Domina il tuo progetto con un controllo di gestione impeccabile

Esistono vari elementi che garantiscono il successo di un progetto, uno dei quali è il controllo di gestione.

Questo aiuta a monitorare i progetti in base alla pianificazione fatta a monte e consente al project manager di esaminare obiettivi, compiti e risorse del progetto.

Vediamo in questo articolo che cosa si intende esattamente con controllo di gestione impeccabile e come farlo al meglio.

Cosa si intende con controllo di gestione di progetto?

Il controllo di gestione di progetto consiste in una serie di processi volti a raccogliere e analizzare i dati di un progetto, al fine di garantire il rispetto della pianificazione.

Si tratta di un sistema di controllo di strumenti tecnico-contabili per assicurare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Sebbene un progetto possa gestire molti parametri, come qualità, portata, ecc., la disciplina dei controlli di gestione si focalizza principalmente sui risultati economico-finanziari.

Tendenzialmente, è il project manager ad occuparsi del controllo di gestione, ma nelle organizzazioni più complesse e numerose si può ritrovare anche un responsabile di controllo del progetto che risponde al project manager.

Affinché il controllo di gestione abbia successo, non può essere applicato solamente in determinati momenti, ma le attività di controllo devono coprire l’intero ciclo di vita del progetto.

In particolare, esistono tre fasi di controllo di gestione:

• Controllo antecedente o budgeting: avviene durante la fase di pianificazione ed è fondamentale per la predisposizione del budget di progetto.
• Controllo concomitante: si svolge durante il corso delle attività di progetto attraverso una misurazione periodica dei dati.
• Controllo susseguente: avviene al termine dei lavori e misura gli indicatori per un’ultima volta e permette di valutare meglio cos’è andato secondo i piani e cosa no.

Controllo di gestione: come avviene?

1.  Stabilire standard di prestazione

Prima che un project manager possa iniziare a mantenere un’attività di controllo, è necessario sviluppare gli standard su cui si baserà il controllo stesso.

Uno standard di prestazione è un obiettivo che deve essere raggiunto affinché il progetto possa essere considerato di successo.

Il team di progetto è tenuto a rispettare questi standard che forniscono loro linee guida ed i parametri di riferimento verso cui indirizzare la loro attenzione.

Finché questi standard vengono raggiunti, o addirittura superati, un project manager può essere sicuro di essere sulla strada giusta.

 Ogni progetto ha due tipi di standard: tangibili e intangibili.

Gli standard tangibili sono obiettivi specifici e misurabili che possono essere monitorati direttamente, mentre gli standard intangibili sono più astratti e non possono essere misurati direttamente.

Alcuni esempi di standard di prestazione tangibili sono:

• Assenza di difetti in un prodotto
• Rispetto del budget
• Rispetto delle normative di sicurezza sul lavoro, ecc.

Gli standard intangibili possono invece essere:

• Morale del team
• Efficacia della leadership del project manager
• Soddisfazione degli stakeholder interni ed esterni, ecc.

Gli elementi tangibili e intangibili di un progetto sono intrecciati e i miglioramenti in uno spesso influenzano gli altri.

I project manager che danno priorità agli standard intangibili solitamente vedono risultati migliori anche nei loro standard tangibili.

2.  Misurare le prestazioni

Una volta stabiliti gli standard, il passo successivo del controllo di gestione è misurare e monitorare le prestazioni rispetto agli standard.

La misurazione e il monitoraggio sono ciò che consente a un project manager di rispondere in modo rapido ed efficace ad un eventuale divario e riportare il progetto sul suo corso corretto.

Gli standard tangibili sono solitamente determinati da parametri chiari.

Per quanto riguarda gli standard intangibili, i project manager devono essere più creativi.

Non esiste, infatti, un parametro specifico che possa essere monitorato, ma è possibile raccogliere dati qualitativi attraverso sondaggi, monitorando l’atteggiamento generale o parlando con i diretti interessati.

Un piano di monitoraggio efficace (leggi qui come realizzarlo) è essenziale per raccogliere dati accurati e tempestivi, assicurando che le informazioni rilevanti siano disponibili per l’analisi e la presa di decisioni.

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3.  Analizzare le deviazioni

Una volta che un project manager ha identificato i punti in cui il suo team non riesce a soddisfare gli standard, è necessario capire perché si sta verificando tale divario.

Quando questo si verifica, è segno che il manager non ha tenuto pienamente conto di tutte le possibili circostanze o dei requisiti del progetto.

Identificare gli elementi mancati è quindi essenziale per rivedere efficacemente gli standard o le attività coinvolte nel progetto per raggiungere l’obiettivo originale.

Questo può includere una revisione dettagliata delle attività di progetto, dei processi, delle risorse allocate e dei vincoli incontrati. Analizzare le cause delle deviazioni aiuta a identificare le aree che necessitano di miglioramenti o aggiustamenti per evitare problemi simili in futuro.

4.  Intraprendere azioni correttive

L’ultima fase del processo è agire per migliorare le deviazioni identificate e rispettare gli standard. Affinché il progetto possa giungere a una conclusione positiva, qualcosa deve cambiare.

Le azioni specifiche da intraprendere dipenderanno dall’entità e dalla gravità della deviazione.

Ad esempio, un team che è in ritardo di un giorno sulla pianificazione potrebbe solamente aver bisogno di un promemoria sull’importanza del progetto per aumentare i propri sforzi e rimettersi in carreggiata.

Se invece il ritardo è di una settimana, sarà necessario fare di più, ad esempio assumendo ulteriori membri nel team o richiedendo straordinari obbligatori.

Quanto prima un manager identifica una deviazione dagli standard, tanto minore sarà probabilmente l’impatto di tale deviazione.

Questo è il motivo per cui il processo di controllo e monitoraggio è considerato una parte fondamentale nel project management.

Le azioni correttive devono essere pianificate e implementate rapidamente per evitare che le deviazioni compromettano il successo complessivo del progetto.

La documentazione delle azioni correttive e il monitoraggio dei loro effetti sono essenziali per garantire che i miglioramenti siano efficaci e duraturi.

L’importanza di un software di project management per un controllo di gestione impeccabile

Il controllo di gestione abbraccia più processi e interagisce con più ruoli per garantire il successo di un progetto.

Questo richiede un’attenzione costante ai dettagli per tutto il ciclo di vita di un progetto; attenzione che senza un buon software di project management sarebbe impossibile da assicurare.

Fare affidamento su metodi manuali per monitorare e valutare le metriche di un progetto è diventato impossibile, soprattutto per progetti di grandi dimensioni.

Con Twproject, il miglior strumento di project management presente sul mercato, è possibile creare report personalizzati ed automatizzati per accedere ai dati in maniera rapida ed efficiente.

Twproject regala un approccio moderno offrendo strumenti per il controllo del budget, delle tempistiche, dei rischi ed altro ancora.

Attraverso funzionalità come la gestione delle risorse, il tracciamento dei progressi e l’analisi dei dati in tempo reale, i project manager potranno identificare e affrontare tempestivamente eventuali deviazioni degli standard previsti con un piano di monitoraggio efficace. Questo permetterà di assicurare il successo di un progetto d’impresa.