Un project manager ha a che fare con le aspettative dei clienti, le scadenze dei progetti e le priorità in continua evoluzione, il tutto cercando di coordinare e gestire il team e di rispondere alle richieste degli stakeholder.
Ammettiamolo, è un lavoro spesso impegnativo, che richiede tempo e sforzi per gestire tutte le parti e può sembrare che le ore non bastino mai!
I project manager sono coinvolti sia nella gestione del carico di lavoro del proprio team che nella gestione del proprio carico di lavoro.
Le capacità di organizzazione e di gestione del tempo sono quindi fondamentali per garantire che il lavoro venga svolto nel modo più efficiente possibile.
Questo è il motivo per cui è così importante pensare a come dare priorità e organizzare il carico di lavoro.
INDICE DEI CONTENUTI
Mantenere sotto controllo il carico di lavoro consente di risparmiare tempo, semplifica i processi, riduce i costi e migliora la produttività.
Ecco quattro suggerimenti per una gestione efficace del carico di lavoro.
1) Impostare chiare aspettative
La maggior parte della nostra vita lavorativa trascorre gestendo le aspettative e le priorità di altre persone.
E quando quelle aspettative non sono chiaramente comunicate, il team di progetto non conosce i limiti e le regole in cui dovrebbe operare.
Stabilire chiaramente gli obiettivi fin dall’inizio ed organizzare regolari meeting ed incontri per ogni nuovo progetto e durante tutta la durata di un progetto, chiarisce la situazione con l’intero team.
Tutti coloro che sono coinvolti nel progetto dovrebbero conoscere la visione generale, il ruolo che svolgono e come dovrebbero comportarsi.
Queste riunioni servono per impostare le regole di base, rispondere a dubbi e domande e assicurarsi che tutti si stiano muovendo nella stessa direzione.
I documenti di progettazione interna sono preziosi per queste conversazioni iniziali.
Questi documenti di progettazione fungono da schema per le aspettative del progetto e in genere includono:
- Contesto sul problema che si sta risolvendo e motivazioni;
- Obiettivi e requisiti del progetto;
- Riepilogo della soluzione;
- FAQ, cioè domande e risposte frequenti sul progetto.
I documenti di progettazione servono anche come documenti ufficiali da poter consultare durante l’intera durata del progetto.
Il documento di progettazione può essere anche rivisto durante le riunioni con i clienti e le altre parti interessate per ricordare loro gli obiettivi e la direzione del progetto.
Stabilire aspettative chiare e realistiche all’inizio di un progetto e assicurarsi che queste siano accettate e rispettate da tutti gli stakeholder, è la chiave vincente per evitare potenziali delusioni e sfiducia in seguito.
2) Comunicare coerentemente
Anche i più piccoli malintesi possono causare stress, frustrazione e persino risentimento nella testa dei collaboratori.
Una comunicazione chiara e coerente fin dall’inizio può aiutare a evitare del tutto queste emozioni negative.
Un processo di comunicazione strutturata è fondamentale, soprattutto quando le attività diventano più complesse.
Non solo è necessario effettuare regolari incontri con il team per ricordare gli obiettivi del progetto e allinearsi sulle attività, ma anche per condividere come i vari membri si sentono e se vivono preoccupazioni o disagi in particolare.
Questo dialogo aiuta anche a comprendere come e quando è necessario effettuare trasferimenti di risorse per fornire un supporto migliore al team e farlo funzionare al meglio.
Anche nel caso in cui tutto si stia svolgendo per il meglio, le scadenze ed i costi sono in linea, ed il team sta facendo un buon lavoro, è giusto comunicare ai collaboratori che il loro lavoro è apprezzato.
La chiave sta nell’aiutarli a capire e rimanere concentrati sul quadro generale e sugli obiettivi, nel sostenerli e riconoscere continuamente in che modo i loro contributi stanno portando avanti il progetto.
3) Distribuire il carico di lavoro
Quali sono le abilità del team di progetto? Chi è effettivamente disponibile durante tutta la durata del progetto?
Quali sono i punti di forza e le debolezze di ogni collaboratore?
Spesso si ha la tentazione di sovraccaricare i collaboratori migliori a discapito degli altri.
Questo comportamento peró non solo porterá i top performer sull’orlo di una possibile crisi, ma anche gli altri collaboratori ad annoiarsi e perdere l’interesse nel progetto in generale.
Si potrebbe pensare, ad esempio, di lasciare ai membri del team piú dotati i task piú complessi e tutto il resto distribuirlo equamente nel team.
Chiaramente, le esigenze di personale potranno cambiare durante l’esecuzione del progetto.
Per questo è necessario essere consapevoli di come ogni membro del team spende il proprio tempo, in modo da poter essere flessibile e regolare il corso quando necessario.
Il programma di risorse, come ogni attivitá di progetto, deve anch’esso essere pianificato in modo strategico.
Inoltre è necessario che tutti capiscano le aspettative e come stanno contribuendo agli obiettivi di livello superiore.
In caso di dubbi o problemi, non devono avere paura a comunicare nè trovarsi nell’ambiente di lavoro blocchi alla comunicazione.
E‘ responsabilitá del project manager quindi garantire a tutti i membri del team un’ equa quantità di lavoro, in base alle loro conoscenze, competenze ed esperienze individuali.
4) Analizzare sempre
Non si puó gestire ciò che non si misura.
Fondamentale, pertanto, è avere a disposizione un software di gestione del carico di lavoro, per per tenere traccia dei successi e delle sfide dei progetti e dello stato di carico del team.
Il carico del team deve essere costantemente monitorarto per evidenziare possibili necessità delle risorse, sovraccarichi o rallentamenti dovuti a fattori esterni al progetto.
Ma in particolari situazioni, come ad esempio durante le riunioni, si possono utilizzare altri strumenti efficaci per la gestione del carico di lavoro….quali ad esempio un taccuino e una penna.
Giornalmente, quando si analizza il punto della situazione dei progetti si può prendere nota di eventuali opportunitá o possibili rischi.
Durante i meeting e gli incontri con i collaboratori e con gli stakeholder, si puó prendere nota di dubbi, domande, feedback, impressioni che vengono esposti.
Nel corso del tempo, rivedendo le note, sará possibile tenere traccia dei risultati del progetto e delle tendenze in termini di risorse.
Forse i progetti di un cliente superano costantemente il budget?
Forse uno dei membri del team è perennemente sovraccaricato di lavoro mentre un altro continua a chiedere maggiori responsabilità?
Se si crea un’abitudine costante di prendere appunti e di esaminarli ogni settimana o mese, è possibile identificare cosa funziona e cosa no ed iniziare a risolvere i problemi ricorrenti, in modo che non persistano.
Alcune domande utili da porsi sono:
- Cosa ha funzionato bene in questo progetto?
- Perché questo progetto ha superato il budget?
- Questo progetto è stato proficuo?
- Chi è oberato di lavoro?
La comprensione e la registrazione di questi dati consentono di identificare quali modifiche di processo è necessario apportare, in modo da poter migliorare in modo iterativo la priorità e organizzare il carico di lavoro.
Ovviamente taccuino e penna sono utili ma l’utilizzo di un apposito software è fondamentale per tenere traccia di tutte queste informazioni e semplificare e ottimizzare gli output di questa analisi.
Infatti la classificazione dei dati permette una analisi degli stessi, nonchè l’uso strategico in ottica di miglioramento aziendale.
Prendere proattivamente decisioni intelligenti sul flusso e sul carico di lavoro del team, diviene funzionale grazie all’uso di un software di progetto integrato.
Hai suggerimenti su come gestire il carico di lavoro al meglio?
Quali sono state le tue più grandi difficoltà? Lasciaci il tuo commento.
