Le app per organizzare il lavoro stanno ampiamente sostituendo quaderni, blocchi note e promemoria scritti a mano.
Questo perché le organizzazioni, indipendentemente dalle dimensioni, devono gestire contemporaneamente più progetti, piani, attività e persone.
Scegliere soluzione software che aiuti project manager e dipendenti a pianificare meglio e a rimanere organizzati durante il giorno diventa una decisione cruciale per il lavoro di tutti i giorni.
Le aziende che non implementano app per organizzare il lavoro hanno maggiori probabilità di trarre meno profitto a causa del tempo sprecato in attività semplici che possono essere automatizzate.
Vediamo in questo articolo che caratteristiche deve avere un’app per gestire il lavoro e come sceglierlo.
INDICE DEI CONTENUTI
App per organizzare il lavoro: le caratteristiche essenziali
L’adozione di un’ app per organizzare il lavoro può trasformare radicalmente la gestione dei progetti e delle attività all’interno di un’organizzazione.
Tuttavia, con la vasta gamma di strumenti disponibili sul mercato,è fondamentale sapere quali caratteristiche cercare per assicurarsi di scegliere l’app più adatta alle proprie esigenze.
1. Funzionalità di gestione delle attività
L’obiettivo principale di qualsiasi app per organizzare il lavoro è la gestione delle attività.
In un progetto, spesso ci si trova a dover tenere traccia di un gran numero di task, ed è quindi necessario uno strumento che aiuti a organizzarle e a gestirle in modo semplice e intuitivo.
Un buon software dovrebbe permettere di creare liste di cose da fare (to do list) che aiutino a organizzare il proprio lavoro quotidiano.
La prima cosa che un potenziale software deve permettere è di includere tutte le informazioni rilevanti per le varie attività.
Come ad esempio:
· Stato dell’attività: sapere se un task è in corso, completato o in attesa.
· Priorità dell’attività: impostare diversi livelli di priorità per concentrarsi prima sulle attività più urgenti.
· Date di inizio e scadenza: pianificare il tempo necessario per ogni task e rispettare le deadline.
· Responsabili: assegnare le attività ai membri del team appropriati.
Inoltre, per migliorare la gestione del tempo e aumentare la produttività, l’app dovrebbe permettere di prendere appunti all’interno delle attività, in modo da non perdere informazioni importanti e poterle consultare facilmente.
La possibilità di accedere alle attività da dispositivi mobili è fondamentale per lavorare in movimento e avere sempre a portata di mano le proprie to do list.
Un’altra funzionalità importante è il filtro delle attività. Poiché le bacheche dei progetti tendono a riempirsi, può essere difficile trovare ciò di cui si ha bisogno. Ecco perché l’opzione filtro è un must: permette di visualizzare solo le attività rilevanti in base a criteri come la data, il responsabile o il livello di priorità.
2. Facilità d’uso
Molto probabilmente non tutti i dipendenti all’interno di un’organizzazione sono esperti di tecnologia. Quindi, è importante tenere presente che il software dovrebbe essere intuitivo e facilmente gestibile da tutti.
La maggior parte di questi strumenti come Twproject offre una prova gratuita, ideale per testare il prodotto e vedere se è semplice da usare o se padroneggiarlo richiede un background tecnico. In questo caso sarebbe ottimale chiedere un feedback da parte dei collaboratori, soprattutto quelli meno propensi a rapportarsi con la tecnologia.
3. Funzionalità di collaborazione
Poiché lavorare sui progetti richiede spesso uno sforzo di gruppo, è importante scegliere un software che consenta al team di collaborare in modo efficiente.
Una buona piattaforma di gestione dei progetti favorisce la comunicazione e la collaborazione consentendo ai membri del team di lavorare insieme sulle stesse attività in tempo reale. In questo modo, tutte le informazioni saranno racchiuse in un unico posto e non sparse tra varie app di messaggistica.
Vediamo i vantaggi di una collaborazione efficiente attraverso l’app:
- Centralizzazione delle informazioni: tutte le comunicazioni, i documenti e gli aggiornamenti sono racchiusi in un unico posto. Questo elimina la confusione causata da informazioni sparse tra varie piattaforme e riduce il tempo speso a cercare dati importanti.
- Aumento della produttività: quando i team possono collaborare senza intoppi, si riducono i tempi morti e si accelera il completamento delle attività, contribuendo ad aumentare la produttività complessiva.
- Decisioni più rapide e informate: con un flusso di comunicazione aperto e accesso immediato alle informazioni, le decisioni possono essere prese più rapidamente e basate su dati aggiornati.
- Miglioramento del morale del team: un ambiente che favorisce la collaborazione può migliorare il morale del team, poiché i membri si sentono più coinvolti e supportati nel raggiungimento degli obiettivi comuni.
4. Personalizzazione
Scegliere il miglior software di project management per un’azienda significa trovare quello che può adattarsi meglio ai flussi di lavoro. Chiaramente, ogni organizzazione ha esigenze specifiche, ma proprio per questa una buona app per organizzare il lavoro dovrebbe avere:
- Campi attività personalizzabili: la possibilità di aggiungere campi personalizzati alle attività consente di includere qualsiasi tipo di informazione rilevante. Questo può variare da dettagli specifici del progetto a note particolari, permettendo al team di tenere traccia di tutte le informazioni necessarie direttamente all’interno dell’attività.
- Modelli personalizzabili: i modelli aiutano a creare facilmente bacheche e progetti sulla base delle esigenze specifiche dell’azienda. Con modelli personalizzati, è possibile standardizzare i processi, risparmiare tempo e assicurare coerenza nell’organizzazione delle attività.
- Tabelle e viste personalizzate: La possibilità di visualizzare le informazioni in modi diversi è essenziale per adattarsi alle preferenze individuali e alle necessità del progetto. Che si tratti di liste di cose da fare, viste Kanban, diagrammi di Gantt o calendari, le tabelle personalizzate aiutano a rappresentare i dati in modo significativo, facilitando la comprensione e la gestione delle attività.
- Personalizzazione dei profili dei dipendenti e delle funzionalità di amministrazione: ogni membro del team ha ruoli e responsabilità differenti. La capacità di personalizzare i profili utente e le impostazioni di accesso assicura che ciascuno abbia le autorizzazioni appropriate, migliorando la sicurezza e l’efficienza. Inoltre, le funzionalità di amministrazione personalizzabili permettono di adattare l’app alle politiche interne dell’azienda.
- Automazione dei flussi di lavoro: la capacità di automatizzare processi ripetitivi, come l’invio di notifiche o l’aggiornamento dello stato delle attività, può organizzare il proprio lavoro in modo più efficiente e consentire al team di concentrarsi su compiti più strategici.
- Supporto multilingue: se l’azienda opera in un contesto internazionale o ha team multilingue, il supporto per diverse lingue può essere fondamentale per facilitare la comunicazione e la collaborazione.
E molto altro ancora a seconda delle esigenze dell’azienda.
5. Scalabilità
Non è sufficiente che uno strumento di project management si adatti solamente alle esigenze attuali di un’organizzazione.
Questo software dovrebbe anche essere in grado di crescere insieme allo sviluppo dell’azienda. Quindi, quando si vuole trovare la migliore app per organizzare il lavoro, è importante non solo considerare dove ci si trova attualmente, ma anche dove si vorrà essere in futuro. Ecco alcune domande importanti da porsi:
- Il software permette di aggiungere nuovi utenti? C’è un limite di numero? Ci sono costi aggiuntivi?
- Si possono aggiungere un numero illimitato di bacheche e report?
- Quali sono i vari piani di crescita disponibili nel software?
6. Sicurezza dei dati
I dati aziendali sono riservati e le conseguenze a cui si va incontro se questi finiscono nelle mani sbagliate potrebbero essere catastrofiche.
Un elevato livello di sicurezza diventa quindi assolutamente necessario. Ecco perché si dovrebbe controllare come l’azienda che fornisce il software gestisce i dati e che abbia le certificazioni stabilite dalla legge, se pertinente.
7. Costo
Ultimo punto, ma non meno importante, è il costo. Il budget è un fattore fondamentale quando si acquista qualcosa per la propria attività e le spese devono essere gestite in maniera intelligente.
I prezzi di un software di project management possono variare notevolmente sia fra strumenti e strumento, sia a seconda del piano scelto. Quindi, prima di confermare una scelta, è importante effettuare un’analisi dettagliata dei costi e dei piani offerti.
Organizzare il lavoro con Twproject
Un esempio di software di project management che soddisfa tutte le condizioni che abbiamo visto in questo articolo è Twproject.
Si tratta di un potente strumento di gestione progetti che offre un’ampia gamma di funzionalità avanzate e personalizzabili adatte a qualsiasi tipo di azienda e progetto.
Allo stesso tempo, nonostante l’abbondanza di funzionalità, offre un’interfaccia utente semplice e diretta, adatta anche al personale meno tecnico.
Twproject è un software di project management pensato per aiutare a gestire i progetti in modo rapido e senza sforzo.
Nella gestione dei progetti, lo strumento giusto può fare la differenza.
Adottando Twproject si offre la possibilità ai dipendenti e agli stakeholder di collaborare senza problemi, monitorare i progressi senza sforzo e garantire il successo del progetto.
