Dall’idea al progetto esecutivo: gli errori da evitare

Il passaggio dall’idea al progetto esecutivo richiede la massima attenzione per garantire che tutte le fasi vengano eseguite correttamente e che il progetto si concluda nel modo desiderato.

Essere un project manager significa portare a termine un progetto con successo, ma per farlo bisogna saper evitare gli errori comuni che possono compromettere il lavoro. 

Sebbene non ci siano due progetti esattamente uguali, i problemi che possono influenzarli sono spesso abbastanza simili.

Vediamo, quindi, in questo articolo quali sono gli errori da evitare durante il processo di realizzazione del progetto.

Dall’idea al progetto esecutivo: 7 errori da evitare

1.     Non coinvolgere il team nella fase di pianificazione

Il coinvolgimento del team nella fase di pianificazione è fondamentale per garantire il successo del progetto.

Il team conosce meglio di chiunque altro i dettagli delle singole attività e può fornire input preziosi nella fase di pianificazione.

Assicurati di coinvolgere il team fin dall’inizio per garantire che il piano del progetto sia realistico e attuabile.

Non solo, la chiarezza sulle aspettative è in grado di rendere il team più autonomo, ma conferisce anche un livello più elevato di responsabilità nei confronti del progetto.

2.     Mancanza di processi chiari

Coinvolgere il team nella fase di pianificazione è sicuramente un punto importante, ma altrettanto importante è creare dei processi chiari per la gestione delle attività.

Se la tua squadra comincia a vacillare, potrebbe essere a causa di processi mancanti o non efficienti.

Devi chiederti: il flusso di lavoro è adeguatamente ottimizzato e utile per i membri del team?

Sono in grado di identificare i passaggi che devono seguire per una gestione corretta dei loro compiti?

Se la risposta ad una sola di queste domande è no, il flusso di lavoro sarà da rivedere.

3.     Non scomporre i (grandi) progetti in parti più piccole

Scomporre un grande progetto in parti piccole e gestibili farà sentire il team più a suo agio e fiducioso di poter affrontare con successo quello che può sembrare un lavoro gigantesco.

Per evitare di lasciare il tuo team sopraffatto, prenditi il tempo per comprendere ogni aspetto del progetto.

Suddividi il tutto in piccoli pezzi individuando quali sono le attività prioritarie, quelle connesse le une con le altre e quelle che hanno meno importanza.

Una volta fatto questo lavoro, assegna ogni compito al collaboratore che possiede le capacità più adatte per realizzarlo al meglio.

4.     Dimenticare che la gestione del progetto è anche gestione delle persone

Troppi project manager si concentrano puramente sull’ambito, la qualità, il costo e la tempistica associati ai loro progetti dimenticando che è il team che sta effettivamente svolgendo il lavoro.

La mancata o incorretta gestione delle persone può portare a ritardi, frustrazione, insoddisfazione e influire sulla qualità del prodotto finale.

Per evitare questo problema, assicurati che tutti comprendano come e perché il loro ruolo è importante per il successo del progetto e pianifica dei controlli periodici.

Comunicare regolarmente con i membri del team attraverso riunioni regolari aiuterà a mantenere alto il morale e ad assicurarsi che il lavoro stia andando nella giusta direzione.

5.     Lasciare che i cambiamenti sfuggano di mano

Le richieste aggiuntive e le nuove funzionalità possono mettere a dura prova le risorse.

Senza un controllo adeguato, queste possono influire gravemente sul successo del progetto.

Tuttavia, il cosiddetto scope creep può essere ridotto grazie ad una forte gestione del progetto e della proprietà del prodotto.

Quando si ricevono queste richieste di modifica è necessario porsi alcune domande, ad esempio:

• Le nuove funzionalità sono in linea con la visione del prodotto?
• Le modifiche proposte aggiungono valore all’utente finale?
• Sono fondamentali per raggiungere il risultato?

Definire chiaramente gli obiettivi del prodotto e identificare i fattori di successo può aiutare a garantire che le richieste di modifica e le funzionalità aggiunte che non sono allineate agli obiettivi non minaccino le tempistiche.

6.     Non monitorare costantemente lo stato del progetto

Monitorare costantemente lo stato del progetto è essenziale per garantire che il progetto stia procedendo come previsto.

Senza un adeguato monitoraggio potrebbero sorgere ritardi o problemi da cui diventa complicato rimediare in seguito.

Assicurati di monitorare costantemente lo stato del progetto e di apportare le necessarie modifiche in tempo utile.

Dall’idea al progetto esecutivo: la soluzione

Con così tanti errori comuni nel project management, non c’è da meravigliarsi che diversi progetti finiscano per superare il tempo o il budget o che così pochi progetti completati offrano i vantaggi che avrebbero dovuto.

Processi chiari, un’adeguata allocazione delle risorse e la giusta comunicazione con il tuo team sono passaggi essenziali per garantire il successo.

La più grande soddisfazione per un project manager è vedere il piano di un progetto realizzarsi.

Tuttavia, è praticamente impossibile raggiungere con successo gli obiettivi di un progetto senza un supporto da parte di uno strumento di project management.

Con così tanti pezzi in movimento, la gestione dei progetti anche all’interno delle aziende più piccole può essere scoraggiante.

Prima di considerare quali progetti affrontare, diventa quindi importante identificare e valutare la giusta soluzione che aiuterà te e il tuo team a gestire attività, risorse e collaborazione.

Un software di project management come Twproject permette di affrontare e correggere tutti gli errori che abbiamo elencato in questo articolo.

Grazie a questo software, per esempio, sarà possibile impostare ed elencare gli obiettivi, stabilire le priorità, individuare le dipendenze con i diagrammi di Gantt e le liste di controllo.

Twproject ti permetterà di gestire il carico delle risorse coinvolte, di assegnare loro dei compiti e di monitorare l’avanzamento del progetto in qualsiasi momento in real time.

Tutto questo per riuscire a controllare il flusso di lavoro prima ancora di iniziare l’esecuzione del progetto.

Inoltre, Twproject permette di raccogliere file, documenti e criticità in un’unica posizione centrale, semplificando così il regolare monitoraggio del progetto.