Aumentare la produttività del team: 7 consigli da seguire

Gestire e aumentare la produttività del team non è un compito facile.

Da un lato, si vogliono mantenere livelli motivazionali sani all’interno della squadra, ma dall’altro è comunque necessario lavorare sodo verso gli obiettivi organizzativi.

A volte, non importa quanto si lavora duramente, il risultato sembra non arrivare.

Ma essere produttivi non significa semplicemente lavorare più ore, anzi, sapere che si lavorerà fino a tardi potrebbe persino essere una scusa per procrastinare e rimandare le attività.

Ma niente paura! Nonostante tutto, è ancora possibile migliorare la produttività del team e raccogliere i frutti anche grazie ai 7 consigli contenuti in questo articolo.

Migliorare la produttività del team: Essere realistici sulle tempistiche

• Quanto tempo si ha a disposizione?
• Cosa è possibile fare in questo tempo determinato?
• Quanto tempo ci vuole per svolgere i diversi compiti?

Rispondere a queste domande è il primo passo per aumentare la produttività. A volte, si va incontro al fallimento solo perché non si è realistici riguardo alle tempistiche.

Sapere quanto tempo ci vuole per fare qualcosa e sapere quanto tempo si ha a disposizione è essenziale.

Inoltre, bisogna tenere conto che la produttività non è statica e ogni giorno si può essere più o meno efficienti e concentrati nel lavoro.

Per questo è importante concedersi del tempo di riserva in cui è possibile recuperare le attività che non sono state terminate.

Un esempio è quello di lasciare i venerdì pomeriggio tendenzialmente liberi in modo da avere spazio per terminare il lavoro.

Aumentare la produttività del team: Valutare i processi

Allo stesso modo in cui si rivaluta e si misura il tempo necessario per ogni attività, così si dovrebbe valutare e misurare l’efficienza dei processi (che sono diversi dai progetti).

A volte, il modo in cui si fanno le cose è stabilito da persone che non stanno facendo quel lavoro o forse quei processi sono basati su vecchie tecnologie e vecchi modi di lavorare.

Tutto ciò può avere un impatto significativo sulla produttività del team.

Nella rivalutazione di ogni processo è importante assicurarsi di riconsiderare come vengono fatte le cose e non aver paura del cambiamento.

Inoltre, è essenziale coinvolgere quelle persone che utilizzano attivamente quei processi.

Aumentare la produttività del team: Evitare il multitasking

Tutti incontrano durante la giornata lavorativa molteplici distrazioni che fanno perdere la concentrazione.

Un esempio comune: si perde la concentrazione anche solo rispondendo a un’e-mail di 2 minuti nel mezzo di un’altra attività.

Recuperare quella concentrazione è ciò che richiede più tempo e, a sua volta, rende meno produttivi.

È necessario insegnare al team a focalizzare tutta l’energia e attenzione nel compito da svolgere, dimenticando, per il momento, il resto.

Incrementare la produttività del team: Dare priorità e organizzare il carico di lavoro in modo efficiente

Essere organizzati è un elemento cruciale per il successo e avere elenchi di cose da fare è un’ottima tecnica organizzativa.

Il project manager può aiutare i membri del team ad organizzare il carico di lavoro indicando ed individuando le priorità.

Ci saranno sempre molte diverse cose da fare, ma il trucco è stabilire le priorità e organizzare l’agenda di conseguenza.

In tutto questo un peso notevole lo avrà la modalità con cui è stato creato il team di progetto. Se si sono scelte le persone sbagliate sarà molto complicato organizzarle al meglio. A tal proposito potrebbe interessarti questo articolo su come creare un team di progetto.

Migliorare la produttività del team: Essere consapevoli di sé stessi

Essere produttivi dipende dalla consapevolezza di sé.

È essenziale insegnare ai membri del team a riconoscere quando sono più produttivi e quando svolgono il lavoro migliore.

Conoscendo questo, è possibile organizzare il lavoro, del singolo e della squadra, in modo più efficiente.

In questo senso il project manager dovrebbe essere più elastico, ciò significa che non tutte le attività devono necessariamente essere svolte seduti in ufficio.

Alcune persone, ad esempio, quando devono ascoltare un video o devono fare telefonate, potrebbero farlo in maniera più produttiva mentre camminano.

Ogni membro del team lavora al meglio quando gli viene dato un ambiente in cui gli è permesso di fare le cose “a modo suo”, chiaramente entro certi limiti.

Migliorare la produttività del team: Fornire feedback costruttivi

È importante che i membri del team ricevano regolarmente feedback sul loro lavoro.

I veri leader comprendono l’importanza del feedback, sapendo come fornirlo in modo efficace e costruttivo.

Che sia positivo o negativo, questo deve essere sempre onesto.

Il project manager deve essere chiaro su cosa e perché, portando esempi oggettivi e aiutando ad immaginare il futuro post-cambiamento.

Allo stesso modo, il feedback deve essere anche positivo nel caso di attività ben fatte e piccole vittorie.

L’apprezzamento è un bisogno umano fondamentale ed è essenziale per un posto di lavoro di successo.

Tutto ciò contribuirà a instillare una cultura di fiducia e crescita personale, poiché i dipendenti si sentiranno valorizzati.

Aumentare la produttività del team: Saper ascoltare e capire

Anche se questo dovrebbe essere una cosa automatica in tutte le organizzazioni, in realtà è ancora un problema che viene costantemente affrontato dai dipendenti.

In qualità di manager, è essenziale incoraggiare una comunicazione bidirezionale, lavorando per comprendere le esigenze dei membri del team.

È anche utile ascoltare tutte le idee che possono avere, perché se i dipendenti si sentono messi da parte, ciò influenzerà i loro livelli di motivazione avendo un impatto negativo sulla produttività e sull’efficienza del team.

Usare questi 7 suggerimenti significa essere consapevoli di ciò su cui concentrarsi e sapere quando è il momento di lasciar andare.

La produttività del team è simile a quella di preparare una torta in cui gli ingredienti giusti – i membri del team – devono essere scelti e mescolati nel giusto modo.

Nel complesso, non esiste un unico modo per consentire al team di essere più produttivo, anzi, con piccoli e costanti accorgimenti si possono gettare le basi di un ambiente produttivo.