I calendari aziendali sono strumenti utili per tenere traccia delle riunioni, delle scadenze e dei traguardi da raggiungere. Possono aiutare a visualizzare il programma di vari progetti e ricordarsi di eventi importanti per il team, come i periodi di ferie dei colleghi.
Il problema è che troppo spesso si gestiscono più calendari contemporaneamente che non sono neanche integrati fra loro. Questa mancanza di sincronizzazione può portare a confusione e scadenze mancate.
Poiché la gestione del tempo determina i risultati di un progetto, l’utilizzo di calendari aziendali multipli assume un ruolo fondamentale. Diventa infatti una risorsa potente per organizzare le attività, coordinare il team e garantire la consegna tempestiva dei progetti.
Cerchiamo di capirne di più in questo articolo.
INDICE DEI CONTENUTI
Perché il calendario multiplo è importante nella gestione dei progetti?
I calendari tradizionali sono sicuramente utili per creare una pianificazione e visualizzare il passare del tempo, ma non sono ideali per i team che gestiscono più progetti contemporaneamente e che hanno necessità di apportare modifiche alla pianificazione.
L’utilizzo di calendari aziendali multipli offre numerosi vantaggi:
Chiara visibilità delle attività
Il primo vantaggio è sicuramente quello di visualizzare tutti i task, eventi e traguardi in un unico posto. Il project manager può vedere a colpo d’occhio non solo l’attività, ma anche il membro del team assegnato e le tempistiche associate a quel lavoro specifico.
Inoltre, è possibile monitorare i progressi del team e identificare velocemente i colli di bottiglia prima che facciano deragliare il progetto.
Comunicazione migliorata
I calendari aziendali multipli sono facilmente condivisi dei vari dipartimenti dell’organizzazione, il che migliora significativamente la comunicazione interna per un migliore coordinamento del lavoro.
I membri del team possono collaborare senza problemi su diverse attività pianificate all’interno di un calendario mentre i project manager e i supervisori possono trasmettere informazioni vitali e viceversa. Questo è particolarmente importante nel caso di lavoratori da remoto.
Migliore pianificazione
I calendari aziendali multipli consentono al project manager di pianificare accuratamente la sequenza temporale di uno o più progetti organizzando le attività in modo sequenziale. È possibile così impostare scadenze chiare anche in base alle dipendenze tra le attività.
Allocazione efficiente delle risorse
L’utilizzo efficiente delle risorse rimane uno degli obiettivi più importanti dei project manager in tutti i settori.
Utilizzando i calendari aziendali multipli, i project manager possono utilizzare in modo ottimale le risorse disponibili assegnando i compiti alle persone giuste in base alla loro disponibilità e al loro carico di lavoro.
Una distribuzione equa ed uniforme incoraggia il coinvolgimento dei dipendenti e incrementa la soddisfazione sul lavoro, il che aumenta la produttività e, a lungo termine, il legame con l’azienda.
Perché utilizzare un software di project management per la creazione di un calendario di progetto
Molti potranno pensare che utilizzare Excel o Google Calendar è sufficiente per creare e gestire calendari di progetto. Questi sono sicuramente dei buoni strumenti, ma fino ad un certo punto.
Vediamo quali sono le loro limitazioni:
Limitazioni del calendario in Excel
Excel è uno degli strumenti di calcolo preferiti dalle aziende. Tuttavia, rispetto ad un calendario di gestione del progetto, Excel presenta le seguenti limitazioni:
- Mancanza di controllo e sicurezza: Excel non è facile da usare e l’app rallenta se i dati sono troppo grandi. Inoltre, è uno strumento autonomo che non offre un controllo adeguato poiché c’è sempre il rischio di errori quando vengono apportate modifiche manuali.
- Difficile tenere traccia dell’avanzamento del progetto: Excel non è l’ideale per i team di gestione del progetto perché non è possibile tenere traccia facilmente dell’avanzamento del progetto.
- Non progettato per il lavoro collaborativo: Excel non offre gli strumenti di collaborazione essenziali richiesti oggi sia dai team in ufficio che da quelli remoti.
Limitazioni del calendario di Google
Sebbene Google Calendar sia un ottimo strumento per pianificare riunioni e appuntamenti, presenta le seguenti limitazioni per quanto riguarda la gestione dei progetti.
- Funzionalità limitate di gestione dei progetti: perché i team di progetto dovrebbero utilizzare uno strumento limitato come Google Calendar rispetto ad un software di project management con un’ampia gamma di funzionalità? Google Calendar, infatti, non dispone di molte funzionalità essenziali di cui i team di progetto necessitano nel lavoro quotidiano.
- Nessuna gestione delle attività: Google Calendar non fornisce la possibilità di gestire delle attività, rendendo difficile per i project manager assegnare task e responsabilità, fissare scadenze e monitorare i progressi in ogni fase.
- Personalizzazione limitata: Google Calendar offre opzioni di personalizzazione limitate e la sua interfaccia è troppo semplice e basica quando si tratta di progetti più complessi.
Twproject: la rivoluzione dei calendari aziendali multipli
Twproject ha introdotto recentemente i calendari aziendali multipli. In precedenza, permetteva la definizione di un solo calendario aziendale, ma ora è possibile creare e assegnare calendari distinti per ogni progetto e risorsa.
Questa innovazione è fondamentale per aziende con reparti diversi o filiali in paesi esteri, che hanno esigenze lavorative differenti e che seguono calendari festivi diversi.
I project manager possono configurare i calendari, inclusi giorni lavorativi e festività, adattandosi alle esigenze specifiche delle risorse. Ad ogni risorsa possono essere assegnati vari calendari, come anche ai progetti o alle singole fasi.
La nuova funzionalità migliora, quindi, la flessibilità e la precisione della pianificazione delle attività. Gli utenti possono impostare i calendari tramite il diagramma di Gantt e visualizzare gli effetti delle modifiche immediatamente.
Grazie ai calendari aziendali multipli di Twproject, sarà possibile ottimizzare la gestione dei tempi di lavoro e aumentare la flessibilità nella pianificazione delle risorse.
I calendari di Twproject porteranno ordine nel caos incentivando il coordinamento, la pianificazione intelligente e l’efficienza del flusso del lavoro.
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