Le azioni correttive e preventive sono processi per identificare, documentare e affrontare i difetti, le carenze e le non conformità.
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Queste sono anche dette “CAPA” (dall’inglese “Corrective Actions Preventive Actions”) e rappresentano il sistema immunitario di un’organizzazione.
Normalmente, azione correttiva, azione preventiva e riparazione dei difetti sono termini comunemente usati nella gestione della qualità del progetto.
La riparazione dei difetti è un concetto semplice, ma differenziare l’azione correttiva e l’azione preventiva può risultare difficile; la differenza è infatti così minima che molti si confondono.
Cos’è CAPA?
CAPA, come detto prima, è l’abbreviazione di azione correttiva e azione preventiva.
Questi due aspetti della CAPA sono tradizionalmente collegati, ma ecco la principale differenza tra i due:
- Azione correttiva: eliminazione della causa o delle cause di una non conformità esistente o di una situazione indesiderabile al fine di prevenirne il ripetersi.
- Azione preventiva: identificazione ed eliminazione delle cause di potenziali non conformità al fine di prevenirne il verificarsi.
In certificazioni di qualità standard come ISO 9000 ad esempio, la descrizione dell’azione preventiva segue direttamente la descrizione dell’azione correttiva, il che ha portato all’idea erronea che i due processi debbano lavorare insieme.
In realtà, sono due percorsi separati e l’azione preventiva idealmente precede l’azione correttiva per prevenire o evitare la necessità di un’azione correttiva.
L’azione correttiva è quindi reattiva, mentre l’azione preventiva è proattiva.
Qual è il significato di azione correttiva?
L’azione correttiva implica l’identificazione, la documentazione e l’eliminazione della causa principale di una non conformità o di un problema per evitare che il problema si ripresenti.
Le azioni correttive vengono prese in considerazione più dettagliatamente rispetto alle correzioni – che risolvono problemi immediati – e in genere si attuano azioni correttive su un periodo di tempo leggermente più lungo per prevenire il ripetersi.
Ad esempio, se si mette un secchio sotto una tubatura che perde, questa è una correzione perché risolve un problema in immediato. Se però si ispeziona l’intero lavandino e lo scarico e si nota che il tubo perde e si blocca ripetutamente a causa di una guarnizione danneggiata che viene quindi sostituita, questa è un’azione correttiva.
I Passaggi del Processo Correttivo
Di seguito sono riportati alcuni passaggi in un processo correttivo:
- Identificare e documentare prontamente il problema. Fare domande per acquisire dettagli e determinare se si tratta di un evento isolato o se ha il potenziale per ripetersi.
- Implementare una correzione, un contenimento o una riparazione temporanea.
- Trovare la causa del problema.
- Determinare la soluzione che impedirà il ripetersi del problema. Le soluzioni possono includere nuove parti o modifiche ai processi.
- Implementare l’azione correttiva e assicurarsi che tutto sia documentato.
- Verificare che l’azione continui a essere efficace e che il problema non si ripresenti.
Che cos’è l’azione preventiva?
L’azione preventiva è ora considerata una parte di una buona pianificazione e di una corretta analisi e gestione del rischio.
Questa incorpora pienamente l’idea che la prevenzione viene prima ed elimina i problemi e, di conseguenza, la necessità di un’azione correttiva.
L’azione preventiva determina ciò che in un progetto potrebbe deviare dal percorso scelto e causare ad esempio superamento di budget o output di bassa qualità.
Un esempio, rifacendosi a quello precedente, sarebbe di controllare le tubature e gli scarichi di tutti i lavandini presenti per verificare se alcune parti dovrebbero essere sostituite prima che si guastino.
Un processo di azione preventiva, oltre a includere un piano d’azione preventivo specifico per mitigare potenziali problemi, comprende anche l’implementazione di controlli per garantire che eventuali misure preventive continuino a funzionare.
Azione preventiva significa identificare non solo potenziali problemi, ma anche opportunità di miglioramento.
Idee comuni – ma errate – sul CAPA
Sebbene le normative possano richiedere alle organizzazioni di documentare i processi CAPA e seguirli, le organizzazioni spesso hanno le seguenti idee sbagliate su questo concetto:
- È una punizione perché qualcosa è andato storto
- È lavoro extra. La soluzione è istituire un comitato di revisione con persone addestrate in ruoli appropriati in modo che il CAPA diventi una responsabilità regolare.
- La formazione è troppo costosa. La direzione spesso si lamenta del fatto che né i budget né i programmi offrono risorse per la formazione dei dipendenti nell’esecuzione efficiente della CAPA, ma è possibile risparmiare denaro mettendo in atto un processo.
CAPA è più semplice con un piccolo aiuto
Le organizzazioni troveranno sempre dei difetti nei suoi prodotti o processi, ma esiste sempre un margine di miglioramento, e trovarlo con un software di project management sarà molto più semplice.
L’azione correttiva è un’attività identificata per correggere o risolvere un problema presente, mentre l’azione preventiva è definita come un’attività identificata per prevenire un problema che può verificarsi nel prossimo o lontano futuro, entrambe queste azioni, con un software come Twproject possono essere tracciate ed evidenziate facilmente.
Twproject, mostrando in tempo reale eventuali ritardi, e problematiche affrontate dal team permettono delle azioni correttive immediate sul progetto, allo stesso tempo, creando una knowledge base degli eventi, permette delle azioni correttive per i progetti futuri.
La capacità di identificare i rischi e contribuire all’identificazione delle azioni correttive e preventive è un’abilità importante che le organizzazioni possono – e dovrebbero – sviluppare e utilizzare a loro vantaggio a discapito delle idee comuni, ma errate, che circolano sul CAPA.
