Tempo stimato nei progetti: come pianificarlo?

Il tempo stimato nei progetti è fondamentale per determinare la fattibilità e la percentuale di successo di un progetto.

Questa stima deve essere tenuta in considerazione per garantire l’allineamento fra gli obiettivi del progetto e gli obiettivi aziendali, della garanzia di un utilizzo efficiente delle risorse, della definizione delle aspettative del cliente e del team e della mitigazione dei potenziali rischi.

Vediamo in questo articolo di capire meglio come pianificare il tempo stimato nei progetti.

Pianificare il tempo stimato nei progetti: come fare?

1. Analizzare i dati storici da progetti simili

Utilizzare dati documentati da progetti analoghi è fondamentale per una stima precisa dei tempi. Si può iniziare esaminando attentamente i progetti che rispecchiano l’ambito e la complessità dell’impegno attuale.

Questi dati possono essere completati ed aggiornati tenendo presente le tendenze e le sfide più attuali. In questo modo sarà possibile dare stime basate su metriche di prestazioni effettive anziché su ipotesi.

2. Creare un documento di ambito generale del progetto

Sviluppare un ampio documento di ambito del progetto è necessario per completare una stima precisa dei tempi. Questo documento deve delineare tutti i risultati, gli obiettivi e i requisiti del progetto.

Definire chiaramente l’ambito aiuta a mitigare il cosiddetto effetto creep dell’ambito, che può compromettere le stime. Questo documento funziona come la baseline di progetto, assicurando che ogni attività venga eseguita in maniera chiara e che tutti i membri del team abbiano una comprensione unificata degli obiettivi.

3. Creare un elenco di attività per l’intero progetto

Per farlo in maniera più semplice si può scomporre il progetto in attività gestibili, assegnando loro la priorità in base a importanza e sequenza. Inizialmente ci si può concentrare solamente sull’elenco delle attività senza stimare le durate per ottenere una chiara prospettiva del carico di lavoro, identificando scadenze e dipendenze critiche.

Coinvolgere i team in questo processo può garantire una copertura completa di tutti i task necessari.

4. Prevedere la cronologia del progetto, incluse le dipendenze

Una volta redatto l’elenco completo delle attività, si passa a prevedere la cronologia del progetto assegnando durate stimate a ciascuna attività. Considerando le dipendenze delle attività si può determinare la sequenza ottimale per il completamento dei lavori.

Questo passaggio aiuta a comprendere il flusso del progetto, identificare potenziali colli di bottiglia ed evitare conflitti di programmazione. Una previsione accurata facilita l’impostazione di scadenze realistiche, garantendo l’aderenza del progetto durante tutto il suo ciclo di vita.

5. Studiare le tecniche e le tendenze di stima del progetto

Rimanere aggiornati sulle ultime tecniche di stima e sulle tendenze del settore prendendo familiarità con vari metodi può aiutare a determinare l’approccio più adatto al progetto.

Esistono diverse tecniche comunemente utilizzate per stimare la durata delle attività, ciascuna con i propri vantaggi e applicazioni specifiche. Ecco le principali:

a. Stima analogica: consiste nel confrontare il progetto corrente con progetti simili svolti in passato.

b. Stima parametrica: si basa su dati storici e relazioni matematiche per calcolare la durata. Ad esempio, se un chilometro di strada richiede 2 giorni per essere costruito, 5 chilometri richiederanno 10 giorni.

c. Stima Bottom-Up: implica la scomposizione delle attività in compiti più piccoli e la stima della durata per ciascuno di essi, aggregando poi i risultati.

d. Stima a tre valori: utilizza tre valori per stimare la durata. Questi sono:

• ipotesi ottimistica
• ipotesi pessimistica
• scenario più probabile

La stima finale è calcolata usando la formula:

E=O+4M+P6E = \frac{O + 4M + P}{6}E=6O+4M+P

e. Analisi di Monte Carlo: utilizza simulazioni statistiche per stimare la probabilità di diversi risultati basati su molteplici scenari.

f. Stima basata sul giudizio esperto: come dice il nome stesso, si basa sull’esperienza e sulla conoscenza di esperti del settore.

g. Diagramma di Gantt e metodi visivi: utilizza strumenti visivi per pianificare le tempistiche, spesso abbinati a tecniche di stima come quelle sopra descritte.

· Metodo del percorso critico (CPM): identifica le attività critiche che determinano la durata minima del progetto.

Queste tecniche possono essere combinate o adattate in base alle caratteristiche specifiche del progetto, al livello di incertezza e ai dati disponibili.

6. Tenere conto dei rischi e degli scenari peggiori

 Questo significa incorporare buffer per rischi e potenziali ritardi nelle tue stime di tempo aggiungendo tempo extra per problemi e complicazioni impreviste.

Per capire dove giacciono i rischi, è importante coinvolgere il team e gli stakeholder nella valutazione. Prepararsi per gli scenari peggiori aumenta la resilienza del progetto e garantisce che i ritardi non facciano deragliare la tempistica del progetto.

7. Rivedere l’intero progetto e creare una stima realistica

Una volta considerati tutti questi elementi, sarà possibile finalizzare la durata stimata e convalidarla con il team e gli stakeholder.

In questa fase, è fondamentale rivedere l’intero progetto con un focus particolare sulle stime già fatte, sulle risorse disponibili e sugli eventuali imprevisti che potrebbero influenzare i tempi. Questa revisione può rivelarsi utile per correggere eventuali discrepanze e per allinearsi su aspettative più realistiche.

Coinvolgere i membri del team in questa fase è cruciale. Ogni membro del team avrà una visione diretta sulle difficoltà o opportunità che potrebbero non essere immediatamente evidenti nella pianificazione iniziale.

Discutere apertamente delle stime, dei rischi e delle risorse necessarie per completare il progetto è un’opportunità per migliorare la previsione finale e adattarla meglio alla realtà operativa.

Inoltre, è importante mantenere un approccio flessibile. La stima dal basso verso l’alto, che consiste nel raccogliere la stima dei tempi direttamente dalle singole attività e aggregarla per ottenere la durata complessiva, consente di migliorare la precisione.

In questo modo, si possono identificare potenziali aree di incertezza che potrebbero richiedere aggiustamenti durante il ciclo di vita del progetto.

Infine, ogni attività va verificata in base agli obiettivi strategici aziendali e alle priorità del cliente. Se dovessero emergere cambiamenti o modifiche nelle priorità, potrebbe essere necessario rivedere la pianificazione e aggiustare le risorse necessarie per completare il progetto nei tempi previsti.

La revisione periodica permette di garantire che il progetto rimanga sulla giusta traiettoria e che il tempo stimato sia sempre allineato con gli sviluppi effettivi.

La creazione di una stima realistica non è un processo una tantum, ma un’attività che richiede una continua analisi e adattamento alle circostanze mutevoli.

Attraverso una pianificazione accurata e un costante monitoraggio, si riduce al minimo il rischio di superare i tempi previsti e si aumenta la probabilità di successo del progetto.

Come utilizzare Twproject per pianificare il tempo stimato nei progetti?

Un software di project management come Twproject può semplificare e automatizzare i processi di stima di cui abbiamo parlato in questo articolo.

E fra le diverse opzioni presenti nel mercato, Twproject è un eccellente strumento per quanto riguarda la pianificazione del tempo stimato.

In particolare, utilizza la funzionalità dei cosiddetti timesheets, o schede attività, per registrare il tempo necessario per i singoli task e quindi confrontare questi dati con le stime iniziali.

I timesheet permettono al project manager di monitorare e gestire il tempo impiegato per completare ogni attività e di identificare rapidamente eventuali discrepanze tra il tempo stimato e quello effettivamente impiegato.

Ciò aiuta a monitorare l’avanzamento del progetto in generale, a valutare la produttività del team e a capire quanto il progetto sta costando.

Inoltre, Twproject consente di monitorare le risorse allocate, garantendo che ogni attività riceva il giusto livello di attenzione e risorse. Questo sistema facilita la gestione dei tempi, la pianificazione delle risorse e l’assegnazione dei task ai membri del team in modo efficiente.

Il software aiuta a tracciare i progressi in tempo reale, consentendo ai project manager di apportare modifiche tempestive, se necessario, e di rispondere rapidamente a eventuali ritardi o cambiamenti nel progetto,  così da completare nel tempo richiesto.

La piattaforma fornisce anche strumenti per la creazione di report personalizzati che consentono di avere una visione chiara dell’andamento del progetto, confrontando il tempo necessario per il completamento di ciascuna attività con le previsioni iniziali.

Questo aiuta a mantenere il progetto nei tempi previsti e a ottimizzare la gestione delle risorse, garantendo che le risorse necessarie siano adeguatamente distribuite in base alle priorità del progetto.

Inoltre, con la gestione delle dipendenze tra le attività, è possibile ottimizzare la pianificazione dei progetti, migliorando la sequenza delle operazioni e riducendo il rischio di colli di bottiglia. Questo assicura che ogni fase del progetto venga completata in modo coerente e tempestivo.

Twproject permette di visualizzare i progressi in modo chiaro tramite diagrammi di Gantt interattivi, che forniscono una panoramica visiva della pianificazione del progetto e delle scadenze.

Questo rende più facile per il project manager identificare rapidamente qualsiasi deviazione dal piano originale e apportare le correzioni necessarie per garantire che il progetto venga completato nei tempi previsti.