Analisi dei rischi nel project management

L’analisi dei rischi nel project management diventa una chiave molto importante per il successo di un progetto.

I progetti sfruttano risorse e opportunità e da queste derivano incertezza, sfide e rischi; e l’ultima cosa che un project manager vuole affrontare sono proprio i rischi.

Vediamo in questo articolo di definire che cos’è l’analisi dei rischi nella gestione dei progetti, perché è importante e come eseguirla.

Che cos’è l’analisi dei rischi nel project management

L’analisi dei rischi nella gestione dei progetti è il monitoraggio strutturato dei problemi che possono influenzare le scadenze e la qualità di un progetto in corso.

Attraverso il risk management si possono identificare e definire i rischi, le loro probabilità di accadimento, come affrontarli se si verificano e le misure da intraprendere per evitarli.

Il successo di un progetto dipende spesso dalla qualità dell’analisi del rischio poiché un imprevisto potrebbe avere conseguenze, anche importanti, in diverse parti del lavoro.

Esistono due tipi di analisi, quantitativa e qualitativa; l’utilizzo di una o l’altra può dipendere dalle esigenze del progetto specifico.

Analisi quantitativa dei rischi: che cos’è e come si fa

L’analisi quantitativa del rischio è un esame statistico e numericamente calcolato dell’impatto di un rischio sull’intero progetto.

Misurare quantitativamente i rischi aiuta a ridurre l’incertezza sul successo di un progetto promuovendo la creazione di un piano di gestione del rischio.

Questo metodo di analisi può richiedere strumenti specifici, ma è generalmente obiettivo e preciso.

Ecco come avviene:

• Intervistare le parti interessate per raccogliere informazioni e formare scenari.
• Analisi di sensibilità: aiuta all’identificazione dei rischi e a definire quali possono verificarsi maggiormente e gli effetti sul progetto.
• Analisi dei valori monetari attesi: un metodo statistico che misura il risultato medio dei probabili scenari includendo il costo e guadagno di ogni percorso.
• Modellazione e simulazione: è uno strumento che utilizza un modello che converte le incertezze nel loro potenziale impatto sugli obiettivi del progetto.
• Pianificare l’analisi del rischio: in questo caso, il metodo del diagramma di precedenza può essere utilizzato per verificare se l’obiettivo del progetto sarà completato entro una certa data ed entro la stima dei costi.
• Giudizio di esperti: ottenere consigli da esperti per identificare i potenziali costi e gli effetti sulla pianificazione, valutare le possibilità, interpretare i dati e identificare punti deboli e punti di forza può essere di grande valore.

Analisi qualitativa dei rischi: che cos’è e come si fa

L’analisi qualitativa del rischio calcola la probabilità di un rischio di verificarsi.

In questo modo è possibile determinare su quali rischi concentrarsi in base sia alla probabilità di accadere sia alla gravità dell’impatto sul progetto.

L’analisi qualitativa del rischio in genere implica l’organizzazione e la categorizzazione dei rischi in una matrice che mostra la probabilità, l’esito e l’impatto di ciascun rischio sul successo complessivo del progetto.

Questo metodo è più rapido dell’analisi quantitativa del rischio, sebbene sia più soggettivo.

Ecco come avviene:

• Probabilità del rischio e valutazione dell’impatto: durante questa fase ogni rischio che potrebbe verificarsi viene studiato e analizzato in relazione ai suoi effetti plausibili sugli obiettivi del progetto. In seguito, ogni rischio viene classificato secondo livelli diversi.
• Matrice di valutazione del rischio di impatto: i risultati documentati della probabilità di rischio possono essere descritti in termini qualitativi, come molto alto, alto, neutro, basso e molto basso.
• Il rating del rischio è sviluppato utilizzando una matrice che rappresenta le scale di rischio per ciascuno dei rischi. La matrice documenta la scala di probabilità del rischio tra nessuna possibilità (tasso 0,0) e certezza (tasso 1,0), nonché la scala di impatto del rischio, che riflette la gravità della sua influenza sull’obiettivo del progetto. Questa matrice aiuta a migliorare la qualità dei dati e rende il processo di gestione più facile da replicare durante il progetto.
• Classificazione del rischio: in questa fase, i rischi sono raggruppati per cause comuni per determinare le aree più esposte del progetto e per aiutare a sviluppare un piano di risposte ai rischi efficace.
• Valutazione dell’urgenza del rischio: in alcuni casi, l’urgenza può essere combinata con la classificazione del rischio. Si tratta di un metodo utilizzato per valutare il grado in cui i dati sono utili per la gestione del rischio, generando un rating di finale
• Giudizio di esperti: in molte occasioni può essere utile avvalersi del consiglio di esperti, come persone con esperienza recente su casi di progetti simili, attraverso interviste o workshop appositi.

Perché l’analisi dei rischi nel project management è importante?

• Incoraggia la progressione: il progetto può andare avanti limitando il numero di deviazioni e sorprese che si verificano durante il suo ciclo di vita.
• Comunica i problemi: conoscere i potenziali rischi di progetto consente al project manager di comunicare i problemi alle parti interessate.
• Rende i rischi gestibili: l’analisi dei rischi crea opportunità per preparare alla gestione dei problemi riducendo l’impatto negativo sul progetto.

Per concludere, i rischi costituiscono una realtà comune a tutti i progetti.

Una delle maggiori sfide che un project manager deve affrontare è non farsi sopraffare dal numero o dall’entità dei possibili rischi identificati.

Al contrario, un buon gestore di progetti dovrebbe avere la capacità di concentrarsi sugli elementi importanti che potrebbero minacciare il buon funzionamento del progetto e successivamente sviluppare un piano di gestione e risposta al rischio.

Il processo risk management nella gestione dei progetti è una delle procedure più importanti del project management e mira ad assicurarne il percorso verso il completamento con successo.

Attraverso una corretta gestione dei rischi di progetto, che significa anche utilizzare un buon software di project management, un’azienda può garantire il completamento con successo del progetto e ridurre al minimo l’impatto negativo di eventuali rischi attraverso azioni tempestive.