Prima di iniziare a parlare degli Asset dei processi Organizzativi vogliamo spendere due parole per “contestualizzare” l’argomento.
Come Evidenzia il PMBOK italiano versione 6, i progetti esistono e operano in ambienti che possono avere influenza su di essi.
Tali influenze possono avere un impatto favorevole o sfavorevole sul progetto e ciò dipende, ovviamente, da una serie di condizioni.
Esistono, però, alcune categorie di influenze prioritarie:
- gli Asset dei Processi Organizzativi (OPA)
- i fattori ambientali aziendali (EEF).
È proprio la guida aggiornata del PMBOK che evidenzia tale struttura
Partendo proprio da questa divisione, abbiamo scelto di approfondire, in questo articolo, il tema legato agli Asset dei processi Organizzativi.
INDICE DEI CONTENUTI
Cosa sono gli asset dei processi organizzativi?
Gli asset dei processi organizzativi (OPA) sono informazioni, documenti e strumenti di conoscenza preziosi che l’organizzazione accumula nel tempo.
Più semplicemente si può dire che sono una cosa: lezioni apprese dal passato.
In altre parole, mentre l’organizzazione è impegnata in vari progetti, a mano a mano guadagna e sviluppa più Asset di Processo Organizzativo. Questi sono la storia dell’azienda stessa e dei suoi progetti.
Gli Asset del Processo Organizzativo includono la documentazione che funge da archivio o repository della società.
Un Asset è qualcosa di valore e gli asset di un’Azienda navigata non hanno prezzo. Ci sono voluti tanto tempo, risorse umane ed economiche per ottenerli.
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Si può ben comprendere, quindi, come gli asset dei processi organizzativi corrispondono ad un vero e proprio tesoro nella gestione dei progetti.[/av_notification]
Ecco un elenco di Asset del Processo Organizzativo normalmente utilizzati e che possono essere suddivisi in due categorie.
- Processi e procedure
- Conoscenza di base aziendale
La prima categoria riguarda i processi e le procedure per lo svolgimento del lavoro, che include quanto segue:
- Politiche
- Procedure
- Modello standard
- Linee guida generali
La seconda categoria include la conoscenza di base aziendale per la memorizzazione e il recupero delle informazioni:
- Registro dei rischi di progetto
- Lezioni apprese
- Registro delle parti interessate
- File di progetti precedenti
- Informazioni storiche
Un project manager dovrebbe normalmente includere tutte queste informazioni durante la pianificazione del progetto.
Quali sono i vantaggi degli asset dei processi organizzativi nella gestione dei progetti?
Come detto, gli asset del processo organizzativo consistono in ciò che l’azienda ha acquisito nel tempo, e sono quindi molto preziosi soprattutto per quanto riguarda la pianificazione di un progetto.
I documenti, le politiche o le procedure che rientrano negli asset del processo organizzativo vengono utilizzati come input per la maggior parte dei processi di pianificazione.
Ad esempio, se l’azienda sta tentando di avviare un nuovo progetto molto simile a un progetto già svolto, la documentazione delle lezioni apprese sul passato progetto apporterà molte informazioni utili durante la pianificazione di un nuovo progetto.
In breve, gli asset fungeranno da input per il nuovo progetto.
Le risorse del processo organizzativo possono essere vantaggiose anche relativamente al risparmio di tempo che possono determinare per l’organizzazione nel caso di assunzione di un nuovo dipendente.
Se tutto ciò che è inerente al ruolo del nuovo assunto è ben documentato, sarà davvero facile per questo nuovo membro del team iniziare a lavorare in modo rapido ed efficace. Ovviamente la stessa cosa avverrà anche nel caso di un cambio di ruolo interno all’azienda.
Alla fine di ogni progetto, durante il processo di chiusura, le nuove lezioni apprese verranno raccolte per rientrare all’interno degli asset del processo organizzativo e per aiutare così nei progetti futuri.
Prima di tutto, verranno acquisite le lezioni apprese dal team, dopodichè si passerà alle valutazioni dei clienti e degli stakeholder.
Il formato degli asset può essere vario e differente a seconda del progetto o del tipo di organizzazione.
Si possono utilizzare dei database, a volte specifici, per la raccolta e documentazione delle informazioni oppure queste possono essere raccolte in formato cartaceo.
E’ importante da tenere a mente che gli asset del processo organizzativo non sono solo fondamentali per la gestione di un progetto, ma anche per la gestione generale di un’azienda. Essi, infatti, rappresentano la sua base storica e le sue esperienze.
In conclusione, e lo ripetiamo, gli asset del processo organizzativo possono essere considerati un vero e proprio tesoro quando si tratta di gestione dei progetti all’interno di un’organizzazione.
Questi esistono per dare suggerimenti, essere utilizzati, svilupparsi e crescere ulteriormente, di progetto in progetto.
Ecco perché è fondamentale che la documentazione di progetto sia sempre disponibile ed aggiornata.
In Twproject abbiamo realizzato un sistema intelligente per gestire e archiviare i documenti del progetto.
Per scelta, manteniamo la gestione documenti all’essenziale, con qualche potente e semplice tecnica che soddisfa la maggior parte delle aziende.
I documenti, anche quelli relativi agli Asset di processi organizzativi, sono sempre a portata di click!
