Se ti capiterà l’arduo compito di introdurre un nuovo strumento di project management in azienda, molto probabilmente incontrerai qualche resistenza e dovrai cercare di schivare alcuni ostacoli.
È infatti risaputo che qualsiasi cambio di procedura in ambito lavorativo possa mettere in crisi anche la persona più aperta mentalmente.
Ma se seguirai i nostri consigli, saprai che ci sono alcune strategie da adottare per avere successo.
In questo articolo ti mostreremo come affrontare i processi di cambiamento per introdurre un strumento di project management.
INDICE DEI CONTENUTI
Il nostro supporto alle aziende nel processo di adozione di nuove metodologie di project management ha ormai superato i vent’anni di attività, sia online che con consulenze dal vivo.
Abbiamo perciò acquisito un’esperienza tale da identificare specifici modelli di comportamento (pattern) che conducono a successi o fallimenti. Vogliamo qui condividerne alcuni.
Nel corso del tempo, abbiamo visto che a seconda dei casi l’adozione di un nuovo strumento può fallire già in partenza oppure cominciare bene e svilupparsi con successo.
Ma in generale, riteniamo che la buona riuscita o meno spesso non dipenda in maniera netta dallo strumento in sé. Al contrario, ciò che conta è piuttosto l’atteggiamento delle persone coinvolte.
Quello che esporremo qui può essere valido per qualsiasi tipo di strumento di project management utilizzato.
Sia che questo sia un semplice foglio di calcolo condiviso o perfino una lavagna appesa al muro, non necessariamente un software articolato.
La nostra lista inizierà presentando i pattern di fallimento e poi ti mostreremo alcune storie di successo.
Alla fine, ti daremo 10 consigli da tenere a mente quando introduci una nuova metodologia di project management nella tua azienda.
Modelli di fallimento
1. Gli utenti non utilizzano lo strumento di project management
Per nostra esperienza la prima causa di fallimento nell’adozione di un nuovo strumento non è la scoperta che la soluzione scelta non assolva a un compito specifico, ma è il mero fatto che gli utenti non utilizzino lo strumento.
Dopo un po’, il responsabile dovrà ammettere che il proprio team non ha intenzione di adottare la soluzione proposta e questo è probabilmente lo scenario peggiore.
Un modo per prevenirlo è chiedersi, fin dall’inizio, se è realistico che le persone coinvolte accolgano con favore il cambiamento.
Alcune domande da fare, e farsi, sono:
- Sto chiedendo troppo?
- Questa soluzione è semplice?
- È veloce?
- Ci sono vantaggi visibili per gli utenti?
Se farai queste considerazioni fin dall’inizio, ci sono maggiori possibilità di evitare questo esito.
2. Inizieremo a usarlo quando sarà tutto a posto
Un altro frequente pattern di fallimento è espresso nell’affermazione: “Inizieremo a usarlo quando sarà tutto a posto”.
Questa è ciò che può essere considerata una sconfitta a priori. Infatti in questo caso il fallimento avviene ancor prima che lo strumento di project management venga introdotto.
Decidere che una nuova tecnologia verrà applicata solo quando ogni cosa sarà al suo posto, significa probabilmente che il processo non partirà mai.
Come si suol dire, “il meglio è nemico del bene” e il troppo perfezionismo è controproducente.
3. Se non ottieni una visione dei dati totale, allora lo sforzo non varrà la pena
Una convinzione che è spesso causa di fallimento è che se non ottieni una visione dei dati totale, allora lo sforzo non varrà la pena.
Ciò significa in pratica che i dati parziali sono inutili.
Questo è secondo la nostra esperienza un grosso errore: avere alcune informazioni è pur sempre meglio di non averne nessuna.
Anche se inizierai con la registrazione di pochi dati, potrai sempre incrementarne il volume col tempo, arrivando via via a una copertura di informazioni sempre più completa.
Dunque perché non provare? Vedrai che ci darai ragione.
4. Rimpiazzare con un software la gestione umana
Un’idea che potremmo definire quasi superstiziosa è che adottare un tool di management significhi rimpiazzare con un software la gestione umana.
Ma questa convinzione è il contrario di ciò che avviene in realtà.
Infatti l’uso di un buon software ti aiuterà semplicemente a svolgere meglio alcuni processi: ad approfondire le tue analisi, a monitorare gli andamenti, a studiare in dettaglio le informazioni e a migliorare la collaborazione nel team.
In poche parole, andrà a rafforzare il project management piuttosto che sostituirlo.
5. Tutti i vecchi processi mappati nel nuovo strumento di project management
Un altro errore frequente nasce dalla volontà di trasferire tutte le metodologie utilizzate in azienda all’interno del nuovo strumento.
Ciò può sembrare una buona idea, e invece significa trasferire anche le cattive pratiche, che sono spesso causate dalle stesse limitazioni degli strumenti utilizzati in passato, all’interno del nuovo sistema.
Si perde così la grossa opportunità di svecchiare le procedure e rimuovere o cambiare le vecchie abitudini.
Spesso infatti il più grosso vantaggio per un’azienda, quando decide di iniziare a utilizzare uno strumento di project management, è dato proprio dal processo di riforma che si innesca, piuttosto che dalle singole funzionalità dello strumento in sé.
6. Vantaggi teorici sopra quelli pratici
E infine un ultimo modello di pensiero errato che vogliamo condividere con te è il seguente: la tendenza a collocare i vantaggi teorici di un nuovo strumento al di sopra della relazione tra gli individui coinvolti e la nuova tecnologia che pensiamo di introdurre.
Il fattore della collaborazione umana è infatti quello che dovremmo tenere in maggiore considerazione.
In tal senso, può essere molto più vantaggioso partire con un piccolo gruppo di persone, convinte della nuova modalità di gestione, piuttosto che fare le proprie valutazioni in astratto e poi calare dall’alto lo strumento scelto.
Modelli di successo
1. Presenta il software in maniera diversa a seconda dell’interlocutore
Il primo modello vincente consiste in una tecnica che abbiamo visto mettere saggiamente in pratica alcune volte, ossia quella di presentare lo strumento in maniera differente a seconda dell’interlocutore a cui ci si rivolge.
Infatti, pur se nella sostanza ciò che andrai a proporre è una formalizzazione centralizzata di certe pratiche lavorative, le sfumature con cui lo presenterai ai diversi gruppi coinvolti faranno tutta la differenza.
Il modo di esporre l’utilizzo di un software ai membri del dipartimento di informatica sarà sicuramente diverso da come si introduce lo stesso al gruppo dei promoter, ad esempio.
Adattando la tua presentazione e le aspettative che riponi nell’utilizzo da parte di un certo gruppo e modulando i vantaggi esposti, potrai rendere più chiaro a tutti cosa realmente accadrà una volta che il sistema sarà messo in funzione.
Anche se a livello generale ciò di cui hai bisogno quando utilizzi un software di questo tipo è la raccolta di dati sul flusso di lavoro, non significa che questi dati debbano essere richiesti a tutti nello stesso modo.
2. Sfrutta l’occasione per migliorare i processi
Una cosa che sa bene un manager lungimirante è che l’introduzione di una nuova procedura può essere l’occasione per aprire il dialogo e non per imporre le proprie decisioni dall’alto.
Dare a tutti la possibilità di discutere le modalità di integrazione della una nuova tecnologia è un modo per guadagnare rispetto e aprire nuovi canali di comunicazione.
Ti consigliamo di non sottovalutare questa opportunità di miglioramento dei processi.
E ricorda che non essere mai interpellati è per i dipendenti una delle maggiori fonti di frustrazione e insoddisfazione lavorativa.
3. Lavorare meglio è un vantaggio per tutti
Un punto che dovresti sempre cercare di evidenziare è che la qualità dei processi di lavoro può essere di vantaggio per tutti.
Questo non è solo uno slogan, ma è ciò che abbiamo visto accadere in realtà tante volte e che probabilmente chiunque ha sperimentato nel corso della propria vita lavorativa.
Un ambiente di lavoro ben organizzato e in cui la qualità di produzione è elevata è spesso anche un ambiente in cui viene prestata maggiore attenzione al benessere dei dipendenti.
4. Parti semplice e procedi per gradi
Per esporre questo punto vogliamo raccontarti un breve aneddoto.
Una volta ci siamo ritrovati a proporre il nostro strumento a una banca e il nostro referente era un giovane manager molto brillante.
Fummo inviatati da lui a una grossa riunione aziendale in cui si discuteva dell’adozione della nostra soluzione tecnologica.
Durante le discussioni, ciascun dipartimento esponeva le proprie esigenze e in particolare il gruppo di sviluppatori chiese diverse integrazioni con i sistemi in vigore.
Il giovane manager nostro cliente disse che avrebbe accontentato ogni richiesta. Ma poi ci disse in privato di non procedere subito con le integrazioni e di impostare il tool nella versione di base e con una metodologia di project management semplificata.
Iniziò a utilizzare il software un piccolo gruppo motivato e in seguito si unirono altri gruppi.
Questo approccio ottenne in definitiva un ottimo esito. Alcune integrazioni vennero fatte in seguito, ma dal principio la partenza fu rapida e senza intoppi grazie all’intuizione del nostro cliente.
Consigli
Per finire, vogliamo darti una lista di dieci brevi consigli da tenere a mente quando affronterai il processo di introduzione del nuovo metodo di gestione, a prescindere da quale sarà la tua scelta finale.
- Inizia con un piccolo gruppo motivato
- Inizia in modo semplice, evitando inutili complicazioni
- Inserisci dati reali nel nuovo sistema fin dall’inizio
- Poche, o parziali, informazioni sono meglio di nessuna informazione
- L’integrazione completa del sistema potrebbe non avvenire mai, e tuttavia la tua azienda potrebbe beneficiare della nuova soluzione adottata
- Non ritardare il processo in attesa di … [inserisci qui qualsiasi possibile richiesta]
- Rifiuta le idee bizzarre provenienti da un singolo utente. Se questa persona è il titolare (come spesso accade), rispondi positivamente ma poi rimanda le azioni. A ulteriori domande, rispondi: “Sì, lo faremo, ma non subito”.
- Non mettere in discussione le tue scelte per colpa di dettagli tecnici. Ricorda che ciò che conta in sostanza è l’atteggiamento delle persone coinvolte.
- Ascolta il consigli delle donne coinvolte. Nei comitati, le osservazioni e i contributi femminili tendono a essere più concreti, poiché sembrano avere un quadro più realistico del comportamento umano sul lavoro.
- Ricorda: come spesso accade nel lavoro e in generale nella vita, è una questione di atteggiamento umano piuttosto che di funzionalità tecnologica.
Conclusioni
Finora abbiamo parlato a livello generico dell’atteggiamento da preferire quando proponi un nuovo strumento di project managment alla tua azienda.
Ma ti garantiamo che questo processo sarà nettamente più semplice se il software che sceglierai sarà Twproject.
Questo è infatti lo strumento più completo e versatile che potrai trovare poiché si adatta a ogni modalità di lavoro.
La sua attivazione è molto semplice e la sua curva di apprendimento veloce: questo ti aiuterà ulteriormente a superare ogni resistenza e a perseguire l’obiettivo di tenere sotto controllo i tuoi progetti con facilità.
Twproject nasce da oltre vent’anni di esperienza e copre tutte le esigenze nel settore del project management.
Ai singoli lavoratori offre to-do list chiare, immediate e personalizzabili; ai manager offre panoramiche complete sui vari aspetti di gestione dei progetti (carico di lavoro, diagramma di Gantt, gestione dei budget ecc.); ai membri del consiglio di amministrazione fornisce report specifici e adattabili a ogni esigenza.
Twproject è dunque un ottimo strumento a qualsiasi livello della scala aziendale. Ti consente inoltre di partire gradualmente, utilizzando anche solo una parte delle sue funzionalità all’inizio e incrementando eventualmente i criteri di monitoraggio col tempo.
Se lo desideri puoi fare una prima prova gratuita, durante la quale ti guideremo e ti forniremo tutto il supporto di cui hai bisogno. Inizia da subito a inserire i tuoi progetti, tenendo a mente i consigli che ti abbiamo dato, e siamo sicuri che non ti pentirai della scelta!
