I migliori software di gestione to-do e task del 2025

Se sei alla ricerca di un buon software per l’inserimento e l’assegnazione dei task (o to-do) al tuo team aziendale, questo articolo può fare al caso tuo.

Le to-do list sono uno strumento agile e pratico per assegnare i compiti all’interno di un progetto. Chiamate anche “task“, le micro-attività di progetto sono un modo per rendere la comunicazione all’interno del team più fluida e immediata.

L’utilizzo di liste di task per la distribuzione dei compiti sul luogo di lavoro ha molteplici vantaggi. Tra i principali evidenziamo:

• Migliore organizzazione del lavoro grazie a una suddivisione dei compiti definita e ordinata.
• Maggiore produttività poiché evitiamo di dimenticare passaggi importanti.
• Monitoraggio del progresso grazie alla possibilità di marcare le attività svolte e dunque visualizzare l’andamento del lavoro.
• Miglioramento della comunicazione e della collaborazione anche in casi di lavoro da remoto.
• Risparmio di tempo, essendo un processo immediato e sempre aggiornato.

Ad oggi esistono numerosi strumenti software che consentono di svolgere l’attività di assegnazione e gestione dei task in maniera pratica ed efficace, senza dover ricorrere a lunghe e-mail, telefonate, riunioni.

L’adozione di uno di questi strumenti è caldamente consigliata a tutte le aziende che vogliano migliorare i flussi di lavoro e aumentare la produttività.

Ma prima di perderti nella ricerca tra decine e decine di strumenti, dai un’occhiata a questa lista: evidenzieremo le principali caratteristiche e differenze tra alcuni dei migliori software di to-do list e task disponibili, per aiutarti a individuare le tue personali esigenze e dunque orientarti nella scelta.

Premessa: cosa può fare un software di gestione to-do list e task?

Esistono diversi livelli di profondità su ciò che possiamo “chiedere” al nostro strumento di task management.

Si va da modelli basici di semplici liste con compiti puntuali da assegnare a sistemi più strutturati che offrono strumenti di monitoraggio relativi ad aspetti correlati, passando per modalità intermedie.

In generale, maggiore è la strutturazione e complessità aziendale, più si avrà bisogno di integrare le to-do list all’interno di un sistema gestionale più articolato.

Come si distinguono le potenzialità di uno strumento in tal senso? Vediamo in breve quali sono le principali differenze tra software per to-do list, software di task management e software di project management.

a) Software di to-do list:

Sono pensati per chi lavora da solo o in piccoli gruppi, aiutando a gestire attività quotidiane in modo semplice e veloce.

Non richiedono competenze tecniche e permettono di creare elenchi, impostare promemoria e classificare le attività per priorità tramite etichette e colori.

Per capire se rispondono alle tue esigenze puoi farti queste domande:

• Devo gestire da solo attività ricorrenti o giornaliere senza particolari complessità?
• Mi serve uno strumento semplice per organizzare e ricordarmi le cose da fare, senza funzioni avanzate?
• Voglio una soluzione facile da usare, anche senza esperienza tecnica?

b) Software di task management:

I software di task management sono ideali per piccoli team che lavorano su progetti condivisi.

Offrono funzionalità più evolute rispetto alle semplici to-do list, come la visualizzazione Kanban, la gestione dettagliata dei compiti, la tracciabilità dello stato di avanzamento e l’invio di notifiche per scadenze e aggiornamenti.

Le esigenze a cui rispondono sono in questo caso:

• Lavoro con un team e ho bisogno di assegnare compiti in modo chiaro e tracciabile?
• Mi serve tenere sotto controllo lo stato di avanzamento delle attività e vedere chi sta facendo cosa?
• Voglio organizzare i compiti in modo visivo (es. metodo Kanban) e ricevere notifiche su scadenze?

c) Software di project management:

Per progetti strutturati, le aziende possono usare un vero e proprio software di Project Management con una gestione dei task chiara e flessibile.

Questi strumenti includono ulteriori funzioni, legate lateralmente alle to-do list e che permettono di integrarle in un sistema di gestione a tutto tondo, per un monitoraggio ancora più efficace e significativo.

Queste funzioni riguardano budget, scadenze, carichi di lavoro e rischi. Offrono inoltre calendari condivisi, diagrammi di Gantt, report dettagliati e strumenti per il monitoraggio delle ore lavorate e delle attività in corso.

Puoi avvalerti di uno strumento di questo tipo se rispondi affermativamente alle seguenti domande:

• Devo gestire facilmente task list ma in un contesto più strutturato?
• Devo gestire progetti con to-do associati ma con un occhio al budget, scadenze e risorse coinvolte?
• Ho bisogno di strumenti per pianificare, monitorare e coordinare più fasi di lavoro?
• Mi servono report, diagrammi di Gantt o calendari condivisi per tenere sotto controllo tutto il progetto?

Gli strumenti che ti proponiamo si collocano tra il secondo e il terzo tipo, includendo più o meno funzionalità all’interno di un unico strumento.

Questo perché crediamo che la gestione di task e to-do list sia un ottimo punto di partenza per far crescere la produttività, ottimizzare i flussi di lavoro e avere una visione d’insieme chiara con il coinvolgimento di tutto il team.

1. Twproject

Il software che risulta maggiormente in grado di adattarsi alle esigenze di gruppi di lavoro di qualsiasi dimensioni, dalle piccole realtà alle aziende più grandi, è sicuramente Twproject, ed è per questo che compare in cima alla nostra lista.

Twproject è uno strumento ottimale perché nella sua semplicità dispone di tutti gli strumenti utili alla gestione dei progetti in tutti i loro aspetti chiave, partendo dalle to-do list (task list) e integrandole in un sistema condiviso e integrato.

I suoi task (in Twproject si chiamano ToDo) sono altamente flessibili, possono essere ordinati per priorità , data, status. Possono essere filtrati secondo molteplici criteri combinabili. Consentono inoltre agli assegnatari di inserire le ore lavorate direttamente all’interno del task, per un monitoraggio dei tempi di lavoro ottimale.

Possono ancora contenere allegati, menzioni e commenti. Sono naturalmente inseriti all’interno dei progetti e delle loro sotto-fasi, con un link diretto per identificare la loro appartenenza, contribuendo ad aggiornarne lo stato di avanzamento.

I ToDo in corso sono anche visibili all’interno del diagramma di Gantt, uno strumento utilissimo per la condivisione di tempistiche e obiettivi con tutto il team.

Una menzione speciale va alla Kanban board di Twproject, particolarmente dinamica e flessibile e che consente di ordinare e distribuire i compiti ancora più facilmente.

Come puoi notare, Twproject permette di superare la classica dicotomia waterfall vs agile, consentendo di adattare la modalità di lavoro alle esigenze dei team o anche, all’interno dello stesso team, delle diverse tipologie di progetti.

Principali funzionalità:

• Kanban board: con diverse modalità di visualizzazione e ordinamento dei ToDo.
• Diagramma di Gantt: con vista affiancata dei ToDo relativi a ogni fase di progetto.
• Worklog: incrementabile direttamente dalle ore inserite sui ToDo.
• Gestione dei costi: budget attribuibile su progetti e fasi; costi calcolati anche in base alle ore di lavoro segnate sui ToDo.
• Strumenti di collaborazione: calendari condivisi, messaggistica, menzioni ecc.
• Gestione del carico di lavoro: sempre disponibile in modo da assegnare i ToDo con consapevolezza.
• Reportistica: per il tracciamento di ogni aspetto dei progetti e dell’andamento dei flussi di lavoro.

Costi: a partire da 4,89 € utente/mese.

Pro: Strumento adattabile alle diverse esigenze del team e con funzionalità utili a tutte le diverse figure lavorative. Ti permette la gestione delle task list potendo in qualsiasi momento evolvere ad una gestione del progetto più approfondita. La sua interfaccia intuitiva rende la sua adozione veloce e agevole.

Contro: Non ne abbiamo riscontrati.

Twproject è la risposta per chi cerca un sistema completo ma semplice da usare, per team di ogni tipologia e dimensione.

2. Wrike

Wrike è una piattaforma di project e task management molto conosciuta, il cui punto di forza risiede nella gestione organizzata e scalabile delle attività, che consente di pianificare, monitorare e coordinare il lavoro in modo chiaro e condiviso.

Uno degli aspetti più apprezzati di Wrike è la sua flessibilità nella creazione di to-do list strutturate: ogni attività può essere suddivisa in sotto-task, assegnata a membri specifici del team e collegata a scadenze e priorità, rendendo il flusso di lavoro trasparente.

La piattaforma offre anche strumenti per tenere traccia delle modifiche sulle attività e ricevere notifiche in tempo reale su aggiornamenti rilevanti. Il tracciamento del tempo integrato permette di misurare con precisione le ore dedicate a ciascun task.

Principali funzionalità:

• Creazione e assegnazione di attività e sotto-attività
• Visualizzazione delle to-do list in diversi formati (lista, bacheca, Gantt)
• Definizione di stati personalizzati del flusso di lavoro
• Monitoraggio del progresso e delle scadenze
• Tracciamento del tempo per singole attività
• Condivisione e collaborazione su file allegati ai task

Costi: a partire da 10 $ utente/mese.

Pro: progetti illimitati; personalizzazione a seconda delle diverse esigenze della tipologia di team.

Contro: diagramma di Gantt e timer per il monitoraggio disponibili solo nei piani a pagamento; scarsità di strumenti per le annotazioni.

Strumento affidabile e adatto a grandi gruppi; un po’ meno ai team più agili e creativi.

3. Asana

Asana è una piattaforma di project management apprezzata per la sua capacità di gestire corpose liste di attività di progetto.

Ogni task può essere descritto con testo formattato, link, elenchi puntati o tabelle. È possibile allegare file, impostare scadenze specifiche o periodiche e assegnare responsabilità chiare.

Le attività possono essere scomposte in sotto-task per gestire progetti complessi con più fasi o collaboratori. È dunque un buono strumento per chi cerca una visione centralizzata e scalabile delle attività.

Principali funzionalità:

• Creazione e assegnazione di attività in modalità lista
• Calendario
• Timeline (Gantt)
• Bacheca Kanban
• Gestione delle approvazioni
• Automazioni per creare flussi di lavoro automatizzati senza codice

Costi: a partire da 10,99 $ utente/mese.

Pro: sistema di messaggistica integrato specialmente indicato per i team che lavorano da remoto; interfaccia utente che permette di visualizzare più informazioni in un solo punto.

Contro: navigazione un po’ disorganizzata e dispersiva; mancanza di alcune funzioni di project management.

Ideale per team ampi con progetti composti da numerose attività, offrendo funzionalità di automazione e collaborazione.

4. Todoist

Todoist è un’app che nasce per potenziare la produttività individuale, ma col tempo si è evoluta per gestire anche le realtà aziendali.

È apprezzata per la sua interfaccia semplice e la capacità di gestire sia compiti personali che di team.

Le attività possono essere suddivise in sotto-attività, assegnate a membri specifici del team e corredate di scadenze e priorità. È possibile visualizzare i to-do in diverse modalità, come lista, calendario o bacheca Kanban.

Grazie a un registro attività è possibile monitorare i progressi e le modifiche apportate ai to-do.

Principali funzionalità:

• Creazione di attività e sotto-attività
• Quattro livelli di priorità e presenza di etichette
• Visualizzazioni flessibili, tra cui lista, calendario e bacheca Kanban
• Strumenti di collaborazione di base
• Sistema di produttività Karma che premia gli utenti per il completamento dei to-do, il mantenimento delle sequenze e l’utilizzo delle funzionalità avanzate

Costi: a partire da 6 $ utente/mese.

Pro: curva di apprendimento semplice; la sua struttura a liste e progetti rende immediato l’inserimento e l’organizzazione dei to-do.

Contro: limitato per la gestione di progetti complessi: manca, ad esempio, una timeline e strumenti avanzati per il project tracking e il reporting.

App leggera ma potente, con un’attenzione particolare alla produttività individuale.

5. Basecamp

Tra i software che aiutano a gestire le liste di to-do e i task, Basecamp è un’applicazione particolarmente utile per team che lavorano da remoto. Ha un funzionamento semplice che consente di inserire un progetto e poi suddividerlo in task da completare. Questi ultimi sono visualizzati in forma di to-do list. Ogni task può essere assegnato e ad esso sono attribuite date di scadenza, note e allegati.

Tuttavia, a Basecamp mancano alcune funzionalità avanzate di gestione dei progetti, come il monitoraggio delle tempistiche, le Kanban board e i diagrammi di Gantt.

Principali funzionalità:

• Messaggistica in tempo reale
• Gestione delle attività semplificata
• Check-in automatico
• Monitoraggio dell’avanzamento del progetto (Hillcharts)

Costi: a partire da 15 $ utente/mese.

Pro: collocazione di tutti gli strumenti, le comunicazioni e i documenti relativi a un progetto in un singolo punto, cosa che agevola la collaborazione nel gruppo.

Contro: mancanza di alcune funzionalità base; spazio di archiviazione piuttosto limitato se si collabora a più progetti e se i membri del team caricano diversi file.

Se il tuo team può fare a meno di strumenti di monitoraggio più avanzati, Basecamp è una buona soluzione per piccole aziende.

6. Trello

Trello si caratterizza per l’utilizzo del metodo Kanban come struttura centrale: l’interfaccia principale si presenta come una bacheca virtuale suddivisa in colonne, all’interno delle quali è possibile inserire e spostare “card” che funzionano come note adesive digitali, facilitando l’organizzazione visiva delle attività.

Per gestire progetti più articolati e complessi, Trello richiede l’accesso a una versione superiore. Solo con l’acquisto di una licenza premium si possono sbloccare funzionalità avanzate come i diagrammi di Gantt e altri strumenti di pianificazione.

Principali funzionalità:

• Organizzazione in “bacheche”, “elenchi” e “schede”
• Checklist
• Notifiche istantanee
• Integrazioni nella versione premium
• Bacheche pubbliche/private

Costi: a partire da 5 $ utente/mese

Pro: facilità nella visualizzazione delle scadenze; buona navigazione e visibilità anche nella versione mobile.

Contro: impossibilità di lavorare offline; limitazioni nel caricamento di file; non adatto a progetti con più squadre di lavoro.

Soluzione visibile e altamente adattabile, utile quando si lavora a distanza, ma non su grossi progetti e piani a lungo termine.

Consigli finali per scegliere il software di task management e to-do list più adatto a te

1. Definisci le principali esigenze del tuo team

Un numero ancora troppo alto di dipendenti di aziende lamenta di non avere la tecnologia e gli strumenti adeguati per ottimizzare il proprio lavoro. Eppure sappiamo che ad oggi la digitalizzazione dei processi aziendali non è più un’opzione ma un’imperativo fondamentale per le imprese che desiderano rimanere competitive sul mercato.

Ma come ci si orienta nella scelta degli strumenti migliori, data la vastità dell’offerta attuale? Il nostro suggerimento è quello di definire le esigenze chiave associate a un certo processo e sottolineare quelle maggiormente sentite all’interno del tuo team.

Nel caso del task management, abbiamo visto che esistono numerosi fattori relativi alla sua organizzazione. Considera ad esempio questi dieci aspetti della gestione dei task e mettili in ordine di priorità:

• Ottimizzazione del flusso di lavoro
• Definizione di fasi e tempistiche
• Monitoraggio dei tempi di lavoro
• Gestione delle risorse e dei carichi
• Collaborazione interna e condivisione delle informazioni
• Migliore gestione dei costi relativi alle attività
• Personalizzazione
• Integrazioni
• Fruizione da remoto e/o su mobile
• Lingua e assistenza

Ricordati poi che la finalità ultima di un buon softare di gestione dei task e to-do è la collaborazione all’interno del team. Un maggiore coinvolgimento delle risorse aumenta il senso di appartenenza, la consapevolezza sugli obiettivi aziendali e di conseguenza la produttività.

2. Fai una prova gratuita

In secondo luogo, dopo aver optato per una o più soluzioni, ti consigliamo di fare una prova gratuita e di sfruttare, se esiste, il supporto clienti.

Questo ti consentirà di esplorare tutte le funzionalità del software di gestione task e to-do, capire il loro reale utilizzo e confrontare le tue esigenze con ciò che viene offerto, sfruttando anche le eventuali personalizzazioni.

Se ti ha colpito il primo strumento della nostra lista puoi dare una chance a Twproject con una prova gratuita di 15 giorni durante la quale potrai testare tute le principali funzionalità per sapere se fanno al caso tuo!

Se vuoi, condividi qui la tua esperienza e facci sapere quale è stata la tua scelta finale.