Come calcolare le ore lavorate in un progetto

Sapere come calcolare le ore lavorate in un progetto aiuta a tenere traccia della produttività e dei costi associati ad ogni attività.

Inoltre, questa informazione permetterà al project manager di tener conto della mole di lavoro di ogni membro del team ed eventuali inefficienze.

In questo articolo vedremo perché il time tracking è fondamentale nella gestione di un progetto e i diversi metodi utilizzati per il calcolo delle ore lavorate.

Time Tracking: 5 motivi per cui è importante nella gestione dei progetti

1. Tenere traccia e stimare il tempo di lavoro

Il monitoraggio del tempo consente al project manager di calcolare il numero totale di ore impiegate per completare un determinato lavoro.

Inoltre, questa informazione permette di effettuare stime e proiezioni per lavori simili futuri.

2. Permette di fatturare correttamente i fornitori

Il monitoraggio del tempo aiuta a creare fatture accurate per i propri fornitori evitando errori nel conto ore e permettendo un pagamento puntuale.

3. Aiuta a gestire meglio il team di progetto

Monitorare il tempo aiuta i leader aziendali a gestire i propri team in modo efficace per aumentare la produttività complessiva nonché quella di ogni individuo.

Con il giusto strumento di time tracking, il project manager potrà ottenere informazioni dettagliate.

4. Permette di creare un record di lavoro

I report di monitoraggio del tempo sono utili quando gli stakeholder richiedono maggiori dettagli sul progetto.

Questa documentazione, inoltre, aiuta anche a spiegare quante risorse sono richieste per un determinato progetto.

È vitale durante l’auditing o quando si intraprendono progetti massicci.

Come tenere traccia delle ore lavorate

Esistono diversi metodi per tenere traccia delle ore lavorate, dai più basici ai più tecnologici. Ecco quali sono:

Carta e penna

Il metodo (ormai obsoleto) con carta e penna consiste nel riportare su un pezzo di carta l’ora di inizio e di fine dell’attività lavorativa.

Questo metodo alquanto basico è principalmente utilizzato in piccole attività con pochissimi dipendenti, tendenzialmente a gestione famigliare.

Logicamente, si tratta di una soluzione che difficilmente garantisce l’accuratezza delle ore e dei minuti lavorati riportati.

Inoltre, può ridurre la produttività di colui che si occupa di effettuare il controllo manuale di questi documenti.

Come è chiaro, si tratta di un metodo totalmente insostenibile all’interno di un’organizzazione più strutturata.

 Orologio digitale

Si tratta di un dispositivo che “stampa” digitalmente l’ora e la data di inizio e fine tempo di lavoro sul cartellino personale del dipendente.

Per usarlo, è sufficiente avvicinare la scheda al sensore della macchina che in automatico invierà i dati alla scheda personale del dipendente salvata all’interno di un programma calcolatore delle ore, solitamente gestito dalle Risorse Umane.

Alcuni orologi elettronici possono richiedere un PIN o un’impronta digitale per registrare i dati.

In questo modo è possibile calcolare il turno di lavoro e le eventuali ore di straordinario in maniera esatta ed immediata.

Software di monitoraggio del tempo

L’utilizzo di un software di time tracking installato direttamente sul computer o dispositivo mobile è un modo moderno per calcolare il numero di ore lavorate.

Una volta effettuato l’accesso al sistema e fatto clic sul pulsante per timbrare l’ingresso e l’uscita, il server del sito web registrerà i dati.

La maggior parte dei software viene fornita con un’opzione di localizzazione per garantire la registrazione corretta del tempo di lavoro.

Calcolare le ore lavorate in un progetto: scegli un software di project management

Le soluzioni viste precedentemente per il time tracking possono essere efficaci in alcuni casi, ma la precisione e l’efficacia dell’utilizzo di un software di project management come Twproject non ha eguali.

Guarda in quanti modi puoi farlo.

Personalizzazione delle voci di tempo

Twproject ti consentirà di creare voci di orario manualmente o utilizzando un tracker automatico.

La prima soluzione permette ai dipendenti di selezionare un’attività e inserire manualmente, in una pagina stile Excel, il tempo trascorso a lavorarci.

In questo modo il dipendente può focalizzarsi interamente sul lavoro ed inserire le ore dedicata all’attività in un secondo momento.

La seconda soluzione è invece quella di utilizzare un timer che registri automaticamente il tempo speso su ogni attività.

Con un semplice clic sul pulsante di riproduzione all’interno del software sarà possibile iniziare a registrare il tempo dedicato ad un’attività.

Con questa soluzione i dipendenti dovranno però ricordarsi di mettere in pausa il timer durante le pause.

Tenere traccia delle ore di lavoro

Twproject permette di monitorare il worklog inserito in real time, evidenziando eventuali sforamenti rispetto al piano.

Sarà possibile individuare le ore lavorate per compito, per progetto, per collaboratore.

 Creazione di report

Un software di project management deve permettere di filtrare il worklog ed estrarre i dati secondo diversi filtri.

In questo modo si potranno creare report sulle tempistiche estremamente utili non solo per il project manager, ma anche per gli stakeholder.

Reminder

Può succedere di dimenticarsi di inserire le ore lavorate corrispondenti ad alcune attività.

Un buon software di project management deve avere una funzione per ricordare di inserire il tempo di lavoro dove manca.

Solo in questo modo, infatti, sarà possibile una gestione del progetto efficace e veritiera.

Per concludere, il calcolo del numero di ore lavorate in un progetto è importante per tenere traccia della produttività, gestire i costi in maniera corretta e promuovere un ambiente di lavoro positivo.

Come visto, esistono diversi metodi per misurare il tempo lavorato, ma l’efficienza di Twproject nel time tracking è ineguagliabile.