Come redigere un budget? Man mano che un’azienda cresce e diventa più complessa, preparare il budget e fare previsioni realistiche diventa sempre più importante.

Budget e previsioni possono sembrare la stessa cosa, ma all’interno del quadro finanziario aziendale presentano caratteristiche distinte.

Pur coprendo due sfere diverse, budget e previsioni lavorano in congiunto per produrre una guida completa della performance finanziaria non solo di un progetto, ma dell’intera azienda.

Imparare a capire la differenza fra budgeting e forecasting e le strategie per gestirli al meglio può aiutare un’organizzazione ad operare con successo.

Budget vs previsioni

Come accennato, budget e previsioni non sono la stessa cosa.

Un budget è un piano finanziario che mostra quanti soldi un’organizzazione prevede di guadagnare e spendere in futuro.

È il modello di base delle operazioni finanziarie di un’azienda, che stabilisce quanto pianificare di spendere e per cosa.

Una volta impostato, il budget generalmente rimane invariato diventando il punto di riferimento per le prestazioni finanziarie.

D’altra parte, le previsioni prevedono gli eventi finanziari futuri di un’organizzazione in base alle tendenze aziendali in corso, alle condizioni di mercato e a dati rilevanti.

L’obiettivo è stimare in che modo le tendenze interne ed esterne influenzeranno il futuro finanziario di un progetto o di un’azienda in generale. Ad esempio, la previsione può rivelare un’opportunità di entrare in un nuovo mercato lanciando un prodotto innovativo.

Sulla base di ciò che si scopre durante la previsione, un project manager può sviluppare un piano strategico per capitalizzare le opportunità e superare le sfide.

Laddove il budget è statico, la previsione è un processo dinamico che costituisce una parte importante del piano aziendale complessivo.

Ciò significa che le previsioni possono essere aggiornate frequentemente, soprattutto quando si presentano cambiamenti interni o importanti fattori esterni influenti.

Il ruolo del controllo di gestione

Per realizzare in modo efficace un budget e previsioni coerenti, è fondamentale attuare un solido controllo di gestione.

Questo processo consiste nel monitorare costantemente gli obiettivi fissati e confrontarli con i risultati effettivi, per identificare eventuali scostamenti e adottare tempestivamente le opportune misure correttive.

La direzione aziendale fa affidamento sulle informazioni fornite dal controllo di gestione per prendere decisioni strategiche e allocare correttamente le risorse finanziarie.

Come redigere un budget

Ecco cinque passaggi fondamentali da seguire quando si vuole redigere un budget:

1.  Esaminare e raccogliere gli input

Con input si intendono tutti quegli elementi come le spese fisse e variabili, i flussi di entrate e qualsiasi altro elemento in grado di influenzare la pianificazione finanziaria. In questa fase, è importante distinguere tra costi fissi e variabili per avere un quadro chiaro dei margini di manovra.

2.  Analizzare i dati storici

La ricerca su budget passati e altri dati finanziari storici fornirà un’idea delle tendenze passate per aiutare a stabilire obiettivi aziendali realistici di entrate e spese per ogni mese e anno fiscale. Come parametri di riferimento si possono prendere anche i risultati  dell’industria in cui si opera.

3.  Coinvolgere le parti interessate interfunzionali

Consultare e parlare con le parti interessate di altri reparti, come ad esempio i responsabili delle vendite o i dirigenti, fornisce un’idea di come vengono viste le priorità dell’azienda e aiuta a creare un budget che rifletta le esigenze dell’intera organizzazione.

Questo tipo di consulenza inoltre permetterà ai colleghi di sentirsi parte del processo, il che li renderà più propensi ad accettare il budget.

4.  Pianificare le spese in conto capitale

Identificare eventuali esborsi necessari in conto capitale durante il periodo di budget, come investimenti in attrezzature, impianti e proprietà, è importante per assicurarsi di avere le risorse necessarie per operare e crescere senza intoppi.

5.  Impostare KPI

I KPI ed eventuali altri indici di performance aiuteranno a monitorare l’efficacia del budget. In particolare, è fondamentale includere nell’analisi non solo i costi generali, ma anche la previsione dei ricavi e la struttura di costi variabili per sostenere gli obiettivi.

Budget economico e budget finanziario

Nella fase di definizione del budget, è opportuno distinguere tra budget economico e budget finanziario.

• Il budget economico si focalizza sul conto economico, ovvero sulla proiezione dei costi (fissi e variabili) e dei ricavi, per determinare l’utile o la perdita presunta.
• Il budget finanziario, invece, analizza i flussi di cassa (entrate e uscite di denaro), la gestione della liquidità e le fonti di finanziamento per garantire che l’azienda disponga delle risorse finanziarie necessarie a sostenere le operazioni quotidiane e i progetti di investimento.

Tenere separati i due tipi di budget consente alla direzione aziendale di prendere decisioni più mirate, valutando sia la sostenibilità economica sia la solidità finanziaria.

Come fare previsioni realistiche

Per generare previsioni finanziarie realistiche ecco alcuni passaggi importanti:

 1.  Definire le aree di interesse

 Il primo passo è quello di identificare le metriche chiave che la previsione deve coprire. Ad esempio una crescita dei ricavi o un flusso di cassa determinato.

2.  Aggiornare la previsione con gli ultimi dati finanziari

Come base di partenza si prenderanno gli ultimi dati finanziari tratti dalle operazioni aziendali. Incorporando dati in tempo reale, la previsione rifletterà veramente lo stato delle attività in quel momento specifico garantendo previsioni più accurate.

3.  Stabilire un periodo di previsione

La previsione deve coprire uno specifico intervallo di tempo. Questo può essere mensile, trimestrale o annuale, ma le prestazioni tracciate devono essere appunto coerenti con il lasso di tempo scelto.

4.  Identificare modelli e tendenze

 Esaminando i dati sulle prestazioni passate è possibile ricercare tendenze che potrebbero ripresentarsi. Esistono modelli coerenti nelle vendite, nelle spese e in altre metriche critiche che possono guidare le proiezioni? Inoltre, è importante notare quando le cose cambiano, come e le cause.

5.  Prendere in considerazione i fattori influenti

Nel fare previsioni è importante prendere in considerazione eventuali elementi, noti o sconosciuti, che potrebbero avere un impatto sulle previsioni. Ad esempio: il lancio di nuovi prodotti, cambiamenti economici del mercato, cambiamenti normativi, ecc.

Redigere un budget e fare previsioni con Twproject

Redigere un budget accurato e fare previsioni affidabili rappresentano due attività fondamentali per il successo di qualsiasi progetto e di un’organizzazione.

Spesso però si tratta anche di uno dei compiti più complessi che un project manager può trovarsi a gestire.

Molte organizzazioni si affidano esclusivamente a Microsoft Excel per la sua familiarità e il costo ridotto, ma questo può essere un grande errore a lungo termine poiché cartelle di lavoro frammentate e input manuali possono portare a errori.

In questo caso, scegliere un ottimo software di project management diventa cruciale, in quanto una decisione ben ponderata aiuterà a rendere la gestione finanziaria più precisa e strategica.

Fra i numerosi sistemi presenti sul mercato, Twproject si fa notare grazie alla sua semplicità e alla sua ricchezza di features personalizzabili.

Grazie alla possibilità di centralizzare tutte le informazioni rilevanti, come costi stimati, spese effettive e risorse disponibili, team, manager e stakeholder possono mantenere una visione chiara e aggiornata della situazione economica del progetto.

Funzionalità come la generazione di report dettagliati, la simulazione di scenari e l’analisi predittiva basata su dati storici aiutano a identificare tempestivamente eventuali discrepanze tra il budget pianificato e quello reale.

Inoltre, Twproject consente di prevedere possibili rischi finanziari, ottimizzare l’allocazione delle risorse e adeguare la pianificazione in base alle esigenze.

Un ulteriore vantaggio è dato dalla collaborazione semplificata tra i membri del team e le parti interessate, che possono accedere facilmente ai dati finanziari rilevanti e contribuire a decisioni più informate.

In sintesi, un software di project management come Twproject non solo migliora l’efficienza operativa, ma fornisce un supporto fondamentale per una gestione economica più consapevole e orientata al successo di un progetto e dell’azienda in generale.