Microsoft Planner vs Twproject: chi sostituisce meglio Project?

È ufficiale, Microsoft Project Online ha annunciato la sua chiusura: cesserà di esistere entro settembre 2026. La notizia viene riportata sul sito dell’azienda e lascia numerosi interrogativi ai project manager che finora avevano fatto affidamento su questo software PMO.

Sorge il dubbio se migrare ad altre soluzioni, se provare a installare Project in locale (ma non tutte le aziende possono permetterselo) o se valutare Microsoft Planner.

Se stai affrontando questo dilemma ti veniamo incontro noi. In questo articolo scopriremo se Planner sostituisce davvero Project Online e lo confronteremo invece con Twproject per scoprire chi è la migliore alternativa per la gestione dei progetti online.

Cosa cambia per chi cerca un software di project management in cloud

Poniamo il caso concreto per cui un’azienda non possa usare un software di PMO on-premise (né installato sui PC né sui propri server).

Le motivazioni possono essere varie e vanno dalla mancanza di un’infrastruttura IT e di competenze di gestione server, alla possibilità di scalare rapidamente (casi di start-up innovative), fino alla necessità di collaborare con figure esterne e con team in remoto.

In tutti questi casi è molto più conveniente scegliere una soluzione cloud per la gestione dei progetti.

E dunque la scelta obbligata sembra ricadere sulla nuova versione di Microsoft Planner, che si presenta come naturale successore di MS Project Online. Ma è davvero così?

Vediamo brevemente quali sono le sue principali caratteristiche e quali strumenti offre per la gestione dei progetti online.

Quali sono le principali funzionalità di Planner e quali le sue mancanze?

Prendiamo in esame i principali aspetti di gestione dei progetti online e valutiamo come sono supportati in Microsoft Planner.

1. Gestione dei task di progetto

Planner è uno strumento pensato per organizzare e assegnare attività, tenendo traccia delle scadenze. Consente inoltre di visualizzare i piani di lavoro e offre strumenti di collaborazione.

Nell’ambito della gestione dei task di progetto:

• Include viste Kanban e calendario
• presenta una forma di timeline “leggera”
• è integrabile con Microsoft 365 e Teams

Cosa non offre nella gestione di task o attività:

Il principale limite nella gestione dei task in planner, rispetto a MS Project, è che non è possibile collegare formalmente un task all’altro. Questo avviene perché non c’è differenza in Planner tra attività di progetto e To Do. Mentre questi ultimi sono micro-attività e compiti quotidiani da svolgere, le attività di progetto sono invece le fasi in cui si articola il lavoro e dunque dovrebbero poter essere consequenziali o dipendenti l’una dall’altra.

Il fatto che i task in Planner non sono collegabili fa sì che non si possa:

• bloccare automaticamente l’avvio di una task
• calcolare il percorso critico
• ricalcolare le date automaticamente

Pur avendo a disposizione nella versione premium una timeline di progetto, questa non è paragonabile a un diagramma di Gantt nativo completo, dato che Planner non nasce come strumento di project scheduling dedicato.

2. Gestione dei costi di progetto

Qui purtroppo non c’è molto da dire: Planner è uno strumento operativo, non di controllo economico per la gestione dei costi reali o dei budget di progetto.

Ciò significa che gli eventuali campi di “costo” per le attività possono essere custom fields manuali ma non sono aggregati automaticamente per fornire una gestione dei costi completa.

Con Planner puoi dunque:

• scrivere importi nella descrizione delle attività
• allegare file Excel
• usare workaround manuali

Cosa non offre per la gestione costi di progetto:

Planner nella sua versione base ma anche in quella Business/Premium non è adatta al controllo costi di progetto, dato che non offre strumenti integrati per:

• inserire valori monetari dei costi, budget o preventivi
• calcolare automaticamente costi totali o variazioni rispetto al budget
• generare report finanziari o analisi dei costi

3. Timesheet di progetto

Tocchiamo ora un tasto dolente: Microsoft Planner è un software pensato per monitorare attività, non per registrare il tempo effettivamente lavorato sui task o generare fogli presenza strutturati.

Infatti, in Planner puoi vedere più progetti insieme usando la vista “portfolio” per monitorare stato e progresso, ma non c’è un sistema di timesheet per ore lavorate.

Se la tua esigenza è quella di avere un timesheet multiprogetto collegato alle attività di Planner, le strade principali sono:

1. Integrazione con strumenti di time tracking di terze parti, tra cui app che prevedono il collegamento a Planner e permettono di registrare ore sulle attività e generare fogli presenza.

2. Utilizzare un altro prodotto Microsoft con timesheet, come ad esempio Dynamics 365, che però a sua volta è carente delle funzionalità di gestione task che trovi invece in Planner.

Cosa non fa nativamente Planner:

Come abbiamo visto, una soluzione ottimale non c’è per chi vuole gestire il tracciamento dei tempi di lavoro in maniera integrata. Utilizzando Planner infatti non puoi:

• inserire ore lavorate su task e progetti
• generare fogli presenze per il team
• avere timesheet integrati per progetti multipli
• gestire un portfolio management strutturato comprensivo di tempi e costi di lavoro

In estrema sintesi, Planner non gestisce nativamente timesheet multi-progetto, e se hai necessità di collegare i fogli presenze ai progetti dovrai quindi usare integrazioni o strumenti esterni.

4. Reportistica

Per quanto riguarda le funzionalità di reporting, Planner offre una dashboard principale in cui viene visualizzato:

• lo stato delle attività (divise tra: non iniziate, in corso, completate, in ritardo)
• la distribuzione per membro del team (con il numero di task assegnati a ciascuna persona e il carico di lavoro)
• la distribuzione per bucket (ossia tutte le attività suddivise per fase/progetto (es. “da fare”, “in corso”, “testing”)

Questo piano di lavoro può essere esportato in un file Excel e usato come base per fare reporting. Si tratta dunque di un’esportazione di dati grezzi, che dovranno poi essere rielaborati per generare un vero e proprio report.

Cosa non fa Planner per il reporting:

Planner non consente di generare report preformattati come PDF o Excel strutturati e non fornisce grafici già pronti a essere condivisi.

Planner inoltre non offre nativamente:

• Report storici dettagliati
• Analisi di performance nel tempo
• Reporting multi-progetto

Il confronto: cosa offre in più Twproject rispetto a Planner?

Dall’analisi di questi quattro ambiti di gestione dei progetti emerge il fatto che Planner non è la reale alternativa a Microsoft Project Online.

Le sue funzionalità basiche non incontrano le necessità reali delle aziende strutturate, con più reparti ed esigenze di gestione avanzata.

Twproject, al contrario, si configura come un software nativamente costruito sui bisogni di gestione progetti di team e manager.

Ecco cosa offre, di contro, per la gestione e il monitoraggio dei progetti nei quattro settori individuati.

1. Un Gantt avanzato con dipendenze complesse

Il diagramma di Gantt online di Twproject è molto probabilmente il migliore Gantt sul mercato attuale.

Presenta infatti:

• una gestione delle dipendenze tra fasi e sotto-fasi totale, che prevede qualsiasi tipo di rapporto di dipendenza (FtS, StS, ecc.) e la possibilità di avere dipendenze “elastiche” (ossia non restrittive sui tempi);

• una facilitazione nella pianificazione, offrendo la possibilità di testare vari scenari temporali senza temere di danneggiare la struttura definitiva;

• una memoria storica per il tracking dei progetti che permette di risalire indietro nel tempo e ricostruire la situazione sulla pianificazione in qualsiasi momento, grazie alla funzionalità delle “istantanee”;

• un percorso critico avanzato, con l’individuazione dei colli di bottiglia in automatico;

• un’integrazione totale con la gestione dei carichi di lavoro, che consente di visualizzare le disponibilità dei dipendenti nello stesso momento in cui si assegnano le fasi di lavoro;

• una vista condivisa con le to do list e con i costi previsti, stimati ed effettivi, per tenere sempre tutto controllo e a portata di mano;

• un sistema di filtraggio degli elementi e una esportabilità totale per una rapida condivisione personalizzata con i responsabili dei diversi settori del progetto.

2. Un controllo costi di progetto efficiente

In quando a gestione finanziaria, Twproject non ha nulla da invidiare ai software specificamente addetti a questo compito, ma che anzi rende il budgeting molto più efficiente e realistico.

In Twproject infatti i costi di progetto sono:

• sempre aggiornati in tempo reale, in quanto collegati in automatico alle ore inserite dai dipendenti sui progetti e sulle attività;

• divisi tra previsti, stimati ed effettivi, non solo a livello di progetto, ma anche per singole fasi;

• suddivisi tra costi operativi e addizionali (spese extra, note spese, ecc.)

• collegati agli alert per gli sforamenti su ogni fase di progetto;

• collegati alla gestione delle revenues, per avere tutto sulla stessa piattaforma;

• corredabili di documentazione (preventivi, ricevute, ecc) per avere tutto su un unica piattaforma che funge anche da repository;

• aggregabili e filtrabili, pronti ad essere esportati per la condivisione.

3. Completa gestione di risorse e timesheet

Twproject accompagna i team in ogni processo di gestione aziendale, tra cui la gestione delle risorse. Nello specifico i suoi timesheet multi-progetto, che si creano in maniera automatizzata ed efficiente, sono:

• compilabili in più modalità (dall’elenco dei progetti o direttamente dalle attività svolte), anche in modalità “cronometro”;

• integrati con i calendari aziendali e dunque sempre sincronizzati (una riunione di reparto pianificata ad esempio, può essere trasferita in automatico sul timesheet dei partecipanti);

• collegati a funzionalità di attendance overview per facilitare il lavoro di chi si occupa del monitoraggio dei tempi di lavoro delle risorse;

• condivisibili in tempo reale.

4. Una reportistica per sintetizzare e condividere

Tutto quanto visto finora è sempre esportabile in vari formati e ciò fa sì che la reportistica in Twproject sia davvero efficiente.

Grazie all’uso di filtri avanzati, ogni report è configurabile e riesce a soddisfare le esigenze di più interlocutori.

Gli strumenti di reportistica in Twproject sono tantissimi, e qui ci limitiamo a citare i principali che si dividono in estrema sintesi tra:

• Report di progetto: che offre una panoramica del progetto, con struttura WBS, assegnatari con relativi carichi, rilevanza, tempistiche eccetera. Oltre alla stampa del report, esiste anche la possibilità di condividere anche una pagina pubblica di progetto con utenti esterni alla piattaforma.

• Report dei costi: che aggrega tutti i costi di progetto in un unico documento suddiviso per fasi e con tutte le voci di bilancio, per avere una panoramica finanziaria completa.

• Report risorse umane: con una particolare attenzione alla protezione dei dati sensibili e rispettando le norme sul lavoro, Twproject fornisce report pronti all’uso con dati sempre aggiornati sulle presenze e sul lavoro effettivo delle risorse nei progetti.

• Report di portfolio: che ti permette di avere una situazione aggiornata sull’andamento dei progetti aziendali nel loro complesso, e con diversi criteri di avanzamento (fasi completate, tempistiche, costi in relazione al budget, e così via).

Per concludere: Twproject Vs Planner, quale è il miglior software?

Ecco in estrema sintesi come sono gestiti in planner e in Twproject gli ambiti di gestione dei progetti più rilevanti:

Aspetto	Microsoft Planner	Twproject
Gestione task	Kanban, calendario, timeline base; nessuna dipendenza tra task	Gantt avanzato, dipendenze tra attività, percorso critico
Costi di progetto	Non gestiti nativamente (solo workaround manuali)	Controllo costi integrato: budget e costi previsti/stimati/effettivi
Timesheet	Assenti; servono integrazioni esterne	Timesheet multiprogetto integrati collegati alle attività
Reportistica	Dashboard base, export dati grezzi in Excel	Report completi e configurabili: progetto, costi, risorse, portfolio

E ora una nota finale, ossia un ulteriore motivo per cui dovresti valutare seriamente Twproject.

Twproject è l’unico software di project management interamente concepito, sviluppato e commercializzato in Italia. Con Twproject sai sempre a chi rivolgerti e hai il supporto e l’assistenza diretta di un tutor dedicato, che ti segue durante tutta la fase di avviamento e su cui potrai sempre fare affidamento.

Twproject è un software in cloud ma offre anche la versione on-premise, installabile sui server aziendali e quindi ancora più sicuro.

Se dunque non sai dove migrare dopo la chiusura di Microsoft Project online, possiamo analizzare insieme il tuo scenario di migrazione, valutandone l’impatto.

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