, sulla competenza tecnica e su altri fattori.

Alcune considerazioni chiave per valutare l’approccio migliore sono:

• Informarsi sulle metodologie disponibili: molti team adottano l’approccio sbagliato perché non conoscono le alternative.
• Chiedere aiuto esterno: a volte è difficile guardare alle proprie conoscenze e prestazioni in modo obiettivo. Ottenere input e feedback da persone esterne può rendere più chiari gli obiettivi che si stanno perseguendo.
• Valutare la maturità del processo: il team sta ancora aumentando la sua competenza tecnica? Allora un approccio che fornisce struttura e coerenza potrebbe essere la strategia migliore. Una volta che il team avrà sviluppato la sua competenza con la tecnologia, si potrà prendere in considerazione un framework con più fluidità e flessibilità. O ancora, alcuni team preferiscono semplicemente avere più struttura nel loro processo, che ne abbiano bisogno o meno. Parlare con i membri del team, osservare come i dipendenti lavorano e ascoltare cosa dicono, può essere la chiave per scegliere la metodologia migliore.

In linea generale, la metodologia Kanban può adattarsi ai processi già esistenti.

Se non si vuole rivedere l’intero processo di lavoro ma si vuole ottenere i vantaggi che un processo Agile può portare, Kanban può essere un buon modo per iniziare.

Scrum è stato generalmente collegato a una maggiore produttività, consegne più rapide, costi inferiori e qualità superiore.

Molti project manager vedono anche Scrum come un metodo efficace per affrontare progetti complessi o progetti che potrebbero vedere cambiamenti frequenti come nell’ambito tecnologico.

…E Scrumban?

Scrumban descrive un approccio in cui il team utilizza elementi sia di Scrum che di Kanban per migliorare le prestazioni.

Nel framework Agile spesso si utilizzano già tecniche Scrum, come la definizione del lavoro complessivo attraverso sprint, gestendo al contempo il concetto Kanban per quanto riguarda la limitazione del lavoro in corso.

Un software di project management per Kanban vs Scrum vs Scrumban

Spesso succede che il tipo di software implementato in azienda guida la scelta del framework, ma non dovrebbe essere così.

Twproject è una soluzione versatile di project management progettata per adattarsi a diverse metodologie di gestione del lavoro, rendendola ideale per team che utilizzano Kanban, Scrum, Scrumban o una combinazione di approcci.

Grazie alla sua flessibilità, offre strumenti e funzionalità personalizzabili che permettono ai team di adattare il software alle loro esigenze specifiche, mantenendo il controllo su progetti complessi e flussi di lavoro dinamici.

Uno dei maggiori punti di forza di Twproject è, come abbiamo già detto, la sua capacità di adattarsi a diverse esigenze, indipendentemente dalla metodologia utilizzata.

Alcune delle caratteristiche chiave che lo rendono particolarmente versatile includono:

• Personalizzazione delle board: Twproject consente ai team di personalizzare le proprie kanban board o scrum board a seconda delle esigenze. Le colonne possono essere rinominate e adattate per riflettere fasi di lavoro specifiche del team o del progetto.
• Reportistica dettagliata: offre una vasta gamma di report personalizzabili che permettono di monitorare le prestazioni del team. I report possono essere configurati per fornire dettagli su specifiche metriche, come il tempo di ciclo o la velocità del team, e possono essere esportati per condivisione con stakeholder esterni.

Twproject non solo gestisce il flusso di lavoro, ma promuove anche la collaborazione tra i membri del team. Le sue funzionalità collaborative includono:

• Gestione delle risorse e assegnazione delle attività: i project manager possono facilmente assegnare attività ai membri del team, monitorare i progressi e bilanciare il carico di lavoro tra i vari componenti del gruppo.
• Comunicazione in tempo reale: Twproject offre funzionalità per facilitare la comunicazione tra i membri del team. Commenti, aggiornamenti di stato e note possono essere aggiunti direttamente sulle attività, mantenendo tutto il team informato e allineato sugli obiettivi e sui progressi.
• Tracciamento del tempo: il software consente ai membri del team di tracciare il tempo impiegato su ciascun task, fornendo ai manager dati preziosi per migliorare la pianificazione e l’allocazione delle risorse nei progetti futuri.

Che si tratti di un team orientato a Kanban, che desideri ottimizzare il flusso continuo del lavoro, di un team Scrum che lavora con sprint e iterazioni fisse, o di un team Scrumban alla ricerca di flessibilità e controllo, Twproject offre tutte le funzionalità necessarie per garantire il successo del progetto.