Il Piano di consegna dei Deliverables di progetto è un elemento strategico per ogni Project Manager.
L’obiettivo dei progetti è, infatti, produrre un risultato che serva ad un determinato scopo. Per scopo si può intendere un obiettivo tra i più disparati: un programma software, una sedia, un edificio per una scuola, una traduzione, ecc.
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Nella gestione del progetto, tutti questi risultati hanno un solo nome: deliverable.
In sostanza, tutte le attività pianificate dovrebbero essere direttamente legate alla produzione di un deliverable. Il Project Manager deve avere ben presente qual è il piano di consegna dei deliverables.
Qualsiasi attività di progetto che non contribuisca direttamente alla produzione di un prodotto di alta qualità dovrebbe essere ristrutturata o rimossa dal piano di progetto. Se non sei sicuro sulla definizione di deliberable, puoi sempre leggere l’articolo su come individuare i deliverables di progetto.
Indipendentemente da quante attività sono state completate dal project manager dal suo team, finché un deliverable non viene prodotto e accettato dal cliente, l’organizzazione potrebbe non essere pagata!
Poiché i risultati finali sono il risultato di qualche attività o sforzo, devono anche essere misurabili e specifici.
Nel mondo del project management, un deliverable è definito come un “risultato misurabile, tangibile, verificabile che deve essere prodotto per completare una pietra miliare del progetto”.
Elaborazione della strategia di consegna dei deliverable
Una strategia ponderata di consegna dei deliverable garantisce che gli obiettivi dei clienti siano soddisfatti in modo affidabile entro i termini concordati.
Elaborare questa strategia di consegna include le seguenti attività:
- Definizione
- Decostruzione
- Assegnazione
- Monitoraggio del progresso
- Controllo qualità
Conoscere queste fasi focalizzandosi sui deliverable, aumenterà l’efficienza del lavoro di squadra assicurando che tutte le attività aggiungano valore al progetto.
Definizione
Comprendere gli obiettivi del cliente è il primo passo nel processo di definizione, in quanto i risultati finali devono essere sviluppati in quest’ottica.
Utile sarebbe raccogliere le necessità del cliente seguendo i criteri SMART.
Decostruzione
Dopo un confronto con il cliente, si sono definiti con successo i risultati del progetto.
Il prossimo obiettivo è quindi quello di scomporre ogni deliverable in unità più piccole possibili allo scopo di tracciare le attività e poterle così delegare.
Questo esercizio viene spesso definito come creazione di una “struttura per la ripartizione del lavoro” o “WBS – Work Breakdown Structure“.
La corretta decostruzione dei risultati finali è fondamentale per un accurato monitoraggio dei progressi.
Assegnazione
Dopo aver scomposto i risultati finali in piccole attività misurabili necessarie per completarli, è possibile iniziare ad assegnare le singole attività al membro del team appropriato.
Il primo passo per delegare è assumere le persone giuste per il team di progetto.
È responsabilità del project manager capire il set di abilità della squadra e determinare chi è più adatto per un determinato lavoro.
Dopo aver assegnato gli incarichi, è importante mantenere la comunicazione con il team aperta per consentire chiarimenti su eventuali domande o dubbi riguardo il rispetto delle scadenze.
Monitoraggio del progresso
Ora che i risultati finali sono definiti e suddivisi al livello di attività con scadenze e compiti stabiliti per ogni attività, arriva il momento di tenere traccia dei progressi verso il completamento di ogni deliverable.
Sono disponibili una varietà di metodi e strumenti per tenere traccia dello stato di avanzamento del progetto.
Per un monitoraggio accurato dello stato, è importante selezionare uno strumento di gestione del progetto che sia flessibile e facile da usare.
Inoltre, ogni membro del team dovrebbe essere in grado di inserire facilmente gli aggiornamenti sulle attività di cui è responsabile, mentre il project manager ha bisogno di una visione d’insieme del progetto.
Sono molti strumenti di gestione del progetto che monitorano sistematicamente i progressi conseguibili man mano che i membri del team indicano che le attività sono completate. In questo caso un buon Software per la gestione dei progetti è l’arma vincente.
Controllo qualità
Stabilire e pianificare il tempo per un’accurata revisione della qualità è un componente chiave della strategia di consegna dei deliverable di progetto.
La revisione della qualità serve da stato finale tra il deliverable e il cliente.
Un processo di controllo qualità include solitamente dei passaggi per convalidare che il deliverable:
- Mantiene la coerenza con altri deliverable
- Adempie agli obblighi contrattuali
- È privo di errori o difetti
A seconda delle dimensioni e delle competenze del proprio team, una singola risorsa o più risorse possono essere incluse nel processo di revisione della qualità.
Dopo aver effettuato il processo di revisione della qualità, il project manager dovrebbe essere sicuro dell’accettazione del deliverable da parte del cliente.
È buona prassi chiedere sempre al cliente di inviare l’approvazione scritta del risultato.
In conclusione, elaborare una chiara strategia di consegna dei deliverable è essenziale per l’esecuzione e la gestione tempestive di qualsiasi progetto.
Investire del tempo fin dall’inizio per stabilire le varie fasi del processo e selezionare il giusto strumento di gestione dei progetti consentirà di concentrarsi sull’efficiente gestione del progetto.
