Definire e descrivere lo scopo di un progetto

Come nasce un progetto? Come si fa a sapere cosa dovrebbe raggiungere? Come si fa a sapere quale approccio è richiesto? Come si fa a sapere se si conclude o no con successo?

Prima di poter iniziare il lavoro, è necessario che ci sia una comprensione condivisa del progetto: scopo, obiettivi, portata, sponsorizzazione, finanziamento e mandato. Senza tale condivisione il progetto non dovrà mai essere accettato da un Project Manager che si rispetti.

Il progetto, ed in particolare il suo scopo, deve quindi essere chiaramente definito prima che il Project Manager accetti la responsabilità personale per il suo successo. Il primo passo, dopo l’accettazione del mandato, dovrà poi essere quello di condividere lo scopo del progetto con il Team di Progetto e con tutti gli stakeholder.

Lo Scopo di un progetto: perché il progetto esiste?

Lo scopo di un progetto spiega la ragione della sua esistenza, il senso di ciò che viene fatto, l’ambizione o il sogno perseguito dal progetto o la direzione che prende e mantiene.

La definizione di questo è essenziale a tre livelli: per il progetto e per tutte le parti interessate.

Lo scopo assicura che tutte le azioni intraprese seguano questa linea guida, è quindi uno strumento decisionale strategico e una leva di innovazione che consente di tenere sempre presente l’ambizione che sta dietro il progetto.

Per gli stakeholder, lo scopo, è innanzitutto una leva di motivazione e coerenza nel tempo.

In un momento in cui la ricerca del significato del proprio lavoro è fortemente presente, lo scopo consente ai membri del team, ad esempio, di sapere in cosa sono coinvolti e dare loro una buona ragione per alzarsi ogni mattina.

Per un investitore, è, inoltre, particolarmente importante garantire uno sviluppo coerente che non serva solo i suoi interessi personali.

Quindi, come si definisce lo scopo di un progetto?

I seguenti passaggi possono aiutare a definire efficacemente l’ambito di un progetto:

Identificare le esigenze del progetto

Quando si è chiaramente in grado di identificare le esigenze di un progetto, si hanno maggiori probabilità di stabilire un solido punto di riferimento dall’inizio.

Vediamo quali fasi prevede:

– Identificare tutti gli stakeholder del progetto, interni ed esterni, e comprendere le loro aspettative e requisiti. Questo può essere fatto attraverso interviste, questionari o workshop.
– Stabilire quali sono le esigenze e i desideri degli stakeholder. È importante documentare tutto in modo dettagliato per evitare fraintendimenti futuri.
– Non tutte le esigenze hanno la stessa importanza. Classificare i requisiti in base alla loro priorità aiuta a focalizzare le risorse sugli aspetti più critici.
– Verificare con gli stakeholder che i requisiti raccolti siano corretti e completi. Questo aiuta a garantire che il progetto soddisferà le aspettative di tutti.
– Le esigenze devono essere definite in modo chiaro e preciso. Utilizzare tecniche come il modello SMART (Specifico, Misurabile, Realizzabile, Rilevante, Temporizzato) per garantire che ogni esigenza sia ben compresa.

Comprendere il “cosa e perché” di un progetto consentirà di stabilire obiettivi specifici e stabilisce inoltre le basi per quali attività devono essere seguite e come devono essere eseguite.

Confermare gli obiettivi del progetto

La base dell’ambito del progetto dovrebbe comportare che gli obiettivi siano quelli che seguono una linea guida SMART, cioè dovranno essere specifici, misurabili e realizzabili.

Inoltre, dovrebbero anche essere realistici e completati entro un determinato periodo di tempo, rispettando le scadenze.

Descrizione dell’ambito del progetto

Il project manager deve essere chiaro sulle caratteristiche e sul funzionamento richiesti per il prodotto o servizio che sarà il risultato finale del progetto.

In altre parole, dovrà essere chiaro quali determinate qualità saranno necessariamente richieste affinché il progetto possa essere dichiarato un successo.

Ogni progetto deve avere una descrizione chiara e dettagliata del suo ambito, per evitare incomprensioni e modifiche durante il percorso.

Aspettative e accettazione

I progetti di successo sono quelli che tengono conto della soddisfazione dell’utente finale. Se queste sono soddisfatte, il cliente accetterà il prodotto, il servizio o il processo derivato dal progetto.

Gli utenti finali potrebbero essere i clienti esterni all’organizzazione, ma in certi casi, anche il team o altri dipartimenti interni.

In definitiva, l’ambito del progetto è quello che dovrebbe essere in sintonia con i risultati migliori a chiunque possano essere i tuoi utenti finali.

Identificare i vincoli

Ci sono sempre dei blocchi o degli ostacoli nel progetto che si interpongono durante il percorso verso il traguardo.

Già la consapevolezza delle possibili limitazioni può aiutare a minimizzare i problemi che potrebbero ritardare o limitare la capacità di raggiungere gli obiettivi del progetto.

Questi blocchi possono essere causati da condizioni ambientali dinamiche (interne ed esterne), problemi tecnologici e / o mancanza di risorse.

Comunicare tempestivamente tali problemi al proprio team e adottare misure per superare questi ostacoli ridurrà i ritardi nel completamento del progetto e manterrà le spese nel budget. (Approfondisci anche Come tenere sotto controllo le spese dei progetti).

Sia che si basino su ipotesi o incertezza, l’analisi del loro impatto lungo la sequenza temporale dei progetti riduce ulteriormente il rischio di fallimento.

Identificare le modifiche necessarie

È sempre meglio evitare di rielaborare l’ambito del progetto, poiché significa investire in più tempo, denaro e risorse. Tuttavia, a volte questi cambiamenti sono inevitabili e necessari.

In questi casi è importante limitare i cambiamenti il più possibile, rendendo partecipi tutte le parte interessate e minimizzare così i disaccordi sulle nuove soluzioni adottate.

Una corretta gestione del progetto, non solo in seguito a modifiche, ma in generale, tiene conto delle seguenti considerazioni:

• Un accordo sul livello di qualità accettabile dell’output del progetto.
• Un budget per i costi che si dovrebbero sostenere (e non superare) per consegnare il progetto. (Approfondisci Come fare un budget di progetto)
• Un periodo di tempo accettabile durante il quale il progetto dovrebbe essere completato.

I tre aspetti sono tutti collegati tra loro e come tali sono indicati all’inizio del progetto e sono monitorati durante tutto il ciclo di vita del progetto.

Ogni volta che si va a toccare uno dei tre elementi, ciò va inevitabilmente ad influire sugli altri due.

Per questo motivo questi tre aspetti fondamentali del progetto dovrebbe essere definiti all’inizio e, idealmente, non essere più “toccati”.

Definire e descrivere lo scopo di un progetto: Conclusioni

In conclusione, lo scopo di un progetto è un po’ come la cima della montagna che viene osservata all’inizio di una spedizione alpina.

Se tutti si identificano e sono motivati dalla prospettiva di raggiungere il picco, allora sarà possibile far muovere tutti nella stessa direzione.

Magari non si saprà esattamente nel dettaglio come scalare la montagna o durante il percorso si dovranno scegliere sentieri alternativi, ma l’intero team avrà ben impressa l’immagine della cima e sarà determinato a raggiungerla, costi quel che costi.

Ciò consente alla spedizione (il progetto) di mantenere la coerenza nel tempo, l’equipaggio (le parti interessate) a rimanere motivato e il leader (il capo cordata) in grado di fare regolarmente un passo indietro per garantire che la spedizione sia coerente con lo scopo iniziale.

L’avvio del progetto può essere la fase più delicata, in cui si stabiliscono le fondamenta per il successo del progetto. Dal punto di vista del project management, è cruciale assicurarsi che tutte le componenti del progetto siano ben definite e che ogni membro del team comprenda il proprio ruolo in modo chiaro.

I prodotti, servizi o risultati attesi dal progetto devono essere delineati in modo dettagliato per evitare future incomprensioni e garantire che il progetto può procedere senza intoppi.

Ogni progetto deve essere gestito con la massima cura, tenendo sempre presente che il successo del progetto dipende dalla capacità di gestire efficacemente le risorse e di rispondere prontamente a qualsiasi richiesta di modifica.

Per facilitare tutto questo, strumenti di project management come Twproject possono essere di grande aiuto. Twproject offre una piattaforma completa per la gestione dei progetti, aiutando i team a pianificare, monitorare e portare a termine i progetti in modo efficiente.