In un contesto aziendale sempre più orientato ai risultati, il timesheet è diventato uno strumento fondamentale per monitorare attività, costi e produttività.
Non si tratta semplicemente di registrare le ore lavorate, ma di trasformare i dati raccolti in informazioni strategiche per migliorare la performance aziendale.
Ottimizzare l’uso dei timesheet significa passare da una logica di controllo a una logica di valore: comprendere come viene impiegato il tempo, su quali attività e con quali risultati.
INDICE
Perché il timesheet è uno strumento strategico
Un timesheet ben strutturato permette di avere una visione chiara delle attività svolte, delle risorse coinvolte e delle ore lavorate per progetto. Questo è particolarmente importante nelle aziende che gestiscono progetti a commesse, dove la marginalità dipende dalla corretta imputazione delle ore.
Monitorare ogni ora dedicata a un singolo progetto consente di:
- identificare scostamenti rispetto al budget
- controllare il centro di costo
- analizzare la redditività
- supportare decisioni strategiche basate su dati concreti
Il timesheet deve essere, quindi, uno strumento operativo ma anche analitico, capace di fornire insight utili al management.
Dalla pianificazione alla registrazione: il metodo corretto
Senza una solida organizzazione e pianificazione, anche il miglior sistema di timesheet rischia di diventare un semplice archivio di dati.
Per ottimizzare davvero l’utilizzo del timesheet, non basta chiedere al team di inserire le ore. È necessario adottare un metodo strutturato.
1. Definire le attività in modo dettagliato: la qualità dei dati dipende dalla qualità della pianificazione. Un progetto deve essere suddiviso in attività chiare, con obiettivi e risultati attesi ben definiti.
Una corretta organizzazione e pianificazione permette di associare le ore alle attività giuste, evitando inserimenti generici o poco utili in fase di analisi.
2. Assegnare responsabilità precise: ogni attività deve essere assegnata a una risorsa specifica. In questo modo è possibile monitorare con precisione le attività svolte e capire come viene distribuito il carico di lavoro.
Quando le responsabilità sono chiare, anche la registrazione delle ore lavorate diventa più accurata e coerente.
3. Registrare il tempo in real time: uno degli errori più comuni è compilare il timesheet a fine settimana.
Per ottenere dati affidabili, l’inserimento dovrebbe avvenire in tempo reale o comunque quotidianamente.
Una piattaforma come Twproject consente di:
- selezionare rapidamente il singolo progetto
- registrare le ore lavorate
- distinguere tra diverse attività svolte
- visualizzare le attività lavorate per progetto
La compilazione deve essere semplice e intuitiva, altrimenti il processo rischia di essere percepito come un obbligo burocratico.
Come Twproject ottimizza l’uso dei timesheet
Utilizzare un semplice foglio Excel o un sistema cartaceo o digitale non integrato limita fortemente il potenziale del timesheet.
Con un software di gestione come Twproject, il timesheet è nativamente collegato a:
- struttura dei progetti
- attività pianificate
- assegnazione delle risorse
- budget e costi
Il sistema è progettato per essere integrato con l’intero flusso di gestione del progetto, rendendo il controllo del tempo parte integrante del processo.
In un’azienda manifatturiera che lavora su commessa, ogni ordine cliente è collegato a un progetto.
Grazie al timesheet integrato in Twproject:
- gli operatori registrano le ore lavorate sulle specifiche fasi produttive
- l’ufficio tecnico monitora le attività svolte
- la direzione controlla costi e tempi
Sapere quanto tempo è stato impiegato su ogni fase permette di ottimizzare la futura organizzazione e pianificazione, migliorando le stime e aumentando la redditività.
Dal controllo dei costi al miglioramento delle performance
Ottimizzare il timesheet significa andare oltre la semplice registrazione delle ore lavorate. I dati raccolti possono essere utilizzati per:
- analizzare la produttività dei team
- individuare attività a basso valore
- ottimizzare la distribuzione delle risorse
- migliorare le performance individuali e di gruppo
In particolare, nelle aziende che operano per progetti con commesse, collegare il tempo al centro di costo permette di valutare con precisione la redditività e intervenire tempestivamente in caso di scostamenti.
Ottimizzare l’uso dei timesheet non significa solo tracciare le ore lavorate, ma trasformare il tempo in un asset strategico. Grazie a una corretta organizzazione e pianificazione, a uno strumento semplice e intuitivo come Twproject, è possibile ottenere un controllo reale sui costi e contribuire concretamente alla performance aziendale.
