Gap Analysis: cos’è e come farla correttamente

La Gap Analysis è uno degli strumenti più potenti a disposizione dei Project Manager e non solo. Se usata correttamente infatti può aiutare realmente un’Azienda a correggere il tiro e ad evitare disastrosi errori di percorso.

Probabilmente ne avrai già sentito parlare ma hai ancora le idee confuse in merito e oggi, con questo articolo, proveremo a chiarire tutti i dubbi in merito.

Ogni azienda cerca di crescere e prosperare, ma cosa succede quando non si riesce a raggiungere i risultati desiderati?

Questo divario tra i risultati desiderati e quelli effettivi indica che è il momento di eseguire una gap analysis.

Cos’è una gap analysis?

Una gap analysis è uno studio formale di ciò che un’organizzazione sta attualmente facendo, dove vuole andare e come è possibile colmare il divario fra queste due cose.

La necessità di una gap analysis nasce solitamente da una lacuna, da una mancanza.

Forse il team di vendita ha mancato i propri obiettivi? O i tempi di risposta del servizio clienti sono troppo lenti e i clienti si lamentano?

Ma può anche provenire da leader proattivi che vogliono capire come migliorare le possibilità di successo prima di intraprendere una nuova strategia.

Questa analisi può essere condotta da varie prospettive e, di conseguenza, esistono diversi tipi di metodologie per una gap analysis. Ecco i quattro tipi principali:

• Analisi del divario delle prestazioni (o strategic gap analysis): cerca di capire perché determinati obiettivi di prestazione non sono stati raggiunti.
• Analisi del divario di mercato (o product gap analysis): questa analisi esamina la posizione dell’organizzazione nel mercato per valutare il divario tra le vendite effettive e quelle previste.
• Analisi del divario di manodopera: esamina la varianza tra il numero di dipendenti richiesto e il numero effettivo.
• Analisi del divario di profitto: esamina il divario tra profitto effettivo e target.

La gap analysis può essere applicata alle prestazioni di un reparto o di un team, di un individuo o dell’intera azienda.

Ogni volta che gli obiettivi non vengono raggiunti, è il momento di approfondire ciò che potrebbe rappresentare un ostacolo attraverso appunto una gap analysis.

Vantaggi di condurre una gap analysis

Una analisi degli scostamenti consente ad un’organizzazione di funzionare al massimo del potenziale. Ecco come questo strumento può aiutare:

Vantaggi della Gap Analysis: Opportunità di portafoglio prodotti

Con una gap analysis, è possibile rivedere l’attuale portafoglio di prodotti e servizi per determinare nuove opportunità.

Poiché è normale che esista una sorta di divario tra le esigenze dei clienti e le offerte di un’azienda, una gap analysis aiuta a identificare queste aree per determinare se si desidera sviluppare nuove offerte per colmare questa “mancanza”.

Vantaggi della Gap Analysis: Miglioramenti del processo

Una gap analysis può identificare le aree di miglioramento all’interno delle operazioni di un’organizzazione.

Se, ad esempio, il reparto amministrativo non riesce a pagare le fatture in tempo, una gap analysis può identificare opportunità di miglioramento del processo.

Vantaggi della Gap Analysis: Miglioramenti dei profitti

Se gli obiettivi di profitto non sono stati raggiunti, utilizzare una gap analysis per scoprire cosa è andato storto, può aiutare a risolvere il problema.

Ad esempio, l’analisi può determinare se il metodo di previsione presentava problemi che fissavano obiettivi di profitto errati, se la concorrenza inaspettata ha portato via gli affari, se i costi sono aumentati o altri motivi.

Come eseguire una gap analysis

Il seguente modello per la gap analysis aiuta a identificare la differenza tra la realtà e gli obiettivi aziendali, rendendo facile scoprire dove esiste spazio per crescere.

Questo modello può essere applicato all’intera organizzazione o ad un singolo processo.

Identificare le aree da migliorare

Il primo passo è capire dove si desidera applicare un modello di analisi dei gap e cosa si vuole ottenere da esso.

Da lì, è possibile valutare quale tipo di gap analysis si vuole applicare alla situazione.

Forse si desidera migliorare l’efficienza di un’operazione esistente? In questo caso sarà utile un’analisi del divario di prestazioni.

Forse si sta cercando di determinare se si ha bisogno di assumere più personale? In tal caso si dovrebbe scegliere un’analisi del divario di manodopera.

Analizzare lo stato corrente

Dopo aver identificato dove è necessaria una gap analysis e lo scopo di tale analisi, è necessario analizzare il momento in cui ci si trova.

Guardando lo stato attuale, si determina la linea di partenza per il miglioramento.

Ad esempio, se i clienti reclamano a causa dei tempi di risposta lenti, è necessario sapere quali sono attualmente questi tempi di risposta.

Documentare tutti i che hanno creato lo stato attuale in un documento in maniera specifica e dettagliata.

Definire l’obiettivo finale

Dopo aver capito dove ci si trova attualmente, è il momento di definire obiettivi quantificabili a cui aspirare.

L’obiettivo finale dovrebbe essere un miglioramento rispetto allo stato attuale e dovrebbe essere misurabile in modo da sapere quando lo si raggiunge.

Un modo per determinare lo stato futuro ideale è guardare agli standard del settore o al livello stabilito dalla concorrenza.

Un altro approccio è esaminare i dati storici dell’organizzazione e basare lo stato futuro ideale su questi numeri (leggi anche l’articolo sulle lezioni apprese).

Altra soluzione è utilizzare il feedback dei dipendenti o dei clienti per comprendere lo stato finale che si dovrebbe creare. Ad esempio, i clienti potrebbero dire che nei prodotti manca una funzionalità chiave, ecco quindi che l’obiettivo può essere quello di sviluppare proprio questa funzione.

Comprendere il divario

Lo stato attuale è stato analizzato e l’obiettivo futuro è stato definito; ora è necessario confrontare i due per capire il divario che si sta cercando di colmare.

Questo può essere piccolo e alcune piccole modifiche a un flusso di lavoro esistente possono essere sufficienti, ma la lacuna potrebbe anche comportare grandi cambiamenti organizzativi che richiedono un processo di gestione del cambiamento.

Questo è il momento per capire quali ostacoli si sta cercando di superare.

Determinare un piano d’azione

Ora è il momento di definire un piano d’azione per colmare il divario.

Questo passaggio è incentrato sulla compilazione di consigli e sull’ottenimento del consenso dalle parti interessate pertinenti.

In parole povere, una gap analysis cristallizza le sfide da superare e mette in atto soluzioni che potranno portare un’organizzazione allo stato finale desiderato.

È importante sottolineare che non bisogna perdere troppo tempo con la gap analysis, ma dedicarle solo il tempo necessario per completare in modo efficiente l’analisi.

Sarà più utile poter passare rapidamente al piano d’azione e trasformare l’azienda in un’attività ottimizzata al massimo.

Il supporto di uno strumento intelligente

Poiché il piano può essere complesso, l’aiuto di un software di gestione del progetto nella pianificazione del progetto può aiutare a trasformare le idee in un piano di progetto concreto ed attuabile.

Twproject è il miglior software esistente che permette, tra le sue svariate funzioni, di svolgere analisi precise sugli sviluppi dei tuoi progetti. Infatti, monitora i progressi in tempo reale, tenendo conto di diversi fattori di avanzamento, quali:

1. La ripartizione del carico di lavoro tra i partecipanti al progetto, in percentuale.
   
2. L’avanzamento nello svolgimento delle assegnazioni (ToDo) e la loro suddivisione per status e gravità.
   
3. L’andamento nel budget, dividendo tra costi del personale, stimati e effettivi, e costi accessori, anche essi stimati ed effettivi. 
   
4. La percentuale di lavoro svolta in confronto a quella stimata all’inizio.

Con i suoi grafici e i relativi report, Twproject ti mostra chiaramente il gap esistente tra stimato ed effettivo e si rivela utile se vorrai svolgere analisi dello scarto in termini di prestazioni e di profitto.

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