Hai presente quando arriva quell’incombenza periodica in cui dovrai iniziare a preoccuparti dei fogli presenze mensili e sai già che non sarà una passeggiata?
Mettere tutto in ordine, tra ferie e permessi, giorni di smart working e trasferte, worklog mancanti o in eccesso, è una vera e propria impresa titanica.
Che tu svolga il lavoro di rilevazione e monitoraggio delle presenze per un piccolo o grande team, c’è un alleato che può venirti in soccorso in modi che nemmeno immagini. Paliamo di Twproject, è chiaro.
In questo articolo vogliamo spiegarti con parole ed esempi semplici come digitalizzare e automatizzare tutto il processo di tracciamento dei tempi di lavoro delle risorse con gli strumenti offerti da Twproject.
Il nostro sistema non ha tralasciato nemmeno un piccolo passaggio di tutto il lavoro di gestione e monitoraggio delle presenze: questo permette ai dipendenti e al capo progetto di centralizzare letteralmente ogni attività all’interno di Twproject, con dati che parlano tra loro e che dunque sono da aggiornare una sola volta.
Alcuni esempi?
- calendari aziendali e personali sempre sincronizzati
- timesheet e agenda che dialogano fra loro
- creazione smart e condivisione in tempo reale dei fogli di presenza
Come sempre, Twproject è il software che ti semplifica il lavoro anticipando le esigenze. E questo è perché ha raccolto i bisogni di talmente tante aziende come la tua nel corso degli anni, le ha sintetizzate nel modo più coerente e le ha tradotte in strumenti pratici.
INDICE
Cominciamo, dunque, a vedere come gestire le presenze dei dipendenti dall’inizio alla fine. Leggi fino in fondo, perché proprio alla fine arriverà la vera chicca di tutto questo processo.
Impostazioni del lavoro delle risorse
Partiamo dalle basi: ogni utente in Twproject può impostare il proprio orario di lavoro settimanale tipico. Si possono indicare, in alternativa, le ore totali giornaliere (capacità della risorsa) oppure gli orari precisi di inizio e fine con le eventuali interruzioni.
Questo consentirà di gestire con molta precisione e trasparenza gli eventuali turni differenti, i part time e così via.
È possibile naturalmente impostare orari diversi a seconda dei giorni della settimana. Questo lavoro all’apparenza un po’ pignolo è invece fondamentale per centralizzare le informazioni in un secondo momento.
Settaggio delle tipologie di eventi
A livello aziendale, invece, la base di partenza per la gestione dei fogli presenze è l’impostazione delle tipologie di eventi, ossia ciò che può o meno caratterizzare le giornate o le singole ore lavorative dei dipendenti. Su Twproject ne troverai alcune di default, come Ferie e Permessi, ma potrai impostare a piacere qualunque tipologia di evento.
Pensiamo ad esempio alle trasferte, ai periodi di congedo parentale, alle giornate di lavoro da remoto, eccetera.
È fondamentale qui settare attentamente la (in)disponibilità della risorsa quando avviene un certo evento. Durante le ferie la risorsa va certamente considerata non disponibile, mentre durante lo smart working al contrario sarà in servizio.
Compilazione automatizzata dei fogli presenze
Passiamo ora alla generazione vera e propria dei fogli presenza che, come vedremo alla fine, sono il risultato conclusivo e automatico delle attività di:
- annotazione di impegni, presenze e assenze in Agenda
- registrazione dei worklog
1. Come organizzare le attività in Agenda
L’Agenda di Twproject è uno strumento fondamentale per permettere ai membri del team di tenere in ordine gli impegni di lavoro.
Come spieghiamo in un altro articolo, consente di integrare tutti i calendari esterni dell’utente in un unico posto, centralizzando tutte le informazioni ed evitando sovrapposizioni di impegni o doppi inserimenti di dati.
Ecco come tutto ciò che inseriamo in Agenda contribuisce a costituire il foglio presenza:
1. Chiusure aziendali:
i responsabili aziendali potranno inserire in Agenda i giorni di chiusura aziendale e assegnarli facilmente a tutto il team (è possibile anche farlo a livello di admin se serve ricalcolare le durate dei progetti). Infatti gli eventi inseriti possono essere condivisi o meno con altri membri del team. In questo caso basterà selezionare l’intervallo temporale e poi aggiungere i dipendenti in blocco selezionando la loro affiliazione.
2. Ferie e permessi:
in questo caso sono i singoli dipendenti a inserire le ore o i giorni di assenza dal lavoro quando registrano un impegno extra-lavorativo in Agenda. Infatti, l’Agenda di Twproject può essere utilizzata anche per segnare gli impegni personali, che, volendo, si trasformano automaticamente in periodi di assenza dal lavoro se all’impegno registrato assegniamo una delle tipologie di eventi impostate in precedenza.
3. Altre tipologie di attività:
infine tutto ciò che viene registrato in Agenda con l’assegnazione di una tipologia di evento in cui la risorsa è da considerare “disponibile” comparirà anche nei fogli presenze. Questo è utile per i team che, ad esempio, tengono traccia dei giorni di lavoro da remoto, delle trasferte e così via.
2. Come compilare i Timesheet
Ma veniamo ora alla registrazione delle vere e proprie attività lavorative.
I Timesheet sono un ottimo strumento sia per i dipendenti che per i manager: aiutano a prendere consapevolezza del lavoro svolto, a stimare il carico per i progetti futuri, a tenere traccia di quanto e come si è lavorato.
In questo contesto prenderemo in esame questo ultimo punto.
Facciamo un semplice esempio: ecco come appare il Timesheet di Giulia, dipendente di Acme s.p.a. nel mese di novembre.
Giulia ha registrato in maniera meticolosa le ore di lavoro giornaliere indicando sempre su quale progetto ha dedicato il proprio tempo e aggiungendo brevi descrizioni delle sue attività ed eventuali commenti.
Dato che utilizza Twproject, la registrazione delle ore lavorate è stata un’operazione veloce e immediata, e Giulia lo ha fatto in ben tre modi:
- con il cronometro, che ha impostato quando voleva concentrarsi su un singolo task alla volta e procedere senza distrazioni, con l’incentivo alla focalizzazione che questo strumento le ha fornito. Allo stop del cronometro, Twproject ha registrato per lei il tempo trascorso sul Timesheet.
- dai to-do – ossia le attività che le sono state assegnate, collegate ai progetti in corso – sui quali ha direttamente registrato le ore dedicate giorno per giorno, segnandoli poi come conclusi una volta terminato il compito.
- dal Timesheet stesso, che riporta tutti i progetti “aperti” in cui Giulia partecipa attivamente e per i quali può dunque direttamente indicare le ore lavorate e aggiungere eventuali descrizioni del tipo di attività svolta in quel giorno.
3. Come tutto questo si trasferisce automaticamente nei fogli presenze
Ora cambiamo inquadratura e passiamo da Giulia alla sua manager Clara, che ha l’incarico di approvare e inviare ogni mese i fogli presenze del suo team all’ufficio del personale.
In un’azienda che non utilizza Twproject, il compito di Clara sarebbe estremamente gravoso e intricato: dovrebbe ricostruire ogni volta il quadro generale di ogni dipendente unendo informazioni provenienti da più fonti: e-mail, file excel, calendari aziendali, documenti condivisi o meno.
E invece qui viene il bello, ovvero la notizia che ti avevamo promesso dall’inizio di questo articolo: con Twproject i fogli presenze sono creati in automatico, senza errori manuali, e sono a portata di click in una pagina dedicata.
Potrai visualizzarli singolarmente o per più membri del team, vedendo subito a colpo d’occhio se i tempi sono stati rispettati, se ci sono giorni di ferie, permessi, o ore di straordinario.
Utilizzando Twproject dall’inizio alla fine hai modo di tenere traccia delle modifiche, proteggendo i dati sensibili e rispettando le norme sul lavoro.
Infine, potrai esportare tutti i dati in un foglio di calcolo, da condividere anche esternamente, ad esempio con l’ufficio paghe.
I fogli presenze sono creati in automatico da Twproject per te, dato che il punto di forza di Twproject è proprio l’idea di accompagnarti in ogni processo di gestione aziendale, tra cui la gestione delle risorse.
Non dovrai più trasferire dati da un sistema a un altro ma avrai già tutto lì, perché i fogli presenze sono il risultato finale di tutto il lavoro di pianificazione dei tempi di lavoro, delle ore lavorate e delle attività calendarizzate.
Avrai inoltre sempre a disposizione lo storico di tutte le attività pregresse.
Provalo subito e vedrai quanto sarà semplice e intuitivo d’ora in poi il processo di gestione e monitoraggio dei tempi di lavoro. Se hai dubbi o domande su quanto ti abbiamo mostrato, puoi chiedere aiuto al nostro team di supporto, che ti guiderà prima e durante la prova gratuita di 15 giorni.
Cogli al volo questa occasione e scopri come ottimizzare davvero la gestione del personale!
