Come ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team

Un’efficiente organizzazione del lavoro in team è un processo indispensabile per raggiungere il successo di un progetto.

Un team efficace stimola i punti di forza individuali e permette ad ogni individuo di esprimere tutto il suo potenziale.

In questo articolo spiegheremo come ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team e quali strumenti scegliere per aumentare al massimo le prestazioni lavorative.

Perché l’organizzazione del lavoro nei team è importante?

Pur avendo un team composto dagli individui più brillanti, senza un lavoro di squadra efficace, produttività e qualità del lavoro molto probabilmente ne risentiranno.

Una buona organizzazione consente di distribuire i compiti in modo equo, ottimizzando le competenze di ciascun membro e riducendo il rischio di sovraccarico o di duplicazione degli sforzi.

Inoltre, facilita la comunicazione, evitando fraintendimenti e migliorando il coordinamento tra i membri del team.

Un team ben organizzato riesce a rispettare le scadenze, adattarsi più facilmente ai cambiamenti e affrontare le sfide con maggiore flessibilità.

Infine, un’organizzazione chiara e strutturata del lavoro aumenta la motivazione e il senso di responsabilità, contribuendo a un ambiente di lavoro positivo e alla crescita sia individuale che collettiva.

8 strategie su come ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team

1.  Formare team diversificati e inclusivi

 E’ importante creare team diversificati piuttosto che gruppi di persone con idee simili.

Inizialmente potrebbe sembrare più facile lavorare con dipendenti che abbiano le stesse idee evitando così possibili discussioni, ma un gruppo di persone con background diversi ha maggiori probabilità di portare sul tavolo prospettive ed esperienze diverse.

Se tutti i membri del team la pensano allo stesso modo, provengono da background simili e hanno le stesse opinioni, il lavoro che si produce sarà probabilmente unilaterale e meno creativo.

Con più punti di vista, si ottiene un processo decisionale più approfondito creando un lavoro potenzialmente più innovativo.

2.  Definire chiaramente ruoli e responsabilità per ogni membro del team

 Quando i dipendenti non sono sicuri dei propri compiti e responsabilità, spesso si crea tensione all’interno del team.

È importante che ogni membro del team sappia esattamente di cosa è responsabile in modo che non ci siano sovrapposizioni nei task.

Se più dipendenti lavorano allo stesso compito a causa della confusione di responsabilità, si sprecherà il proprio tempo prezioso.

3.  Costruire un clima di fiducia all’interno del team

È difficile lavorare in modo produttivo se l’atmosfera è tesa.

Per questo motivo, la fiducia è molto importante quando si vuole guidare un team verso il successo.

La fiducia tra i membri del team può prosperare con qualcosa di semplice come organizzare una cena insieme o partecipare ad attività da svolgere di team building.

È importante anche incoraggiare i membri del team a interagire tra loro al di fuori del lavoro. Ciò non solo creerà un clima di fiducia, ma aumenterà anche il morale dei dipendenti e la soddisfazione sulla vita lavorativa.

4.  Incoraggiare una comunicazione chiara e frequente

Sebbene questo possa sembrare un consiglio superfluo, in realtà è uno dei primi che vengono trascurati.

Sicuramente mantenere una comunicazione chiara e frequente, soprattutto con team grandi e/o remoti, è più facile a dirsi che a farsi.

Tuttavia, comunicare in modo chiaro garantirà che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d’onda, portando a un lavoro più accurato e completato in tempi più brevi.

Una comunicazione efficace aiuta anche a creare fiducia tra i membri del team, migliorandone così le prestazioni complessive.

5.  Concedere ai team autonomia nel processo decisionale

Avere fiducia nei membri del team affinché prendano le proprie decisioni è importante per creare fiducia e migliorare illavoro di squadra.

Spesso, se le persone non hanno l’autonomia e il potere di prendere decisioni in merito al lavoro in azienda, inizieranno a provare risentimento e, nel peggiore dei casi, inizieranno ad ostacolare il lavoro.

Per mantenere i membri del team coinvolti e impegnati, è importante fornire la libertà di prendere le proprie decisioni, sempre nel limite di ruolo e capacità di una persona.

6.  Gestire saggiamente le riunioni di team

Le riunioni di team, indipendentemente dalla frequenza con cui si svolgono, dovrebbero essere utilizzate per pianificare, fare brainstorming, riflettere e condividere idee.

Non importa quanto spesso i team si incontrino (questo dipende dal tipo di progetto), ma ogni meeting dovrebbe avere un piano strutturato.

Non c’è niente di più frustrante che avere riunioni frequenti che non portano a nulla.

7.  Non aver paura di riorganizzare le dinamiche di squadra

Se determinati ruoli e/o responsabilità non funzionano per alcuni membri del team, è importante apportare alcune modifiche.

Il project manager non deve aver paura di riorganizzare e riassegnare le attività da svolgere per migliorare le dinamiche e la produttività del team.

Se i dipendenti ricoprono ruoli in cui non hanno successo, ciò avrà un impatto negativo sull’intero team perché generalmente il lavoro di ogni persona dipende dal lavoro di uno o più altri membri del team.

Pertanto, è importante la gestione delle risorse umane e quindi, assicurarsi che tutti i membri del team ricoprano ruoli adatti che consentano loro di utilizzare le competenze che hanno e di mostrare tutto il loro potenziale.

8.  Offrire al team opportunità di apprendimento

Per massimizzare i vantaggi del lavoro di squadra sul posto di lavoro, è importante fornire al team una formazione e una guida adeguate.

Offrire opportunità di apprendimento non solo migliorerà le capacità di lavoro di squadra, ma aumenterà anche il coinvolgimento e la soddisfazione lavorativa dei dipendenti.

Workshop, corsi di formazione, congressi esterni all’organizzazione sono un ottimo modo per garantire che i dipendenti comprendano l’importanza del lavoro di squadra e come essere un membro efficace del team.

Ottimizzare l’organizzazione del lavoro nei team con Twproject

Le strategie viste in questo articolo permetteranno di migliorare l’efficienza del lavoro nei team.

Tuttavia, c’è uno strumento in più che può essere utilizzato per semplificare ancora di più il processo: l’utilizzo di Twproject.

Twproject è un software di project management che si adatta alle esigenze aziendali e permette di mantenere il controllo di un progetto a 360 gradi.

Fra le sue funzionalità si trovano strumenti di pianificazione del team che aiutano a stabilire le priorità delle attività, gestire i carichi di lavoro e stabilire scadenze chiare.

Anche con flussi di lavoro ben definiti e una collaborazione efficace, sfide e criticità possono comunque sorgere improvvisamente portando a distrazioni ed inefficienze che rallentano i progressi.

Uno degli aspetti più critici è il sovraccarico di dati, che può rendere difficile individuare le informazioni davvero rilevanti.

Per questo motivo, Twproject mette a disposizione strumenti avanzati per la gestione delle viste e l’uso di filtri intelligenti, permettendo di visualizzare solo ciò che è realmente necessario per ogni progetto (approfondisci questo aspetto nell’articolo Liberati dal sovraccarico di dati: ottimizza le viste con i filtri per i progetti).

Ecco perché l’utilizzo di un software di project management come Twproject aiuta il project manager ed i membri del team a mantenere la concentrazione, ottimizzare i flussi di lavoro e garantire che i progetti vengano completati in tempo.

Nel mercato odierno, sempre più dinamico e competitivo, in cui la velocità e l’agilità sono fattori chiave di successo, disporre di uno strumento che ottimizzi la gestione dei progetti non è più un’opzione ma una necessità strategica per restare.