La stima dell’effort e della durata del progetto è una funzione chiave di qualsiasi pianificazione di progetto.
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Lo scopo di un’efficace gestione del progetto è portare a termine il progetto nei tempi previsti. L’accuratezza del programma di progetto complessivo dipende quindi dalla precisione delle stime di effort e durata.
Cosa significa effort?
L’effort si riferisce alla quantità di sforzo o alla quantità di lavoro svolto per completare una determinata attività.
L’effort è denominato anche come “sforzo” ed è definito come la quantità di lavoro, o il numero di unità di lavoro utilizzate per completare l’attività.
In parole semplici, l’effort è semplicemente il numero di ore che i lavoratori impiegano, concentrati su un particolare compito, per ottenere un determinato output.
L’effort è spesso espresso in ore, giorni o settimane impiegate dai lavoratori.
Gli stakeholder spesso vogliono sapere quanto costerà un progetto. Questo dipende principalmente dalla misura del tempo che i membri del progetto spendono per il progetto.
Ecco quindi un semplice esempio per spiegare questo concetto:
Per dipingere una casa sono necessarie 6 ore al giorno di lavoro per 9 giorni. L’effort, o lo sforzo, è quindi la quantità di tempo che si impiega in un giorno moltiplicato per il numero di giorni di lavoro necessari, in questo caso 54 ore. L’effort è quindi di 54 ore.
Non solo Effort ma anche il fattore tempo
Il tempo è una risorsa unica, non rinnovabile e insostituibile. La stima e la gestione del tempo possono quindi creare o distruggere un progetto. E’ di fondamentale importanza che il project manager sappia come approcciarli.
È importante stimare il tempo correttamente, per due motivi principali:
- Le scadenze per la pianificazione e la consegna del progetto derivano dalla durata stimata. Una stima inadeguata si traduce in tempi di consegna che vanno oltre le tempistiche previste e che possono non solo influire sul risultato economico dell’azienda, ma possono anche suscitare dubbi sulla competenza e affidabilità del project manager.
- Le scadenze regolano anche i prezzi dei contratti che, se non rispettate, possono influire sulla redditività del progetto.
Spesso però può essere difficile capire la profonda differenza tra effort e durata. Vediamo quindi di fare chiarezza.
Cosa significa durata?
La durata è il tempo di calendario richiesto per eseguire qualsiasi attività specifica.
La durata è misurata in ore, giorni, settimane, mesi o anni e può essere calcolata solo dopo aver determinato che tipo e quante risorse andranno ad eseguire l’attività.
La durata è definita come l’intero tempo impiegato per completare una determinata attività, in base alle risorse assegnate al progetto.
Viene misurata nello specifico da quando l’attività ha inizio al giorno in cui l’attività termina definitivamente. Non include il tempo libero delle risorse come vacanze o altri giorni non lavorativi.
Prendendo lo stesso esempio usato nel caso dell’effort – dipingere una casa – in cui si lavora 6 ore al giorno per 3 giorni, la durata per questa attività sarà quindi di 3 giorni.
La relazione fra effort e durata
Solo una volta che si ha una stima dell’effort, è possibile stimare la durata.
Questo è strettamente correlato alla costruzione di un abbozzo di programma e implica la decisione su quante persone e risorse verranno inserite nel progetto.
L’organico può, in una certa misura, essere cambiato durante il ciclo di vita del progetto, ma è necessario ricordare che esiste una durata minima necessaria per alcune attività. Ad esempio, è impossibile fare un bambino in un mese impiegando nove donne a lavorare sul compito.
Esempio di sforzo e durata del progetto
Prendiamo in considerazione, come esempio, una piccola attività di pittura di un’abitazione.
Presupposti e stime
1 giorno lavorativo = 8 ore di lavoro. Significa che il/i pittore/i lavorerà 8 ore al giorno.
- L’attività ha una stima della durata di 4 giorni lavorativi con solo 1 pittore che lavora.
- Ci sono molti pittori disponibili per eseguire l’attività e tutti i pittori hanno uguale produttività. La quantità e la qualità del lavoro sarebbe quindi la stessa per ogni pittore.
Durata
Se 1 pittore lavora, la durata dell’attività sarà di 4 giorni lavorativi o 32 ore lavorative.
Se 2 pittori lavorano, la durata dell’attività sarà di 2 giorni lavorativi o 16 ore lavorative.
Se 4 pittori lavorano, la durata dell’attività sarà di un giorno lavorativo o 8 ore lavorative.
Effort
Se 1 pittore lavora, lo sforzo per l’attività sarà di 4 giorni/persona o 32 ore/persona.
Se 2 pittori lavorano, lo sforzo per l’attività sarà ancora di 4 giorni/persona o 32 ore/persona.
Se 4 pittori lavorano, lo sforzo sarà sempre uguale ai casi precedenti, 4 giorni/persona o 32 ore/persona.
Relazione tra sforzo del progetto e durata
La relazione tra l’effort del progetto e la sua durata può essere meglio espressa seguendo la seguente formula:
Effort = Durata * Numero di risorse
Questa formula non funzionerà in tutti i casi, ma dà una buona idea della relazione tra effort e durata di un progetto.
La formula funzionerà solo se:
- Il lavoro può essere facilmente distribuito tra molte risorse.
- Non c’è dipendenza tra le risorse.
- La produttività di tutte le risorse è considerata uguale.
Conclusioni
Quando si lavora ad un progetto con una scadenza, capire e rintracciare la differenza tra durata ed effort consentirà al project manager di pianificare il tempo da dedicare a tutte le attività e di rispettare la deadline.
Inoltre, solo quando effort e durata del progetto saranno stimati, sarà possibile per il project manager creare la stima dei costi.
Effort e durata diventano quindi due elementi chiave per la programmazione di un progetto.
