Come presentare un progetto con successo: 6 consigli chiave

Saper presentare un progetto nella giusta maniera fa la differenza e garantisce al Project Manager un elevato riconoscimento in termini di professionalità.

Oltre a ciò, è lampante che una buona presentazione aumenta in modo considerevole le chances di approvazione del lavoro.

Ma, e se ci sei passato lo sai bene, quante volte prima della presentazione di un progetto si viene assillati da dubbi e domande come “E se sbaglio?… E se annoio il pubblico?… E se dimentico qualche dettaglio importante?… E se non so rispondere ad una domanda?”

Sia davanti ad un pubblico di centinaia di persone o davanti ad un gruppo ristretto, molti relatori si chiedono come presentare i loro progetti con successo e sono nervosi prima di andare di fronte a un pubblico.

Per quanto alta o bassa sia la posta in gioco, ecco sei suggerimenti che aumenteranno la fiducia e aiuteranno a coinvolgere il pubblico.

In questo articolo vogliamo darvi 6 consigli chiave per superare le paure e presentare un progetto alla perfezione.

Come presentare un progetto con successo: 1. Stabilire la propria credibilità

Il materiale presentato non avrà molto peso e il pubblico non sarà impressionato se il relatore non riesce a convincere della propria credibilità.

Anche nel caso di un esperto con molte qualificazioni, il pubblico potrebbe comunque “mettere un muro” se non crede al relatore.

Stabilire la credibilità inizia nel momento in cui il relatore entra nella stanza. Ecco alcuni spunti:

• Vestirsi in modo appropriato per il pubblico e la situazione in modo che l’abbigliamento non distragga dalla presentazione.
• Trasmettere fiducia attraverso il linguaggio del corpo stando ben eretti, guardando il pubblico negli occhi ed evitando tic nervosi come torcere le mani o fare clic con la penna.
• All’inizio della presentazione, stabilire la credibilità spiegando cosa qualifica il relatore nel presentare il progetto.
• Infine, perfezionare in anticipo ogni aspetto della presentazione, dall’utilizzo di immagini di alta qualità all’esercitazione verbale.

Come presentare un progetto con successo: 2. Sfruttare al massimo lo spazio

Muoversi su un palco, in una classe o in una sala conferenze non solo farà sembrare il relatore più in controllo della situazione e più sicuro della presentazione, ma manterrà anche il pubblico più coinvolto rendendo la presentazione più dinamica. Allo stesso tempo, questo non significa camminare incessantemente dato che troppo movimento può distrarre e può diventare elemento di disturbo.

Come presentare un progetto con successo: 3. Non aver paura del silenzio

Si è tentati di colmare eventuali lacune di silenzio parlando costantemente, ma così facendo non si sta dando al pubblico abbastanza tempo per interiorizzare ciò che si sta presentando.

Anche parlare troppo e troppo velocemente può tradire un relatore nervoso. Consentire delle pause e un po’ di silenzio aiuterà il pubblico ad assorbire e conservare più informazioni.

Un trucco, ad esempio, è fare una pausa dopo aver presentato un grosso problema o la soluzione e lasciare che il peso di quell’informazione ricada sul pubblico. Oppure, consentire ad alcuni elementi visivi della presentazione di parlare da soli quando si mostra un’immagine significativa o un grafico importante.

Con la pratica, il silenzio può diventare un alleato importante per impressionare un pubblico.

Come presentare un progetto con successo: 4. Non soffermarsi sugli errori

Gli errori accadono ed errare è umano. I laptop si bloccano, le apparecchiature si guastano o si potrebbe dimenticare qualche frase o concetto. Il pubblico è meno propenso di quello che si pensa a giudicare un relatore sulla base dei suoi errori e più propenso a valutare come questo si riprende. Nel caso di un errore è importante non soffermarsi su questo e andare oltre.

Come presentare un progetto con successo: 5. Utilizzare gli elementi visivi

Gli elementi visivi possono spesso creare o distruggere una presentazione, far risaltare i risultati del progetto o non essere compresi.

Utilizzare uno strumento di presentazione interattiva può rendere concrete idee astratte sintetizzando e visualizzando i concetti attraverso immagini e video.

Ogni volta che si inserisce un elemento visivo in una presentazione però, bisogna ricordare che il contenuto della presentazione dovrebbe essere supplementare a ciò che viene detto dal relatore e non deve fungere da atto principale.

L’esempio palese da non copiare è quello di relatori che non fanno altro che leggere la presentazione alla lettera.

Come presentare un progetto con successo: 6. Coinvolgere il pubblico

È necessario coinvolgere il pubblico sin dall’inizio e mantenere alta la soglia d’attenzione durante tutta la presentazione del progetto.

L’inizio della presentazione è come la prima pagina di un libro. Dopo quella prima riga o quel primo paragrafo, il pubblico continuerebbe a leggere?

Il pubblico può essere coinvolto presentando il problema che la presentazione tenterà di risolvere, condividendo un aneddoto personale o collegando la discussione agli eventi attuali o ad altre questioni importanti che circondano la conversazione ad un livello più ampio.

Una volta catturato il pubblico, la loro attenzione può essere mantenuta attraverso un dialogo con loro o una presentazione interattiva. Se è appropriato alla situazione, il relatore può fare domande e fare in modo che il pubblico interagisca e partecipi attivamente.

Se si riesce a far sentire il pubblico come parte della presentazione e non come elemento passivo, sarà molto probabile che questo apprezzi la presentazione e che il messaggio rimanga ben impresso.

Le capacità di presentazione non sono qualcosa con cui si nasce, certo alcune persone possono essere più portate di altre, ma, nonostante la naturalezza con cui alcuni relatori possono sembrare a proprio agio di fronte ad un pubblico, anche gli oratori più talentuosi di solito hanno molta pratica dietro di loro.

La preparazione per una presentazione, che inizia con la ricerca e la raccolta di materiale e informazioni sul gruppo target fino alla creazione della presentazione, diventa più facile con l’aumentare dell’esperienza e della routine.

Come in tutte le cose, più spesso si affronta la sfida di parlare di fronte a un pubblico, più facile sarà evitare gli errori in futuro.

Ecco come un software di gestione progetti può aiutarti nella presentazione

I dati che ruotano intorno ad un progetto sono molti, andamento, tempi di consegna, costi, impegno delle risorse e riuscire a mostrarli in modo efficace senza annoiare il tuo pubblico può essere complesso. Spesso ci si aiuta con strumenti come fogli Excel e grafici ma avendo un software di gestione progetti ad aiutarti potrai far vedere i risultati del progetto in tempo reale.

Un software di gestione progetti potrebbe mostrare il Gantt del tuo progetto e come esso si sia evoluto nel tempo. Il carico delle tue risorse e l’andamento del lavoro svolto oltre ai costi a a tutta la documentazione allegata. Statistiche complessive potranno aiutarti a evidenziare eventuali problemi riscontrati avendo la certezza di mostrare dati aggiornati ad ogni riunione.