Una cattiva pianificazione finanziaria il più delle volte porta al fallimento dei progetti o a consegne in ritardo.
Risolvere il problema non è così facile, ma in questo articolo forniremo suggerimenti su come migliorare la gestione finanziaria dei progetti e quali sono gli strumenti migliori per farlo.
INDICE
Cos’è la pianificazione finanziaria del progetto?
La pianificazione finanziaria è l’arte di gestire tutti gli aspetti economici di un progetto, dalle spese ai possibili fondi in eccedenza.
Questo processo comprende stime, budget, gestione del rischio e rendicontazione finanziaria.
Lo scopo fondamentale della gestione finanziaria di un progetto è garantire che il lavoro venga completato entro il budget assegnato, raggiungendo allo stesso tempo gli obiettivi finanziari.
Qualcuno deve gestire tutte le transazioni finanziarie, come i costi o i pagamenti ricevuti, durante tutto il ciclo di vita del progetto.
Solitamente è il project manager a lavorare insieme a un finance manager per stabilire il budget e monitorare le spese, ma queste figure possono cambiare a seconda della grandezza dell’azienda e dell’industria.
Una gestione finanziaria efficace aiuta il project manager a ottimizzare l’allocazione delle risorse, gestire i rischi e prendere decisioni consapevoli basate su dati economici in tempo reale.
Farlo correttamente può fare la differenza tra il successo o il fallimento di un progetto.
Pianificazione finanziaria durante il ciclo di vita del progetto
In genere, la pianificazione finanziaria viene eseguita in tappe che si allineano alle diverse fasi del ciclo di vita di un progetto. Ecco quali sono:
• Fase di avvio: qui viene effettuata la valutazione della situazione finanziaria del progetto in base alla capacità aziendale.
• Fase di pianificazione: Una volta che la fattibilità del progetto viene confermata, inizia la vera e propria gestione finanziaria. Le allocazioni delle spese e del budget di progetto sono sincronizzate con le principali milestone delle attività.
• Fase di esecuzione: mentre il team di progetto si concentra sul completamento dei task assegnati, il budget deve essere sempre monitorato per accorgersi in tempo di eventuali deviazioni nei costi e nelle spese e prendere misure di miglioramento.
• Fase di chiusura: qui è necessario condurre una revisione finanziaria per valutare il ritorno sull’investimento (ROI) e l’impatto finanziario complessivo del progetto.
Sfide comuni della pianificazione finanziaria di un progetto
Gestire il rendiconto finanziario di un progetto è un compito che richiede capacità di pensiero critico, analitiche e di risoluzione dei problemi.
Di seguito sono riportate alcune sfide comuni della pianificazione finanziaria di un progetto:
• Costi imprevisti: si può pianificare meticolosamente un progetto, ma possono sorgere spese impreviste che fanno sforare il budget. Queste possono essere causate da errori negli acquisti o fattori macroeconomici come cambiamenti nel mercato che non rientrano nella sfera di controllo di un´azienda.
• Previsioni di budget imprecise: la creazione del budget è una pratica complicata che richiede previsioni approssimative su eventi futuri, come il costo dei materiali, della manodopera e di altre spese.
• Gestione del flusso di cassa: anche se il budget complessivo è accurato, i ritardi nei finanziamenti o nei pagamenti possono bloccare qualsiasi progresso. È difficile sostenere con successo un flusso di cassa continuo, ma é necessario monitorare il budget da vicino.
• Scope creep: durante il ciclo di vita del progetto, gli stakeholder potrebbero richiedere alcune funzionalità o modifiche aggiuntive che inizialmente non erano state prese in considerazione. Tale situazione si traduce in costi di progetto che possono lievitare se non vengono controllati in modo proattivo.
• Comunicazione inefficiente: una comunicazione chiara tra tutte le parti è un requisito fondamentale per un’efficace gestione finanziaria del progetto. Nel caso di una comunicazione gestita male, l’equilibrio finanziario di un progetto può essere disturbato a causa di sforzi duplicati, pagamenti mancati o fondi assegnati in modo errato derivanti da una mancanza di trasparenza o incomprensioni.
Twproject: il miglior strumento per la pianificazione finanziaria di progetto
Tradizionalmente, le aziende hanno gestito le proprie finanze con metodi manuali, come i fogli di calcolo.
Tuttavia, nel mercato odierno che presenta molte più variabili rispetto al passato, la maggior parte delle organizzazioni è passata a soluzioni più automatizzate.
Le informazioni finanziarie devono essere pertinenti, tempestive e accurate; devono fornire un quadro reale delle prestazioni e fornire informazioni basate sui fatti necessarie per fare previsioni realistiche sulle prestazioni future.
Per questo motivo, scegliere un software di project management che presenta funzionalità di contabilità permette di supportare la pianificazione a lungo termine di un progetto.
Twproject è uno strumento progettato per supportare aziende di tutte le dimensioni e di qualsiasi industria.
Questo software offre una gamma di funzionalità sia per le attività quotidiane di un progetto che per iniziative più ampie a livello aziendale.
Twproject supporta budget di progetto di tutti i tipi; inoltre è possibile suddividere budget complessi in più fasi per semplificare la gestione delle finanze.
Il budget può essere monitorato in qualsiasi momento e tutte le modifiche apportate vengono automaticamente applicate ai dati in tempo reale.
Twproject presenta anche una funzione di reportistica personalizzata che permette di aggiungere alla documentazione tutti quei parametri fondamentali per un dato progetto.
Questi report possono essere condivisi con le parti interessate organizzando visualizzazioni sulla dashboard o pianificando l´invio tramite e-mail.
Queste funzionalità combinate, e altre che Twproject mette a disposizione, aiutano un project manager a gestire il quadro completo di progetto semplificando al contempo la collaborazione e la comunicazione con il team.
Come abbiamo visto, una pianificazione finanziaria ottimale è un elemento indispensabile per il successo di un progetto e di un´azienda in generale.
Dalla valutazione e stima iniziali al monitoraggio e all’adeguamento dei cambiamenti durante l’esecuzione del progetto e alla revisione finanziaria completa alla chiusura, ogni passaggio è fondamentale.
Implementare un software di project management come Twproject, in grado di gestire budget e i processi generali di un´azienda è quindi un vantaggio significativo.
