C’è un motivo per cui gestire più progetti contemporaneamente è un’abilità ricercata nel project management: il solo pensiero di destreggiarsi tra così tanti compiti importanti può essere fonte di ansia per molti project manager e anche i professionisti più qualificati possono trovarsi in difficoltà.
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Tuttavia, sta diventando sempre meno comune per i project manager avere un solo progetto alla volta.
Gestire più progetti contemporaneamente con successo richiede competenze e strumenti aggiuntivi oltre a quelli normalmente richiesti per la gestione di un singolo progetto.
Anche se i progetti sono molto diversi fra loro, gli strumenti giusti possono trasformare e semplificare i flussi di lavoro ed evitare inutili complessità.
Vediamo in questo articolo come gestire più progetti contemporaneamente al meglio.
5 strategie per gestire e monitorare più progetti
1. Pianificare prima di iniziare qualsiasi cosa
Quando si gestiscono più progetti, non si deve lasciare nulla al caso. E’ importante creare in anticipo un piano di progetto per ogni possibile scenario e disporre di piani di emergenza nel caso in cui le cose vadano male.
Il project manager deve stabilire aspettative ragionevoli per se stesso e per il team, in modo da avere più probabilità di successo su tutti i fronti.
Inoltre, la chiave per gestire più progetti è pianificare in modo integrato evitando i conflitti fra un progetto e l’altro.
La pianificazione integrata consente di individuare in anticipo potenziali problemi e provare a riprogrammare.
Ecco alcuni suggerimenti:
- Scaglionare le date di inizio per progetti simili: soprattutto se i diversi progetti coinvolgono lo stesso gruppo di lavoro, può essere utile scaglionare le date di inizio e di completamento di ciascuno in modo che le persone non cerchino di finire tutto contemporaneamente.
- Fare attenzione alle dipendenze: pianificare il progetto dipendente solamente dopo la data di completamento pianificata del primo.
- Contrassegnare attività duplicate: se si presenta lo stesso lavoro in due progetti diversi, è importante assicurarsi che questo venga svolto in tempo per mantenere entrambi i progetti in linea.
2. Dare priorità alle attività
È estremamente importante sapere come e quando assegnare la priorità alle attività in un progetto.
Il project manager deve sapere quali attività avranno un impatto maggiore sull’organizzazione e stabilire le priorità in modo efficace.
Un aiuto può essere quello di valutare le priorità in base a quattro livelli: importante, non importante, urgente e non urgente.
Ecco qualche esempio:
- Importante e urgente: organizzare un incontro iniziale per iniziare il nuovo progetto;
- Importante, ma non urgente: scrivere un rapporto di gestione del progetto;
- Urgente, ma non importante: rassicurare il cliente che il progetto è nei tempi previsti;
- Non urgente e non importante: invio dell’ultimo rapporto a tutte le parti interessate al di fuori del team di progetto.
Se qualcosa è importante e urgente, deve essere fatta prima di tutto il resto.
I compiti importanti ma non urgenti dovrebbero essere programmati per un secondo momento.
I compiti urgenti, ma non importanti possono essere delegati dal project manager a qualcun altro nel team di progetto che abbia la capacità di occuparsene.
Le attività non urgenti e non importanti dovrebbero essere riviste per capire perché vengono svolte.
Ad esempio: se nessuno legge il rapporto, perché viene speso tempo per crearlo e inviarlo? Potrebbe essere importante per qualcuno di cui non si è a conoscenza, altrimenti l’attività può venire totalmente cancellata.
3. Modificare il piano attraverso revisioni regolari
Non ha senso attenersi al piano originale, qualunque cosa accada.
Essere flessibili è un attributo estremamente importante che deve avere un project manager efficace.
A maggior ragione quando si gestiscono più progetti, ci sono diverse variabili sconosciute che a volte possono far cambiare l’intera prospettiva.
È importante quindi tenere sessioni di revisione regolari in cui aggiornare il piano originale.
Attenersi a un piano rigido senza vedere il quadro più ampio potrebbe significare più errori e colli di bottiglia in futuro.
4. Comunicare con i membri del team
Una comunicazione efficace è, forse, uno degli aspetti più importanti della gestione dei progetti.
Per questo avevamo dedicato un intero articolo su come comunicare con il team di progetto.
Se non vuoi leggere l’intero articolo sappi che i problemi di comunicazione nei team nascono per mancanza di visibilità sul loro lavoro, sul lavoro dei loro colleghi e sul lavoro degli stakeholder interfunzionali.
Quando non si hanno informazioni sul lavoro che stanno facendo gli altri, manca il contesto per capire il perché delle scadenze, il perché dei cambiamenti, se le priorità rimangono le stesse e come sta procedendo il progetto.
Il modo migliore per comunicare in maniera aperta e coerente è trovare uno spazio in cui ogni singola cosa è condivisa con l’intero team.
Durante la gestione di più progetti, questo diventa ancora più importante, in quanto il team può conoscere eventuali potenziali problemi e discutere le loro soluzioni prima che si verifichino gravi ritardi nei progetti.
5. Usare tutti gli strumenti a disposizione
Anche il project manager migliore ha bisogno di aiuto.
Gli strumenti di gestione dei progetti possono essere un grande aiuto per tutti e sono dotati di molte funzionalità che facilitano in maniera estrema la gestione di più progetti contemporaneamente.
Grazie ad un buon software di project management è possibile condurre le attività quotidiane, monitorare i progressi del team, monitorare i progetti ed i task assegnati e molto di più con un semplice clic.
Inoltre, quando le informazioni di progetto sono sparse su più file e distribuite su piattaforme diverse, ciò può rendere difficile la gestione di più progetti.
Uno strumento di project management crea un hub per la documentazione, il feedback e la comunicazione fornendo agli stakeholder chiarezza sui risultati finali, sulle scadenze e sulle aspettative.
Questo aiuto permette al project manager di avere più tempo per perfezionare i piani e assicurarsi che ogni progetto assegnato rimanga sulla buona strada e venga completato con successo.
Lavorare su più progetti contemporaneamente richiede estrema dedizione e competenze.
Senza delle buone strategie per la gestione di più progetti, è difficile sapere a quale lavoro dare priorità, come aiutare il team a gestire il carico di lavoro e svolgere tutto in tempo.
Tuttavia, il suggerimento probabilmente più importante di tutti è quello di scegliere ed utilizzare un buon software di gestione dei progetti.
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