Sfruttare al massimo il tempo: strategie di time planning

Conoscere le migliori strategie di time planning è importante per poter eseguire al meglio il lavoro.

Il tempo non è dalla propria parte quando si tratta di gestione dei progetti, quando il lavoro si accumula e le scadenze si avvicinano rapidamente.

La gestione del tempo di progetto richiede attività di pianificazione, programmazione, monitoraggio e controllo durante tutto il ciclo di vita del progetto.

E proprio in questo articolo parleremo di come sfruttare al massimo il tempo e delle migliori strategie di time planning.

Perché la gestione del tempo è importante in un progetto?

I progetti possono essere intimidatori: c’è molto da fare con poco tempo a disposizione e agli stakeholder i ritardi non piacciono.

Una corretta gestione del tempo di un progetto permette di suddividere il lavoro in parti più gestibili assegnando ciascuna attività ad una sequenza temporale precisa.

Questa suddivisione è fondamentale per identificare e distinguere i task importanti dai task urgenti e meno urgenti. Spesso, la pressione di completare i task urgenti può portare a trascurare quelli più strategici e cruciali per il successo a lungo termine del progetto. Pertanto, è essenziale avere una chiara comprensione delle priorità e dedicare il giusto tempo a ciascuna attività.

Una gestione efficiente del tempo non implica solo il rispetto delle scadenze, ma influenza anche la qualità del lavoro, la soddisfazione del team e la percezione da parte del cliente.

Sapere quando dire di no a richieste che non aggiungono valore al progetto o che possono essere un’inutile distrazione è una competenza chiave. Spesso, per evitare sovraccarichi e per rispettare il tempo limite, un project manager deve saper rifiutare nuove attività o di ridistribuire i compiti all’interno del team.

6 strategie di time planning nel project management

La gestione efficace del tempo è una delle competenze più critiche per un project manager.

In un ambiente di lavoro in cui le scadenze stringenti e le aspettative elevate sono la norma, saper pianificare e gestire il tempo può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto.

Ogni progetto presenta le proprie sfide e peculiarità, ma esistono strategie comprovate che possono aiutare a ottimizzare l’uso del tempo, garantendo che tutte le attività vengano completate nei tempi previsti e con la qualità richiesta.

Di seguito, esploreremo cinque strategie fondamentali di time planning nel project management, che vi aiuteranno a gestire meglio il vostro tempo e a migliorare la vostra efficienza complessiva.

Queste strategie permetteranno di mantenere sotto controllo il tempo limite e mantenere il focus sulle priorità.

1. Avere un piano di progetto ben definito

Un piano di progetto ben definito ha un impatto positivo su tutte le fasi del progetto, dall’inizio alla fine.

E’ la base su cui si costruisce l’intero processo di gestione del progetto.

Senza una chiara roadmap, è facile perdere di vista le priorità, sprecare tempo in attività non essenziali e trovarsi a gestire emergenze che potrebbero essere evitate con una pianificazione accurata.

Quando si esegue qualcosa senza un’idea chiara, si perde molto tempo a discutere su cosa fare, come farlo, ecc. Questo approccio caotico è spesso la causa principale dell’abuso di tempo in un progetto.

Diventa fondamentale quindi investire del tempo inizialmente per definire un piano di progetto adeguato. In questo modo, il project manager non solo conduce una conversazione produttiva con le parti interessate che definirà la struttura del progetto a venire, ma può adottare misure attive per eliminare molte delle comuni perdite di tempo che potrebbero verificarsi.

2. Stimare il tempo in modo accurato

Stimare il tempo in modo realistico è fondamentale per creare un programma realizzabile. Ecco alcuni consigli per migliorare la precisione delle stime:

• Suddividere le attività in compiti ancora più piccoli: più piccola è l’attività, più facile sarà stimare il tempo necessario per completarla. Le To-Do List sono strumenti semplici ma potenti che possono essere di grande aiuto per suddividere le specifiche attività in compiti più piccoli e gestibili.
• Considerare la propria esperienza passata: Se avete lavorato a progetti simili in passato, utilizzate la vostra esperienza per stimare il tempo necessario per le attività simili.
• Consultare gli esperti: Parlate con altri membri del team che hanno esperienza in aree specifiche del progetto per ottenere le loro stime.
• Utilizzare tecniche di stima: Esistono diverse tecniche di stima, come il Delphi Method o il Planning Poker, che possono aiutare a ottenere stime più accurate.
• Aggiungere buffer di tempo: È sempre meglio sovrastimare leggermente il tempo necessario piuttosto che sottovalutarlo. Aggiungete un buffer del 20-30% alle vostre stime per tenere conto di eventuali imprevisti.

3. Coinvolgere e comunicare in modo efficace con le parti interessate

Alcuni dei maggiori problemi legati al tempo che i project manager devono affrontare sono i ritardi nella comunicazione.

Il modo migliore per mantenere attiva la comunicazione di tutte le parti interessate è trovare modi per mantenerle coinvolte nel progetto. È essenziale, quindi, stabilire canali di comunicazione chiari e preferiti per ogni parte interessata.

Alcuni possono preferire aggiornamenti via email, altri potrebbero preferire riunioni faccia a faccia o videoconferenze. Adattarsi ai canali di comunicazione preferiti delle parti interessate aiuta a garantire che le informazioni vengano ricevute e comprese correttamente.

Questo permette di captare per tempo eventuali dubbi o cambi di priorità da parte delle parti interessate e di agire di conseguenza.

L’invio di e-mail regolari, settimanali o mensili, con una panoramica delle attività svolte è uno degli approcci più utilizzati.

L’invio di aggiornamenti regolari, come report settimanali o mensili, aiuta a mantenere tutti allineati e a identificare tempestivamente eventuali problemi o cambiamenti nelle priorità. Questi aggiornamenti dovrebbero includere informazioni sui task importanti e task urgenti, le scadenze imminenti e eventuali problemi riscontrati.

4. Rimanere flessibili

Quando si lavora attivamente ad un progetto, soprattutto di grandi dimensioni, un imprevisto può essere sempre dietro l’angolo. Per questo motivo, un project manager deve affrontare ogni situazione con flessibilità e adattabilità. Dovrebbe essere in grado di aggirare le priorità e affrontare i problemi man mano che si presentano, senza perdere di vista il progetto originale.

Tuttavia, nonostante gli evidenti vantaggi derivanti da una forte flessibilità, in alcune situazioni, un project manager dovrebbe incoraggiare il proprio team ad attenersi al piano, anche in periodi di forte stress. Spetta sempre al project manager determinare quali scenari richiedono un processo rigoroso e quali richiedono flessibilità.

Indipendentemente dall’approccio, il coordinatore deve assicurarsi di prendere sempre decisioni tenendo presente la tempistica del progetto.

5. Sviluppare un’adeguata struttura di ripartizione del lavoro

Scomporre i grandi risultati finali di un progetto in attività gestibili e misurabili permette di gestire in maniera efficace il tempo a disposizione.

Questo processo di suddivisione dei compiti più grandi in compiti più piccoli e più facili da gestire può essere completato in modo più efficace attraverso lo sviluppo di una “struttura di suddivisione del lavoro” (WBS).

Affidarsi ad una struttura del genere permette di ridurre al minimo le perdite di tempo oltre ad aiutare a ridurre lo stress che accompagna i risultati finali su larga scala.

Vediamo quali sono gli step per creare una WBS:

• Suddivisione in deliverable: il primo passo nella creazione di una WBS è identificare i deliverable principali del progetto. Questi sono i risultati tangibili che il progetto deve produrre. Una volta identificati, ogni deliverable può essere ulteriormente suddiviso in attività più piccole e gestibili. Questa suddivisione aiuta a chiarire ciò che deve essere fatto per completare ogni parte del progetto e a mantenere il focus sui task importanti.

• Definizione dei task: Ogni deliverable e sotto-deliverable viene suddiviso in task specifici. Questi task devono essere descritti chiaramente, con obiettivi precisi e criteri di completamento definiti. I task urgenti devono essere identificati e gestiti con particolare attenzione per garantire che non compromettano il progresso del progetto. La chiarezza nella definizione dei task aiuta a prevenire confusioni e a mantenere il team allineato.

• Allocazione delle responsabilità: Una volta definiti i task, è importante assegnare le responsabilità per ciascun task ai membri del team. Ogni task deve avere un responsabile chiaramente identificato, che sarà incaricato di garantire il completamento del task entro il tempo limite stabilito. Questa assegnazione di responsabilità aiuta a mantenere il team motivato e responsabile.

• Sequenziamento delle attività: Il sequenziamento delle attività all’interno della WBS è cruciale per garantire che il lavoro proceda in modo logico e efficiente. Alcuni task possono essere eseguiti in parallelo, mentre altri devono essere completati in sequenza. Identificare queste dipendenze aiuta a prevenire colli di bottiglia e a mantenere il progetto nei tempi previsti.

• Stima dei tempi e delle risorse: Ogni task nella WBS deve avere una stima dei tempi e delle risorse necessari per il completamento. Questa stima deve essere realistica e basata su una valutazione accurata delle esigenze del progetto. Stime accurate sono fondamentali per evitare ritardi e sovraccarichi di lavoro. L’assegnazione di tempi limite realistici per ciascun task aiuta a mantenere il progetto sotto controllo.

• Monitoraggio e aggiornamento continuo: La WBS non è un documento statico. Deve essere monitorata e aggiornata regolarmente per riflettere i progressi del progetto e affrontare eventuali cambiamenti o imprevisti. Il monitoraggio continuo consente di identificare tempestivamente eventuali deviazioni dal piano originale e di adottare misure correttive. Questo processo dinamico aiuta a mantenere il progetto allineato con gli obiettivi iniziali e a rispettare i tempi.

Utilizzare strumenti e software di gestione dei progetti come Twproject può facilitare lo sviluppo e la gestione della WBS. Il software aiuta a creare, visualizzare e aggiornare la WBS in modo efficace. Questo offre funzionalità avanzate per la gestione delle dipendenze, il monitoraggio dei progressi e la comunicazione con il team.

6. Evitare riunioni non necessarie

Le riunioni non necessarie sono una delle perdite di tempo più comuni nei progetti di tutti i settori. Potrebbe trattarsi di riunioni programmate all’inizio di un progetto ma diventate meno necessarie con il passare del tempo. Indipendentemente dal formato, questi meeting superflui possono causare una grande perdita di tempo ed è responsabilità del project manager individuarli e modificarli o eliminarli.

In caso invece di riunioni necessarie, è fondamentale stabilire un ordine del giorno prima del meeting, in modo che tutti sappiano che cosa esattamente deve essere affrontato durante l’incontro.

Time planning: sfrutta al massimo il tempo grazie a Twproject

Abbiamo visto come un time planning efficiente sia fondamentale nella gestione dei progetti.

E’ chiaro che il project manager non può coordinare tutto da solo, ma deve avvalersi di uno strumento adeguato.

Twproject, uno dei migliori software di project management del mercato, è in grado di fornire esattamente il tipo di supporto di cui ha bisogno un coordinatore di progetto. Fornisce dati in tempo reale per tenere traccia del tempo impiegato per ogni attività e risorsa, consentendo di monitorare i progressi in tempo reale.

Inoltre, permette di organizzare tutte le attività su un diagramma di Gantt, individuare le dipendenze e impostare le sequenze temporali più ottimali.

In questo modo sarà possibile scoprire immediatamente se il progetto sta andando fuori programma. In poche parole, l’utilizzo di un software come Twproject permetterà di:

• Migliorare la produttività dell’intero team;
• Individuare e svolgere più facilmente i compiti assegnati;
• Avere più tempo a disposizione;
• Diminuire notevolmente lo stress lavorativo.

Twproject è altamente adattabile e scalabile, il che lo rende adatto a progetti di qualsiasi dimensione e complessità. Che si tratti di un piccolo team che lavora su un progetto breve o di un grande gruppo distribuito su più progetti a lungo termine, Twproject può essere configurato per soddisfare le esigenze specifiche del team e del progetto.

Con funzionalità avanzate per la gestione dei task, il monitoraggio del tempo dei progetti e delle risorse, la comunicazione e la reportistica, Twproject permette ai project manager di avere sempre il controllo totale del progetto, migliorando la produttività e riducendo lo stress lavorativo.