Il diagramma SIPOC sai bene che è uno degli strumenti più comunemente usati se lavori nell’area del miglioramento dei processi.
Questo diagramma è, infatti, uno strumento semplice che fornisce una panoramica di alto livello di un processo o prodotto utilizzando una forma visiva che può aiutare il team in vari modi.
INDICE DEI CONTENUTI
Sia che si cerchi di capire meglio un processo corrente nel suo stato o sia che si stia tentando di definire un nuovo prodotto o processo, l’utilizzo di un diagramma SIPOC risulta uno strumento semplice ed efficace, per un aspetto fondamentale.
Il vero valore di un diagramma SIPOC è nel rapporto tra il tempo e le informazioni di restituzione.
Completare il diagramma richiede, infatti, un tempo molto breve – mediamente da 30 minuti a un’ora- e, una volta terminato, fornisce un’enorme quantità di informazioni. Ma soprattutto, dà un’indicazione dell’ambito del progetto o processo a cui si sta lavorando.
A proposito… L’acronimo SIPOC sta per:
- Suppliers – fornitori
- Inputs
- Process – processo
- Outputs
- Customers – clienti
Gli elementi chiave di un diagramma SIPOC
È importante capire che tutte le attività dell’azienda costituiscono un processo. Per processo si intende prendere uno o più input dai fornitori e creare output, indipendentemente dal fatto che si tratti di un servizio o di un prodotto.
La visualizzazione grafica di un diagramma SIPOC, semplifica immensamente la comprensione di questi processi aziendali, identificando le componenti chiave, appunto fornitori, input, processo, output e clienti.
Nello specifico:
- Il fornitore è chiunque fornisca un input nel processo.
- Gli input sono le risorse necessarie per eseguire il processo.
- Il processo indica le azioni effettive necessarie per trasformare gli input negli output desiderati.
- L’output è il prodotto o servizio effettivo che il cliente riceve.
- Il cliente è chi riceve l’output del processo.
Quando usare il diagramma SIPOC?
Vediamo ora quando è consigliabile usare il diagramma SIPOC.
Questo strumento è utile per focalizzare una discussione e aiutare i membri del team a concordare un linguaggio comune e la comprensione di un processo per il miglioramento continuo.
Si dovrebbe usare questo diagramma quando è in corso la gestione del processo o un’attività di miglioramento poiché è importante ottenere in primis una comprensione di alto livello dell’ambito del processo.
Il diagramma SIPOC è particolarmente utile quando non è chiaro quanto segue:
- Chi fornisce input al processo?
- Quali specifiche sono poste sugli input?
- Chi sono i veri clienti del processo?
- Quali sono i requisiti dei clienti?
Come generare un diagramma SIPOC efficace
Per generare un diagramma SIPOC efficace, è necessaria una sessione di brainstorming.
Durante una sessione di brainstorming, si può richiedere ai partecipanti di compilare il modello SIPOC, iniziando dalla colonna centrale, quella relativa al processo.
La colonna del processo funziona in modo semplice: idealmente, non elenca più di cinque passaggi e ognuno di questi è costituito da un’azione e da un soggetto.
Una volta che il gruppo concorda su come viene effettuato il processo, si passa all’elenco dei risultati e dei clienti del processo.
Quindi si lavora “all’indietro” rispetto al centro del diagramma per identificare input e fornitori.
Poiché i diagrammi SIPOC vengono spesso affrontati in questo modo, a volte vengono definiti diagrammi POCIS, appunto in base all’ordine in cui i vari punti vengono analizzati.
Ma come mai si lavora al diagramma in questo modo?
Il diagramma SIPOC è una panoramica a livello avanzato del processo esistente e in regime stazionario.
Il diagramma POCIS invece, è una panoramica di livello avanzato di un processo ottimizzato.
Viene spesso utilizzato in progetti per guardare, e possibilmente razionalizzare, un processo aziendale dal punto di vista del cliente.
Questo approccio è solitamente limitato all’ambito di un singolo progetto e, in genere, anche ad un singolo processo.
I passaggi per creare il diagramma SIPOC
- Il primo passo è stabilire un nome o un titolo per il processo. Il nome o titolo scelto deve essere descrittivo e specifico per il contesto, così da far capire immediatamente di cosa tratta il processo.
- Il secondo passo è definire il punto iniziale e il punto finale del processo da migliorare. Il punto di partenza (trigger) potrebbe essere l’arrivo di un input da parte di un fornitore, mentre il punto finale rappresenta il momento in cui il cliente riceve l’output. Stabilire con precisione questi estremi garantisce una visione chiara del flusso di lavoro.
- Il terzo passaggio consiste nello stabilire le fasi di livello superiore del processo. È consigliabile mantenere l’elenco tra i quattro e gli otto passaggi principali.
- Il quarto passo è elencare gli output chiave del processo. Qui si identificano i risultati finali che il processo produce. Di solito, questo elenco include fino a tre o quattro uscite principali anche se il processo può produrne di più.
- Il quinto passaggio consiste nel definire chi riceve tali risultati o output, ovvero i clienti. Questi clienti possono essere interni o esterni all’organizzazione. In questa fase, si dovrebbe anche valutare quali requisiti specifici hanno i clienti e come il processo può rispondere a tali richieste.
- Il sesto passo è elencare gli input da elaborare. Gli input sono le risorse necessarie per avviare il processo. Un elenco dettagliato di input aiuta a identificare cosa deve essere fornito per ottenere il risultato desiderato. È importante tenere traccia non solo degli input tangibili, come materie prime, ma anche di input intangibili, come informazioni o permessi.
- Nel settimo passaggio si definisce chi fornisce gli input al processo.
Per chiarire l’utilizzo del diagramma di SIPOC, prendiamo un esempio semplice, oltre i normali processi aziendali e di facile approccio: la creazione di un frullato ?
La creazione pratica di un Diagramma SIPOC
Per iniziare, si crea una tabella con cinque colonne che corrispondono alle cinque parole che compongono l’acronimo SIPOC, così come visualizzato nella tabella precedente.
Innanzitutto, abbiamo il fornitore che ha il compito di creare un frullato per un cliente. Per fare ciò si deve avere a disposizione un preparatore di frullati, un proprietario del negozio dove lavora quella persona, un responsabile della cucina e un addetto agli ordini.
Ciò porta agli input, cioè prima la richiesta o l’ordine del frullato. Dopo aver ottenuto l’ordine c’è la ricetta per farlo, la ricevuta per attestare legalmente la vendita, il bancone per interagire con il cliente e, naturalmente, qualsiasi ingrediente sia necessario per creare il frullato.
Ora arriviamo alla parte dedicata al processo: si inizia ricevendo e preparando l’ordine e gli ingredienti, che devono essere puliti, tagliati e ordinati. Quindi si mescolano gli ingredienti come richiesto dalla ricetta.
L’output di questo processo è l’acquisto completato e – ci auguriamo- un delizioso frullato e un cliente felice.
Il che infine ci porta al cliente che è entrato nel negozio con una necessità: in questo caso la fame. Ma clienti sono anche l’addetto ai frullati e persino il proprietario del negozio, che diventa cliente quando acquista gli ingredienti.
Per gestire un progetto come questo, che richiede il coordinamento di diverse fasi e attori, l’utilizzo di uno strumento di project management come Twproject può essere estremamente utile.
Twproject permette di organizzare e monitorare ogni passaggio del processo in modo dettagliato, tenendo traccia dei fornitori, degli input e delle risorse coinvolte, fino all’output finale, assicurando che tutto proceda senza intoppi.
Come si può vedere nell’esempio, tutti gli elementi rilevanti del diagramma SIPOC – fornitori, input, processi, output e clienti – sono stati considerati ad un livello molto alto.
Questo è lo scopo finale di un diagramma SIPOC che può essere applicato in qualsiasi settore e a qualsiasi processo, rendendolo una vera e propria guida strategica.
