Creare modelli di progetto con le best practice

Creare modelli di progetto con le best practice è un buon punto di partenza, qualsiasi sia il settore e per quanto ogni progetto, sebbene possa sembrare simile ad altri, sia unico.

Man mano che la tecnologia cresce e cambia, i progetti diventano sempre più grandi e complessi ed è facile capire perché.

Molti team di progetto sono cresciuti al punto da includere membri che lavorano da remoto da ogni parte del mondo ed i project manager moderni comprendono che cicli di progetto più brevi sono fondamentali per rimanere nel mercato.

L’uso di queste best practice consentirà di prendere decisioni in modo proattivo e aiuterà a gestire un progetto per condurlo verso il successo.

Ecco quindi quali sono le 9 best practice per creare modelli di progetto.

Best practice n°1: Ciclo di vita e traguardi definiti

La prima best practice riguarda il ciclo di vita. Le organizzazioni devono mappare e definire fasi, risultati, traguardi e criteri chiave per ciascun gruppo coinvolto nel progetto.

Il ciclo di vita di un progetto prevede quattro fasi: concetto, pianificazione, implementazione e chiusura e questo tipo di gestione viene utilizzato in tutti i tipi di industria.

L’adozione di queste quattro fasi di base fornisce una comprensione comune dei progetti. Ogni azienda organizzerà poi le fasi di base dei progetti in modi speciali.

Best practice n°2: Requisiti e ambito di applicazione stabili

Un’efficace gestione del progetto richiede che i requisiti, gli obiettivi e l’ambito del progetto siano documentati e stabiliti all’inizio del ciclo di vita del progetto.

Rispondere alle domande seguenti assicura che tutte le parti interessate condividano una comprensione comune dei requisiti e della portata:

• Che cosa si deve fare?
• Quale prodotto o servizio verrà prodotto?
• Quali sono gli obiettivi e i benefici?
• Quando il risultato sarà raggiunto, quale sarà la misura del suo successo?
• Quali sono i risultati finali?
• Quale manifestazione fisica ci sarà del risultato?
• Quali sono gli standard di prestazione?
• Come si determinano la validità, l’utilità, la correttezza, la completezza dei risultati?
• Quali sono i vincoli che incidono su prestazioni, tempi, costi?
• Quali sono i limiti del progetto in termini di priorità e risorse?
• Quali sono i rischi di cui essere consapevoli?

Best practice n°3: Organizzazione, sistemi e ruoli definiti

In qualsiasi organizzazione, i progetti devono avere ruoli definiti per il project manager, i responsabili, i membri del team di progetto e per i dirigenti aziendali.

Le responsabilità devono essere identificate e chiare per tutti. Un sistema di comunicazione e coinvolgimento del team e degli stakeholder è essenziale per il successo.

I project manager necessitano di buone informazioni per gestire con successo i loro progetti. In questo senso un buon software di project management può venire in aiuto.

Best practice n°4: Assicurazione della qualità

La qualità dei progetti richiede l’identificazione di standard e criteri da stabilire in ogni fase del ciclo di vita del progetto sia per il prodotto che per il processo.

Ogni progetto dovrebbe servire a migliorare questa best practice, soprattutto quando un processo abbia rivelato carenze dal punto di vista qualitativo.

Qualità significa fare e rispettare gli impegni concordati con un costante occhio al miglioramento.

Best practice n°5: Impegni pianificati

I piani devono essere basati sulla capacità di processo dell’organizzazione e non su un mero desiderio.

I piani devono essere rigorosamente programmati in quanto affrontano tutti gli elementi del processo di gestione del progetto.

Non è mai troppo presto per iniziare a pianificare e la pianificazione di un progetto deve continuare anche quando non ci sono abbastanza informazioni per eseguire il piano formalizzato.

La pianificazione mira a ridurre le incognite e l’incertezza e ad aumentare le probabilità che il progetto abbia successo.

Se non ci sono abbastanza informazioni per produrre un piano, la pianificazione dovrebbe concentrarsi su come raccogliere abbastanza dati per poter pianificare la fase successiva.

Di seguito sono riportati i componenti di un piano di progetto:

• L’ambito e la missione, che definiscono i confini del progetto e stabiliscono gli obiettivi.
• La valutazione delle sequenze e della durata delle attività oltre ai requisiti delle risorse.
• Il budget, cioè lo sviluppo di una stima dei costi complessivi basata sui singoli elementi di lavoro.
• Le esigenze del personale specificate in base alle attività previste nel progetto.
• La valutazione e il controllo durante tutte le fasi del progetto.
• Rischi e problemi che devono essere sistematicamente identificati, valutati e gestiti. Una corretta gestione del rischio implica il controllo di possibili eventi negativi futuri ed un’azione proattiva piuttosto che reattiva.
• La qualità, che significa quali sono i requisiti prestazionali stabiliti da soddisfare.

Best practice n°6: Monitoraggio e analisi della varianza

I progetti dovrebbero essere gestiti utilizzando un processo in cui gli scostamenti dai piani vengono segnalati e risolti. Qualsiasi altro modo è inefficiente.

Un efficace processo di gestione del progetto richiede rapporti regolari e riunioni periodiche del team di progetto per identificare quando le cose sono fuori target.

I superamenti dei costi, le questioni aperte, i nuovi rischi e i problemi individuati devono essere affrontati il ​​prima possibile.

Best practice n°7: Azioni correttive

Quando vengono rilevate variazioni rispetto al piano, il presupposto predefinito è che il team o i gruppi funzionali lavoreranno per rimettere in pista il progetto.

Senza una procedura chiara l’azione correttiva può avere molti risultati, a volte non coerenti con gli obiettivi aziendali.

Spesso è necessario effettuare alcuni compromessi, come aumentare i costi o ridurre l’ambito per risparmiare tempo, ad esempio.

Un compito fondamentale del project manager è gestire questi compromessi.

Best practice n°8: Escalation e gestione dei problemi

Spesso negli ambienti di progetto, le buone notizie dilagano e le cattive notizie rimangono silenti fino a quando non è troppo tardi.

Un’efficace procedura di escalation richiede che i problemi vengano elaborati già al livello più basso.

Se il problema non può essere risolto e chiuso, deve essere elevato al livello organizzativo successivo più alto e così via fino alla chiusura del problema.

Un processo formale deve essere in atto, simile ad una procedura di reclamo, per affrontare i problemi prima che diventino fatali per il progetto.

Best practice n°9: Autorizzazione e controllo delle modifiche

I cambiamenti tardivi nei progetti sono una delle principali fonti di interruzione che portano a scostamenti di programma, sovraccarichi di costi, difetti e rilavorazioni.

È necessario istituire un sistema formale di controllo e gestione del cambiamento.

Una sfida fondamentale per i project manager è quella di garantire che sia stabilito il controllo su entrambi i modi in cui il lavoro è autorizzato e le modalità di approvazione delle modifiche.

Quando si tratta di controllo delle modifiche alla configurazione, il project manager è al centro delle comunicazioni e deve essere pronto a prendere decisioni tempestive.

Poiché si verificheranno delle modifiche, è importante stabilire un registro delle modifiche.

Ciò consentirà al project manager di valutare correttamente le modifiche proposte in base alle informazioni più recenti.

 

Questi nove fattori per creare modelli nella gestione dei progetti rappresentano le best practice necessarie per una corretta attuazione del progetto.

L’esperienza ha dimostrato che la maggior parte delle organizzazioni  virtuose coinvolte nel project management impiega questi elementi in maniera costante.