L’analisi dei costi (e benefici) di un progetto, è fondamentale nel project management e spesso rappresenta l’elemento più critico per un project manager. Esaminiamo più da vicino questo processo essenziale.
Quando si gestisce un progetto, è necessario prendere molte decisioni importanti, come implementare monitoraggio e controllo durante il ciclo di vita del progetto.
INDICE DEI CONTENUTI
A causa dell’elevata posta in gioco, i buoni project manager non prendono decisioni semplicemente basate sull’istinto. Preferiscono minimizzare il rischio al meglio delle loro capacità e agire solo quando c’è più certezza che incertezza.
Ma come è possibile in un mondo con una miriade di variabili e un’economia in costante cambiamento?
La risposta è:
consultare rigidamente i dati raccolti con strumenti di reporting, grafici e fogli di calcolo.
È quindi possibile utilizzare tali dati per valutare le proprie decisioni con un processo denominato analisi dei costi-benefici di un progetto.
Un uso intelligente dell’analisi costi-benefici aiuterà a minimizzare i rischi e a massimizzare i guadagni sia per il progetto che per l’organizzazione in generale.
Che cos’è l’analisi dei costi di un progetto?
L’analisi dei costi nel project management è stata ideata per valutare il costo rispetto ai benefici nella proposta di progetto.
Questo processo inizia con una lista in cui sono raccolte tutte le spese del progetto insieme ai benefici che ne deriveranno una volta completato con successo il progetto.
Da ciò è possibile calcolare il ritorno sull’investimento (ROI), il tasso di rendimento interno (IRR), il valore attuale netto (NPV) e il periodo di ammortamento.
La differenza tra il costo e i benefici determinerà se l’azione è giustificata o meno.
Nella maggior parte dei casi, se il costo è pari al 50% dei benefici e il periodo di ammortamento non è superiore a un anno, vale la pena agire.
Un’analisi costi-benefici è un processo attraverso il quale le organizzazioni possono analizzare decisioni, sistemi o processi o determinare un valore per i beni immateriali.
Il modello è costruito identificando i benefici di un’azione e dei costi effettivi a questa associati e sottraendo i costi dai benefici.
Una volta completata, un’analisi costi-benefici produrrà risultati concreti che possono essere utilizzati per sviluppare conclusioni ragionevoli in merito alla fattibilità e / o all’opportunità che rappresenta una decisione o situazione.
Lo scopo dell’analisi costi-benefici
Lo scopo dell’analisi costi-benefici nella gestione del progetto è di avere un approccio sistemico per capire i vantaggi e gli svantaggi di vari percorsi attraverso un progetto, comprese le transazioni, le attività, i requisiti aziendali e gli investimenti.
L’analisi costi-benefici offre opzioni e offre l’approccio migliore per raggiungere un obiettivo risparmiando sull’investimento.
Ci sono due scopi principali nell’utilizzo di un’analisi dei costi di un progetto:
- Per determinare se il progetto è valido, giustificabile e fattibile, verificando se i suoi benefici superano i costi.
- Offrire una baseline dei costi di riferimento per confrontare i progetti determinando quali benefici del progetto sono maggiori dei suoi costi.
Il processo di analisi costi-benefici: 10 passaggi chiave
Il processo di analisi dei costi-benefici di un progetto è composto da 10 passaggi attraverso i quali è possibile stabilire la convenienza del progetto. Vediamo insieme quali sono:
- Quali sono gli obiettivi del progetto? Prima di poter decidere se un progetto vale la pena, è necessario avere un’idea chiara e precisa di cosa questo si impegna a realizzare.
- Quali sono le alternative? Prima di poter sapere se il progetto è quello giusto, è necessario confrontarlo con altri progetti e vedere quale è il miglior percorso da seguire.
- Chi sono le parti interessate? Elencare tutti gli stakeholder del progetto.
- Che misure si utilizzeranno? È necessario decidere le metriche che si useranno per misurare tutti i costi e i benefici.
- Qual è l’esito di costi e benefici? È necessario sapere quali sono i costi e i benefici del progetto e mapparli in un periodo di tempo rilevante.
- Qual è la valuta comune? Qui si prendono tutti i costi e i benefici raccolti e si convertono nella stessa valuta per fare un confronto reale.
- Che tasso di sconto verrà applicato? Questo esprimerà l’ammontare degli interessi come percentuale del saldo alla fine di un certo periodo.
- Il valore attuale netto delle opzioni del progetto è…? Questa è una misura del profitto che viene calcolata sottraendo i valori attuali dei flussi finanziari in uscita dai valori attuali dei flussi di cassa in entrata in un determinato periodo di tempo.
- Analisi di sensibilità? Questo è uno studio di come l’incertezza dell’output può essere suddivisa in diverse fonti di incertezza nei suoi input.
- Decisione finale? Il passo finale, dopo aver raccolto tutti questi dati, è quello di fare la scelta più raccomandata secondo l’analisi.
Esistono limitazioni all’analisi costi-benefici?
Naturalmente, esiste sempre un rischio inerente a qualsiasi impresa, e il rischio e l’incertezza devono essere considerati quando si valuta la l’analisi costi-benefici di un progetto.
E’ possibile calcolare questo con la teoria della probabilità. L’incertezza è diversa dal rischio, ma può essere valutata utilizzando un’analisi di sensitività per illustrare come i risultati rispondono ai cambiamenti dei parametri.
Nel complesso l’uso dell’analisi costi-benefici è un passaggio cruciale nel determinare se vale la pena perseguire qualsiasi progetto.
Per i progetti che comportano spese in conto capitale da piccole a medie e che siano da brevi a intermedi (in termini di tempo di completamento), un’analisi approfondita costi-benefici può essere sufficiente per prendere una decisione razionale e ben informata.
Per i progetti di grandi dimensioni con un orizzonte temporale a lungo termine, l’analisi costi-benefici non riesce tipicamente a giustificare importanti preoccupazioni finanziarie come l’inflazione, i tassi di interesse, i flussi di cassa variabili e il valore attuale del denaro.
I metodi alternativi di analisi del capitale iniziale, compresi il valore attuale netto o il tasso di rendimento interno, sono più appropriati per queste situazioni.
A meno che non si sia estremamente fortunati, non sarà mai possibile ottenere tutte le informazioni necessarie per completare un’analisi costi-benefici.
Ci saranno infatti sempre lacune nelle informazioni, in un senso o in un altro.
Analisi dei costi: Il metodo delle ipotesi
Un modo per cercare di sorpassare queste lacune è utilizzare ipotesi sulle informazioni che mancano.
Per il project manager inesperto però, la creazione delle ipotesi è uno degli aspetti più terrificanti dell’analisi costi-benefici.
Ecco un esempio: per un progetto di investimento immobiliare si conduce un’analisi costi-benefici. Potrebbe esistere il caso di non sapere quali saranno le spese di manutenzione in futuro. Quello che si conosce, tuttavia, sono i tipi di spese di manutenzione che si sono pagate per proprietà simili in passato. È possibile quindi usare alcuni di quei numeri per fare una solida supposizione per l’integrazione nell’analisi.
In ogni caso bisogna porre attenzione quando si usano ipotesi. I fattori non seguono sempre le tendenze e anche il più piccolo cambiamento nell’ipotesi può produrre risultati drammaticamente differenti.
In conclusione, l’analisi costi-benefici è un processo basato sui dati e richiede molto spesso un software di gestione del progetto sufficientemente robusto per maneggiare e distribuire le informazioni.
Se non hai ancora provato Twproject fallo ora! Scoprirai quanto è semplice organizzare le informazioni e portare a termine un’analisi costi benefici, grazie alla sua semplice e precisa gestione dei costi e del budget di progetto.
