Microsoft Project Online chiude: quali sono le alternative migliori?

Come ormai molti sapranno, e come abbiamo già raccontato in un nostro articolo, Microsoft Project Online verrà dismesso entro settembre 2026.

L’azienda propone come alternativa immediata il suo Planner, in una versione per così dire “rafforzata” sul lato della gestione del team per avvicinarsi in parte alle funzionalità dei software PMO.

Ma come abbiamo già visto, Planner è carente di alcune funzioni che lo rederebbero davvero una piattaforma completa per la gestione dei progetti.

E dunque in questo articolo offriremo una veloce panoramica su alcuni strumenti alternativi, aiutandoti a scegliere un software di gestione progetti che sia valido tanto quanto il quasi defunto Microsoft Project.

La premessa: quali aziende devono preoccuparsi con la chiusura di Project Online?

Sulla base di quanto analizzato, abbiamo individuato alcune tipologie di aziende per le quali il passaggio a Microsoft Planner dopo la fine del supporto di Microsoft Project online non sembra la soluzione migliore. Tra queste abbiamo:

• Le PMO strutturate, perché avranno bisogno di un sistema più evoluto, che divida in progetti in fasi e sotto-fasi e che differenzi queste dai singoli task (o to-do) quotidiani. Ogni attività svolta nei progetti delle aziende strutturate deve essere ben documentata e inserita in una timeline temporale con scadenze, milestone e dipendenze. Serve un Gantt online interattivo e potente, che gestisca il percorso critico, i carichi e segua il project manager in tutte le fasi di pianificazione, avvio e svolgimento del progetto.

• Le aziende con controllo costi rigoroso, perché come visto Planner non è un software che collega la pianificazione finanziaria alla gestione dei progetti. Questo comporta il fatto che i membri di reparti diversi non potranno più condividere lo stesso strumento operativo, ma dovranno ricorrere a integrazioni che non sempre sono complete ed esaustive. Il project manager potrebbe trovarsi nella condizione di dover riportare gli stessi dati su diversi strumenti, col rischio di commettere fatali errori.

• Le società di consulenza e in generale tutti quelle aziende che dialogano molto col cliente e che hanno bisogno di strumenti per una facile condivisione dei dati. La reportistica nativa in Planner è carente e va integrata con altri strumenti o con l’intervento umano per essere condivisa.

• Le aziende multi-progetto che hanno bisogno di dati estrapolati da più fonti. In questo caso, infatti, i principali strumenti che aiutano ad avere una visione dall’alto, ossia il portfolio avanzato e il timesheet multi-progetto, non sono disponibili su Microsoft Planner online e ne consegue che la gestione manageriale è limitata.

Quali sono le migliori alternative a Planner?

Per tutte queste aziende, che gestiscono la complessità reale dei progetti, serve una piattaforma strutturata, progettata per venire incontro a diverse esigenze.

Sul mercato esistono valide alternative, ossia software che nascono con lo specifico intento di supportare team e manager nello sviluppo dei progetti.

E dunque perché accontentarsi di una soluzione riadattata? Vediamo invece quali sono le reali alternative a Microsoft Project con questa breve ma fondamentale classifica.

1. Twproject

Twproject è il software di project management che, tra tutte le alternative a Microsoft Project Online, si avvicina maggiormente alla completezza e alla struttura di quest’ultimo — superandolo, a nostro avviso, per flessibilità e integrazione delle funzionalità.

Si tratta di una piattaforma progettata fin dall’inizio per la gestione professionale di progetti complessi: struttura gerarchica progetto/fasi/sotto-fasi, Gantt dinamico con percorso critico, gestione dei costi a tutti i livelli, timesheet multi-progetto e portfolio avanzato.

A differenza di Microsoft Planner, Twproject non è un semplice task manager riadattato: è uno strumento pensato per i project manager e per le PMO che lavorano su più progetti in parallelo, con team distribuiti e budget da monitorare in tempo reale.

Caratteristiche principali:

• Diagramma di Gantt interattivo e dinamico: con gestione del percorso critico, dipendenze tra attività, baseline di confronto e rischedulazione automatica. Si aggiorna in tempo reale al variare delle assegnazioni.
• Struttura gerarchica dei progetti: possibilità di suddividere ogni progetto in fasi e sotto-fasi illimitate, ciascuna con il proprio budget, le proprie risorse e le proprie scadenze.
• Gestione dei costi integrata: monitoraggio di costi diretti, indiretti, costi delle risorse e ricavi all’interno dello stesso ambiente. Confronto tra pianificato e reale a ogni livello del progetto.
• Gestione del carico di lavoro: algoritmo intelligente che distribuisce il carico in maniera ottimizzata, segnala i sovraccarichi e propone soluzioni di rischedulazione.
• Portfolio e dashboard multi-progetto: visione d’insieme su tutti i progetti attivi, con indicatori di avanzamento, stato del budget e utilizzo delle risorse.
• Timesheet multi-progetto: i collaboratori registrano le ore su più progetti contemporaneamente; i dati vengono trasmessi automaticamente agli strumenti di analisi dei costi e dei carichi.
• Report configurabili e condivisibili: esportazione in vari formati per la condivisione con stakeholder e clienti.
• Template di progetto: ogni progetto o fase può essere salvato come modello per velocizzare la pianificazione futura.
• Installazione on-premise o cloud: Twproject può essere ospitato sul server aziendale o utilizzato in modalità SaaS, garantendo la massima flessibilità anche per chi ha esigenze di sicurezza stringenti.

Prezzo: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Twproject è la soluzione più completa e strutturata per chi cerca un sostituto reale a Microsoft Project Online. Ha tutte le funzionalità integrate in un unico ambiente, si adatta a team di qualsiasi dimensione e cresce insieme al progredire del business. La sua curva di apprendimento è contenuta rispetto alla ricchezza di funzioni offerte.

Contro: non rileviamo aspetti negativi.

La scelta ideale per le aziende che cercano un’alternativa robusta e completa: uno strumento nato per i project manager, con tutto ciò che serve per pianificare, monitorare e controllare i progetti in un unico posto.

2. Jira

Jira è uno dei software di project management più conosciuti al mondo, particolarmente apprezzato dai team di sviluppo software e IT che lavorano con metodologie agili. Offre strumenti solidi per il tracciamento delle attività, la gestione degli sprint, le board Kanban e Scrum, e una reportistica avanzata configurabile.

Come alternativa a Microsoft Project Online, Jira copre bene la gestione dei task e il monitoraggio dell’avanzamento, ma richiede spesso l’integrazione con altri strumenti Atlassian (come Confluence o Jira Product Discovery) per raggiungere una completezza paragonabile a un vero software PMO.

Caratteristiche principali:

• Board Scrum e Kanban: strumenti nativi per i team agili, con backlog, sprint planning e velocity chart.
• Dashboard personalizzabili: panoramiche in tempo reale sullo stato dei progetti, con widget configurabili per ogni esigenza.
• Roadmap e timeline: visualizzazione delle dipendenze tra attività e delle milestone di progetto.
• Reportistica avanzata: diagrammi burndown, cumulative flow diagram, e report di avanzamento.
• Automazioni: regole configurabili per automatizzare notifiche, assegnazioni e aggiornamenti di stato.
• Monitoraggio dei carichi di lavoro: identificazione dei sovraccarichi e possibilità di riassegnare le attività.
• Integrazioni: collegamento nativo con Confluence, GitHub, GitLab, Slack, e altre app tramite marketplace.

Prezzo: a partire da 7,91 $ utente/mese.

Pro: Jira è uno strumento potente e altamente personalizzabile, con un ecosistema di integrazioni molto ricco. È la scelta naturale per chi lavora già nell’orbita Atlassian o per team di sviluppo che vivono di Scrum e sprint.

Contro: la curva di apprendimento è ripida e la configurazione iniziale può risultare complessa, soprattutto per utenti non tecnici. Per un utilizzo a 360° come sostituto di Project Online, richiede spesso l’integrazione con altri strumenti della suite Atlassian, con conseguente aumento dei costi.

Strumento potente, ma da maneggiare con esperienza: ideale per team IT e sviluppo, meno immediato per una PMO generalista che cerca un sostituto completo di Project.

3. ActiveCollab

ActiveCollab è una piattaforma di project management orientata ai servizi, che integra in un unico ambiente la gestione dei task, il tracciamento dei tempi, la fatturazione e la collaborazione con i clienti. Si definisce esplicitamente “project-oriented” ed è quindi adatta al monitoraggio e al controllo dei singoli progetti.

Rappresenta una valida alternativa a Microsoft Project Online per i team che necessitano di uno strumento completo ma accessibile, con buone funzionalità di controllo costi. Tuttavia, il prezzo tende a crescere sensibilmente con l’aggiunta delle funzionalità più avanzate, come la fatturazione e la gestione finanziaria.

Caratteristiche principali:

• Vista progetto multipla: Kanban, Gantt (timeline), lista e calendario, a scelta dell’utente.
• Gestione del carico di lavoro: pianificazione della capacità con visualizzazione giornaliera e settimanale per ciascun membro del team.
• Time tracking integrato: registrazione manuale o con timer, con gestione dei timesheet a livello di task e di progetto.
• Confronto ore stimate vs. tracciate: strumento utile per individuare le attività a rischio di sforamento.
• Gestione del budget: alert automatici in caso di superamento del budget impostato.
• Fatturazione e invoicing: con il piano superiore, è possibile generare preventivi e fatture direttamente dalla piattaforma.
• Collaborazione con i clienti: portale clienti per la condivisione di aggiornamenti e la gestione delle approvazioni.
• Template di progetto: creazione e riutilizzo di modelli per velocizzare l’avvio dei nuovi progetti.

Prezzo: a partire da 9,50 $ per i primi 3 utenti.

Pro: interfaccia intuitiva e pulita, con curva di apprendimento contenuta. Buona integrazione tra gestione dei task, tracciamento dei tempi e controllo del budget.

Contro: alcune funzionalità chiave, come la fatturazione e l’invoicing, sono disponibili solo nel piano superiore o come add-on a pagamento aggiuntivo, rendendo il costo complessivo più elevato del previsto. La gestione dei progetti su larga scala o con strutture gerarchiche complesse può risultare limitata.

Piattaforma completa e ben progettata, ideale per agenzie e team di servizi di medie dimensioni, ma il costo finale può lievitare se si necessita dell’intero pacchetto funzionale.

4. Scoro

Scoro è una piattaforma di Professional Services Automation (PSA) pensata per agenzie, società di consulenza, studi di architettura e aziende IT. Unisce in un unico sistema la gestione dei progetti, la pianificazione delle risorse, il CRM, la fatturazione e la reportistica finanziaria, con l’obiettivo di coprire l’intero ciclo di vita del progetto dal preventivo alla fattura.

Purtroppo la gestione del budget non si estende in maniera granulare alle sotto-fasi del progetto, il che può rappresentare un limite per le PMO con strutture progettuali complesse.

Come alternativa a Microsoft Project Online, Scoro offre una copertura funzionale ampia e ben integrata, con particolare attenzione alla redditività dei progetti e alla gestione dei team di servizi. La piattaforma è in costante evoluzione, con aggiornamenti frequenti e l’introduzione recente delle subtask per una pianificazione più granulare.

Caratteristiche principali:

• Gestione completa del progetto: pianificazione, assegnazione dei task, dipendenze, milestone e Gantt interattivo per visualizzare le timeline di progetto.
• Preventivi e budget: creazione di preventivi convertibili in progetti con un click, con monitoraggio dello scostamento tra costi pianificati e reali.
• Pianificazione delle risorse: heatmap in tempo reale per visualizzare la disponibilità del team e prevenire sovraccarichi.
• Time tracking: registrazione dei tempi con timer integrati e popolamento automatico dei timesheet.
• Fatturazione e invoicing: gestione automatizzata della fatturazione a tempo e materiale, a tariffa fissa e in abbonamento (retainer).
• Revenue forecasting: previsione dei ricavi basata su pipeline e lavori in corso.
• CRM integrato: gestione del ciclo di vendita dall’offerta alla chiusura, con visibilità sui progetti associati ai clienti.
• Dashboard e reportistica: insight in tempo reale su avanzamento, redditività, utilizzo delle risorse e performance del team.

Prezzo: a partire da 19,90 $ utente/mese.

Pro: piattaforma all-in-one ben progettata per le aziende di servizi, con buona integrazione tra gestione operativa e controllo finanziario. Interfaccia intuitiva e team di supporto reattivo.

Contro: il Gantt è funzionale ma meno avanzato rispetto a soluzioni dedicate: la sua impostazione è orientata principalmente alla pianificazione delle risorse piuttosto che alla gestione strutturata delle fasi di progetto. La gestione finanziaria presenta alcune limitazioni.

Piattaforma solida e ben integrata per le aziende di servizi che cercano uno strumento completo, ma chi ha bisogno di una gestione avanzata delle fasi di progetto e dei relativi budget troverà alcune limitazioni.

5. Sunsama

Sunsama è un’applicazione di pianificazione giornaliera e gestione dei task, progettata per professionisti che desiderano adottare un approccio consapevole e strutturato all’organizzazione del proprio lavoro. Si distingue per il suo focus sulla pianificazione quotidiana individuale, con rituali di inizio e fine giornata guidati, time-blocking sul calendario e integrazione con i principali strumenti di produttività.

Come alternativa a Microsoft Project Online, Sunsama è da intendersi come uno strumento complementare più che sostitutivo: eccelle nella gestione delle attività quotidiane e nel consolidamento delle task provenienti da più piattaforme, ma non offre le funzionalità tipiche di un software PMO strutturato.

Caratteristiche principali:

• Pianificazione giornaliera guidata: rituale mattutino che aiuta a definire le priorità e a strutturare la giornata lavorativa.
• Time-blocking con drag & drop: possibilità di allocare le attività su blocchi di tempo nel calendario, con avvisi visivi in caso di sovraccarico.
• Integrazione con calendar: sincronizzazione bidirezionale con Google Calendar e Outlook.
• Consolidamento dei task: importazione delle attività da Asana, Trello, Jira, GitHub, Notion, ClickUp, Todoist, Gmail e Slack in un’unica vista.
• Weekly review: report visivo a fine settimana sull’allocazione del tempo per progetto e priorità.
• Obiettivi settimanali: strumento per definire e monitorare i focus principali della settimana.
• Canali e contesti: organizzazione delle attività per progetto (canale) o contesto (energia, luogo, ecc.).
• Focus mode e timer Pomodoro: per ridurre le distrazioni durante il lavoro sulle singole attività.

Prezzo: 20 $ al mese (billed mensilmente) o 192 $ annui.

Pro: interfaccia pulita e approccio consapevole alla pianificazione del lavoro. Buono per chi usa già più strumenti di project management e ha bisogno di un livello aggiuntivo di organizzazione personale.

Contro: non è un software di project management strutturato e non gestisce progetti complessi con fasi, Gantt o budget. Permette di pianificare solo con poche settimane di anticipo, il che lo rende inadatto alla pianificazione a lungo termine tipica di una PMO. Ogni utente ha un profilo individuale: non esistono funzionalità di team vere e proprie.

Tool raffinato per chi desidera pianificare meglio la propria giornata lavorativa, ma chi cerca un sostituto reale a Microsoft Project Online dovrà necessariamente affiancarlo a una piattaforma PMO più completa.

6. Vena

Vena è una piattaforma di Financial Planning & Analysis (FP&A) che combina la familiarità di Excel con un motore centralizzato per la gestione dei dati finanziari, il budgeting, il forecasting e la reportistica. È rivolta principalmente a team finance di aziende di medie e grandi dimensioni che necessitano di automatizzare i processi di pianificazione senza abbandonare le logiche dei fogli di calcolo.

Come alternativa a Microsoft Project Online, Vena copre bene l’aspetto della pianificazione finanziaria e del controllo dei costi, ma non offre le funzionalità tipiche di un software di project management (Gantt, gestione dei task, assegnazioni, workload). È quindi indicata per le aziende che cercano principalmente un sostituto per la componente finanziaria di Project, integrandola con altri strumenti.

Caratteristiche principali:

• Interfaccia Excel-native: tutta la pianificazione avviene in un ambiente Excel centralizzato, con controllo versioni e co-authoring in tempo reale.
• Budgeting e forecasting: gestione di budget per reparti, progetti e centri di costo, con scenari what-if e rolling forecast.
• Consolidamento automatico: raccolta dei dati da ERP, CRM, HRIS e altri sistemi aziendali in un’unica fonte di verità.
• Workflow e approvazioni: processi strutturati per la raccolta, validazione e approvazione dei dati di pianificazione.
• Insights: dashboard interattivi, analisi delle varianze e modellazione predittiva con interrogazione in linguaggio naturale.
• Audit trail: tracciamento completo delle modifiche per garantire trasparenza e conformità.
• Integrazioni: connettività nativa con Power BI, Microsoft Dynamics 365, NetSuite e altri ERP.
• Reportistica avanzata: report multidimensionali con drill-down per analizzare i dati a qualsiasi livello di dettaglio.

Prezzo: piano Professional a partire da 5.000 $ annui.

Pro: ideale per le aziende che necessitano di un controllo finanziario rigoroso e che lavorano già con Excel come strumento di pianificazione. L’interfaccia familiare facilita l’adozione da parte dei team finance.

Contro: l’interfaccia e le logiche della piattaforma, pur basandosi su Excel, richiedono un investimento significativo in termini di implementazione e formazione. Non è uno strumento di project management nel senso tradizionale: mancano completamente funzionalità come il Gantt, la gestione delle risorse e il tracking delle attività operative.

Piattaforma matura e potente per il controllo finanziario, ma va intesa come uno strumento specializzato per il team finance, non come un sostituto completo a Microsoft Project Online.

Conclusioni: cogli l’opportunità di cambiamento

La chiusura di Microsoft Project Online a settembre 2026 rappresenta un’opportunità più che un problema: è il momento giusto per valutare strumenti più moderni, flessibili e completi.

Come abbiamo visto, le alternative sul mercato sono diverse e si rivolgono a esigenze differenti. Chi gestisce PMO strutturate, progetti multi-fase con controllo costi rigoroso e team distribuiti troverà in Twproject la soluzione più vicina — e per molti aspetti superiore — a Microsoft Project Online.

Abbiamo offerto diverse alternative che potessero coprire poi le esigenze di chi opera in contesti più specializzati, come lo sviluppo software agile, la pianificazione finanziaria avanzata o la gestione di agenzie e studi di consulenza, per consentire a ogni azienda di trovare una risposta adeguata alle proprie necessità specifiche.

In ogni caso, il nostro consiglio è quello di non accontentarsi di una soluzione riadattata come Planner e di investire invece in una piattaforma progettata fin dall’inizio per supportare la complessità reale dei progetti aziendali.

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