Nella gestione dei progetti, il decision making non è solo una competenza, ma una vera e propria abilità strategica. I project manager si trovano quotidianamente a prendere decisioni rapide e, spesso, in condizioni di scarsa chiarezza.
Ma come si può scegliere in modo efficace quando l’incertezza regna sovrana?
In questo articolo esploriamo come affrontare il processo decisionale in contesti incerti, migliorando la qualità delle scelte e la probabilità di successo del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
Cos’è il decision making nei progetti?
Nel contesto del project management, il decision making rappresenta una delle attività più critiche e complesse per chi gestisce progetti. Non si tratta semplicemente di scegliere tra opzioni, ma di seguire un processo cognitivo strutturato, volto a identificare la soluzione più adatta in funzione degli obiettivi di progetto, delle risorse disponibili e dei vincoli temporali ed economici.
In ogni fase del progetto, dalla pianificazione iniziale fino alla chiusura, il project manager si trova a dover valutare situazioni complesse e spesso ambigue. Il processo che lo porta a prendere una decisione efficace richiede l’analisi di più possibili alternative, la comprensione del contesto e il coinvolgimento dei principali decision makers.
Il decision making process nei progetti non è mai un’azione isolata: è composto da una sequenza logica di passaggi, ciascuno fondamentale per ridurre l’incertezza e garantire coerenza rispetto agli obiettivi strategici. Include attività come:
- il gathering information, ovvero la raccolta di dati rilevanti su attività, rischi, vincoli e stakeholder;
- la valutazione delle possibili alternative;
- la selezione dell’opzione che meglio risponde ai criteri del progetto;
- l’attuazione e il monitoraggio della scelta effettuata.
Perché è fondamentale nei progetti?
Nei progetti, ogni scelta ha delle conseguenze dirette su tempi, costi, qualità e soddisfazione del cliente. Una presa di decisione sbagliata può comportare ritardi, sforamenti di budget o addirittura il fallimento dell’intero progetto. Per questo motivo, la capacità di analizzare in modo sistematico i problemi (cioè applicare un solido approccio di problem solving) è una competenza indispensabile.
Fattori che influenzano i processi decisionali
I processi decisionali nei progetti sono influenzati da molteplici fattori, tra cui:
- Disponibilità e qualità dei dati: più sono completi e aggiornati, più il decision making sarà efficace.
- Pressione temporale: le decisioni da prendere sotto scadenza tendono a essere più rischiose.
- Bias cognitivi: pregiudizi o esperienze passate possono distorcere la percezione delle alternative.
- Complessità del contesto: maggiore è la complessità, più difficile sarà prendere una decisione razionale.
Il ruolo dei decision makers nel project management
All’interno dei progetti, i decision makers sono le figure responsabili della presa di decisione nei momenti chiave del ciclo di vita progettuale. Possono essere il project manager, ma anche membri dello steering committee, stakeholder principali o membri del team con competenze tecniche o funzionali specifiche.
I decision makers variano a seconda della dimensione, della struttura e della complessità del progetto. In un progetto agile, ad esempio, potrebbero coincidere con il Product Owner o il team stesso; in contesti più strutturati e gerarchici, invece, il potere decisionale può essere distribuito tra più livelli. In generale, possiamo distinguere tra:
- Decision makers strategici: influenzano l’intero portafoglio progetti e determinano l’allocazione delle risorse.
- Decision makers operativi: prendono decisioni a livello di progetto, su attività, milestone e gestione dei rischi.
- Decision makers tecnici: si occupano di scelte specifiche legate a tecnologia, strumenti, metodologie e fornitori.
Indipendentemente dal ruolo, tutti questi attori devono essere in grado di valutare le possibili alternative in modo oggettivo e coerente con gli obiettivi del progetto.
Responsabilità e competenze richieste
Il compito dei decision makers non si limita a prendere una decisione: richiede un mix di competenze analitiche, comunicative, organizzative e interpersonali. Alcune tra le più importanti:
- Capacità di raccogliere le informazioni rapidamente da fonti diverse (report, stakeholder, software di gestione, analisi dati).
- Competenze di problem solving per affrontare criticità improvvise o scenari incerti.
- Conoscenza dei processi decisionali più adatti al contesto (consenso, maggioranza, scelta tecnica…).
- Abilità nel gestire l’ambiguità, il rischio e il trade-off tra velocità e accuratezza decisionale.
Un buon decision maker sa che non tutte le decisioni sono uguali: alcune richiedono rapidità, altre cautela; alcune coinvolgono solo il team, altre vanno condivise con gli stakeholder esterni.
Come supportare i decision makers nel processo
Per aiutare i decision makers a operare in modo efficace, è importante:
- Fornire strumenti che permettano un gathering information chiaro e aggiornato.
- Favorire un clima collaborativo che stimoli la partecipazione e il confronto.
- Definire in anticipo i livelli di delega e le responsabilità decisionali.
- Applicare metodologie come il decision making process, con fasi chiare e condivise.
Ad esempio, un software come Twproject consente di raccogliere e aggregare dati su tempi, costi, carichi di lavoro e stato di avanzamento in tempo reale, rendendo la presa di decisione più rapida e informata.
Le fasi del decision making process
Il decision making process è composto da una serie di fasi strutturate che aiutano a ridurre l’impatto dell’incertezza:
- Identificazione del problema: tutto parte da una corretta definizione della situazione che richiede una scelta.
- Raccolta delle informazioni: fondamentale per disporre di un quadro il più possibile completo.
- Analisi delle possibili alternative: valutare tutte le possibili alternative tenendo conto di rischi, benefici, costi e impatti.
- Valutazione dei criteri decisionali: capire quali sono i criteri più importanti (tempo, budget, qualità, stakeholder…).
- Presa di decisione: a questo punto si passa alla vera e propria presa di decisione, ovvero alla scelta dell’opzione migliore.
- Implementazione della decisione: trasformare la decisione in azione concreta.
- Monitoraggio e revisione: verificare se la decisione ha prodotto gli effetti desiderati e, se necessario, correggere la rotta.
Perché è così difficile prendere decisioni in condizioni di incertezza?
In contesti di incertezza, mancano spesso dati certi, i fattori esterni possono cambiare rapidamente e gli effetti delle decisioni possono essere imprevedibili. Questo mette in crisi anche i processi decisionali più rodati.
In questi casi, è utile applicare tecniche di problem solving e decisione iterativa. Più che cercare la “scelta perfetta”, conviene adottare un approccio flessibile, testando e adattando in corso d’opera.
Tecniche e strumenti utili al project manager
Per migliorare il decision making, i project manager possono fare affidamento su strumenti e metodologie collaudate:
- Analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)
- Matrici decisionali
- Diagrammi causa-effetto
- Analisi costi-benefici
- Simulazioni e scenari what-if
Questi strumenti aiutano a strutturare il pensiero e a evitare decisioni impulsive.
In ambienti dinamici e complessi, i project manager hanno bisogno di visibilità in tempo reale, tracciabilità e collaborazione per prendere una decisione consapevole. Strumenti come Twproject, aiutano:
- nella raccolta delle informazioni in tempo reale;
- monitoraggio dei rischi;
- nella visualizzazione delle alternative disponibili;
- nel tracciamento delle decisioni e dei loro effetti.
Un sistema integrato può, quindi, diventare un alleato prezioso nel migliorare i processi decisionali.
Best practice per migliorare il decision making
Ecco alcune linee guida per affinare la propria capacità decisionale in progetti complessi:
- Non agire mai d’istinto: segui un processo cognitivo razionale
- Confronta sempre più possibili alternative
- Raccogli e valida i dati: la raccolta delle informazioni deve essere continua
- Coinvolgi gli stakeholder: più punti di vista migliorano il quadro complessivo
- Documenta ogni presa di decisione per poter analizzare i risultati
- Impara dall’esperienza: ogni errore può migliorare il tuo decision making process futuro.
Nel project management moderno, il decision making è molto più che una competenza trasversale: è un fattore critico di successo. Affrontare l’incertezza con metodo, supporti adeguati e flessibilità mentale permette ai project manager di prendere decisioni migliori, più rapide e più efficaci. Saper scegliere è il vero vantaggio competitivo.
