Analisi costi benefici in un progetto

Valutare i costi e i benefici di un progetto non è qualcosa che può essere affidato alle sensazioni del Project Manager. Parliamo dell’essenza del business aziendale e pertanto abbiamo bisogno di elementi certi su cui effettuare le valutazioni.

Quando si gestisce un progetto, infatti, è necessario prendere molte decisioni chiave, prendendo in considerazione tutti gli aspetti, inclusi i costi potenziali.

C’è sempre qualcosa che deve essere eseguito e spesso quel qualcosa è fondamentale per il successo del progetto e dell’organizzazione stessa.

A causa dell’alta posta in gioco, i buoni manager non prendono decisioni solo in base all’istinto, ma preferiscono ridurre al minimo il rischio al meglio delle loro capacità e agire solo quando c’è più certezza che incertezza.

Ma come è possibile farlo avendo una miriade di variabili e un’economia in costante mutamento?

La soluzione è quella di consultare dati concreti con strumenti di reporting, grafici e fogli di calcolo, ancora meglio con l’aiuto di un software di project management.

È quindi possibile utilizzare tali dati per valutare le proprie decisioni con un processo chiamato analisi costi-benefici (CBA).

Un uso intelligente dell’analisi costi-benefici aiuterà a minimizzare i rischi e massimizzare i guadagni sia per il progetto nello specifico che per l’organizzazione in generale. Questo metodo di valutazione è cruciale per la gestione efficace di un progetto.

Che cos’è l’analisi costi-benefici?

Jules Dupuit, un ingegnere ed economista francese, introdusse i concetti alla base dell’analisi costi-benefici negli anni 1840.

Questo metodo è diventato popolare negli anni ’50; un modo semplice per valutare costi e benefici del progetto e, di conseguenza, per determinare se andare avanti (o no) con un progetto.

Come suggerisce il nome, l’analisi costi-benefici implica la somma dei vantaggi di una linea di condotta ed il confronto con i costi ad essa associati.

I risultati dell’analisi sono spesso espressi come un periodo di recupero dell’investimento, ovvero il tempo necessario affinché i benefici ripaghino i costi, considerando anche il tasso di sconto.

Molte persone che lo usano infatti, cercano il recupero in meno di un periodo specifico.

È possibile usare questa tecnica in diverse situazioni. Ad esempio quando si vuole:

• Decidere se assumere nuovi membri del team.
• Valutare un nuovo progetto o cambiare iniziativa.
• Determinare la fattibilità di un acquisto con capitale.

L’analisi costi-benefici per la gestione dei progetti è uno strumento in più a disposizione del project manager.

Lo scopo dell’analisi costi-benefici

Lo scopo dell’analisi è di avere un approccio sistemico per capire i vantaggi e gli svantaggi dei vari percorsi possibili per un progetto, comprese le transazioni, le attività, i requisiti aziendali e gli investimenti.

In sostanza, l’analisi costi-benefici offre opzioni e offre l’approccio migliore per raggiungere l’obiettivo risparmiando sugli investimenti.

Ci sono due scopi principali da raggiungere con l’utilizzo di questa analisi:

• Determinare se il progetto è valido, giustificabile e fattibile, valutando se i suoi benefici superano i costi.
• Offrire una base per il confronto dei progetti determinando quali vantaggi sono maggiori dei loro costi.

Come utilizzare l’analisi costi-benefici

Ecco quali sono i passaggi per eseguire un’analisi costi-benefici.

1) Fare un brainstorming su vantaggi e costi

Sebbene esistano delle linee guida su come fare un budget di progetto, è sempre necessario prendersi del tempo per riflettere su tutti i costi associati al progetto e farne un elenco, inclusi eventuali costi imprevisti (quelli che si riescono a pensare).

Quindi, si farà lo stesso per quanto riguarda tutti i vantaggi del progetto, inclusi i potenziali vantaggi imprevisti.

2) Assegnare un valore monetario ai costi

I costi includono sia il prezzo delle risorse fisiche necessarie, nonché il costo dello sforzo umano coinvolto in tutte le fasi di un progetto.

I costi sono spesso relativamente più facili da stimare rispetto ai ricavi.

È importante pensare al maggior numero possibile di costi correlati. Ad esempio, quanto costerà la formazione dei membri del team?

Ci sarà una diminuzione della produttività mentre le persone stanno imparando un nuovo sistema o tecnologia e quanto costerà?

Inoltre, è importante pensare ai costi che continueranno a essere sostenuti una volta che il progetto sarà terminato.

3) Assegnare un valore monetario ai vantaggi

Questo passaggio è meno semplice del secondo passaggio: in primo luogo, è spesso molto difficile prevedere con precisione i ricavi, soprattutto per i nuovi prodotti.

In secondo luogo, insieme ai vantaggi finanziari previsti, ci sono spesso vantaggi intangibili che sono comunque risultati importanti del progetto.

Ad esempio, qual è l’impatto sull’ambiente, sulla soddisfazione dei dipendenti o sulla salute e sicurezza? Qual è il valore monetario di tale impatto?

Ad esempio, la conservazione di un antico monumento vale $ 500.000 o vale $ 5.000.000 a causa della sua importanza storica? Oppure, qual è il valore di un viaggio senza stress per andare al lavoro la mattina?

In questi casi, è importante consultare altre parti interessate e decidere come valutare questi elementi intangibili.

4) Confrontare costi e vantaggi

L’ultimo passo è quello di confrontare il valore dei costi con il valore dei benefici e utilizzare questa analisi per decidere quale linea di condotta adottare.

A tale scopo, calcolare i costi totali e i vantaggi totali e confrontare i due valori per determinare se i vantaggi superano i costi.

In questa fase è importante considerare il tempo di recupero dell’investimento, per scoprire quanto tempo ci vorrà per raggiungere il “break even”, o punto di pareggio, cioè il momento in cui i benefici ripagheranno i costi.

Un semplice esempio, considerando una situazione in cui vengono ricevuti gli stessi benefici in ogni periodo, è di calcolare il periodo di recupero dividendo il costo totale previsto del progetto per i ricavi totali previsti. In questo modo:

Costo totale / entrate totali (o vantaggi) = durata (periodo di ammortamento).

Come valutare l’analisi costi-benefici

I dati raccolti vengono utilizzati per aiutare a determinare se il progetto avrà una conseguenza positiva o negativa.

È importante tenere a mente i seguenti aspetti durante la valutazione di tali informazioni:

• Quali sono gli effetti sugli utenti?
• Quali sono gli effetti sui non utenti?
• Ci sono effetti di esternalità?
• C’è un vantaggio sociale?

È anche importante tenere in considerazione il valore temporale del denaro speso. Questo può essere fatto convertendo i costi e i benefici futuri attesi in tassi attuali.

Naturalmente, esiste un rischio inerente a qualsiasi impresa e il rischio e l’incertezza devono essere sempre considerati.

Questo può essere calcolato con la teoria della probabilità.

L’incertezza è diversa dal rischio, ma può essere valutata utilizzando un’analisi di sensibilità per illustrare come i risultati rispondono ai cambiamenti dei parametri.

Quanto è accurata l’analisi costi-benefici?

La risposta breve è che l’analisi sarà tanto più accurata quanto i dati inseriti nel processo.

Alcune imprecisioni sono causate da quanto segue:

• Affidarsi troppo ai dati raccolti da progetti passati, specialmente quando questi progetti differiscono per funzione, dimensione, ecc. da quello su cui si sta lavorando
• Utilizzo di impressioni soggettive durante la valutazione
• L’uso improprio dell’euristica (risoluzione dei problemi che impiega un metodo pratico non garantito) per ottenere il costo degli intangibili
• Bias di conferma o utilizzo solo di dati che supportano ciò che si desidera trovare

In generale l’analisi costi-benefici è più adatta a progetti di piccole e medie dimensioni che non richiedono troppo tempo per essere completati.

In questi casi, l’analisi può portare le persone coinvolte a prendere decisioni appropriate.

Per quanto riguarda i grandi progetti che vanno avanti per molto tempo, ci possono essere vari fattori esterni problematici da tenere in conto in un’analisi costi-benefici, come ad esempio: l’inflazione, i tassi di interesse, ecc.,

Esistono altri metodi che completano l’analisi costi-benefici nella valutazione di progetti più grandi.

Nel complesso, tuttavia, l’uso di questa metodologia è un passaggio cruciale per determinare se vale la pena perseguire un progetto o no.

L’affidabilità dell’analisi costi/benefici

L’analisi costi-benefici fatica inoltre ad essere affidabile, nel caso in cui un progetto ha flussi di cassa che variano da periodo a periodo.

Inoltre, le entrate che saranno generate da un progetto possono essere molto difficili da prevedere e il valore che le persone attribuiscono ai benefici immateriali può essere molto soggettivo.

E ancora, la produzione di un’analisi costi-benefici richiede una forte conoscenza dei rischi di progetto.

I benefici immateriali analizzati possono essere facilmente sottostimati o sovrastimati.

I benefici potrebbero inoltre non concretizzarsi o il rischio che il beneficio non venga goduto è troppo alto.

Il rischio ha due fattori principali che lo compongono:

Rischio = Probabilità x Gravità

Dove il livello di rischio di un evento è proporzionale alle probabilità che si verifichi ed il livello di rischio di un evento è proporzionale alla dimensione dell’impatto che produce.

Ad esempio, l’ufficio in cui il team di progetto lavora potrebbe essere distrutto da un aereo (un “evento di rischio”).

La probabilità è chiaramente molto bassa, ma la gravità è molto alta.

Tuttavia, per la maggior parte delle persone la bassa probabilità supera l’elevata gravità, il che consente di concludere che questo evento di rischio non vale la creazione di un piano di risposta al rischio.

In conclusione, l’analisi del rapporto costi-benefici è un processo basato sui dati e deve essere affrontata in maniera pertinente.

Grazie all’aiuto di un software di gestione del progetto sufficientemente robusto sarà possibile raccogliere, analizzare e distribuire le informazioni in maniera efficace, in modo da trarre il maggior vantaggio possibile da un’analisi costi-benefici.