A seconda delle esigenze, Twproject può essere utilizzato anche per inserire contatti e clienti nell’elenco delle risorse: ciò rende Twproject uno strumento eccellente per il CRM, oltre che per la gestione dei progetti nel loro complesso.
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Capita che i nostri clienti ci chiedano se nell’elenco delle risorse possono essere inclusi solo gli utenti che hanno un login attivo.
La risposta è: non solo!
Tutte le risorse inserite senza login, infatti, non vengono conteggiate nelle licenze, quindi non c’è un limite di inserimento.
Monitorare le attività di vendita fin dalla fase del primo contatto è una buona idea per diversi motivi, che illustreremo in dettaglio qui di seguito.
Ma ora vediamo come fare sin dal principio per utilizzare Twproject come un sistema per CRM.
Salvare un primo contatto attraverso il CRM di Twproject
Supponiamo che ti trovi a una delle regolari fiere annuali e che, dopo qualche ora, incontri Lorenzo Ricci di ACME SPA, con con cui parlate per un po’ dei servizi della tua azienda, ai quali pare essere molto interessato.
Parlate della sua responsabile di reparto, Carla Gori, e anche dell’ultima partita di campionato; lui tifa per il Bologna.
Al termine della conversazione, ti lascia il suo biglietto da visita.
Se utilizzi Twproject come CRM, è ora di salvare tutte queste informazioni nel modo più semplice e veloce possibile.
Ecco come farei io: prenderei il mio iPad e creerei una nuova risorsa per Lorenzo Ricci di ACME SPA, segnerei anche che il suo capo è Carla Gori e tutte le altre informazioni scritte nel suo biglietto da visita. Nelle note memorizzerei anche che Lorenzo tifa per il Bologna… non si sa mai.
Gestisci la fase di contatto
Ora che il tuo lead è stato inserito, puoi registrare nel progetto che utilizzate per monitorare la fase prevendita una nuova attività per la conversazione che hai avuto con Lorenzo, come promemoria su tutto ciò che è stato detto.
Al momento si tratta solo di un potenziale cliente, quindi non è necessario creare un’attività specifica per questa fase, che potrebbe consistere anche solo in una telefonata.
Il modo migliore per gestire questa situazione è creare una nuova attività di prevendita (un nuovo To-Do in Twproject) per ricordarti di richiamare Lorenzo dopo una settimana e parlare di ciò che la tua azienda può fare per lui.
Infatti, i To-Do di Twproject sono lo strumento più versatile per eseguire queste operazioni, per diversi motivi:
- Oltre ad aggiungere un titolo e una descrizione dettagliata, è possibile inserire un link diretto alla risorsa semplicemente copiando e incollando il codice alfanumerico che si trova in alto a sinistra nella pagina della risorsa.
- È possibile allegare documenti relativi al profilo di Lorenzo o alla sua azienda, in modo che tutto sia disponibile per la consultazione.
- È possibile utilizzare i commenti e taggare i colleghi, semplicemente anteponendo la @ al loro nome, per condividere informazioni, suggerimenti, idee.
- Infine, puoi assegnare il To-Do a un collega, se non sei direttamente responsabile della relazione con il cliente, e allo stesso tempo rimanere aggiornato sull’andamento dell’operazione.
Alla scadenza del To-Do, il sistema ti avviserà che è ora di far partire la chiamata.
Grazie al link, potrai rivedere tutti i dettagli della risorsa e ricominciare la conversazione lì dove l’avevi lasciata.
Se la conversazione è proficua, si può infine creare un’attività di prevendita specificamente dedicata ad ACME, per registrare in dettaglio il primo contatto, e magari una demo successiva, l’offerta e il contratto finale.
Aggiungi un nuovo progetto di prevendita
Ora che il tuo lead è diventato un vero e proprio progetto di prevendita, puoi inserirlo in Twproject per monitorarne lo stato di avanzamento.
Infatti, grazie a Twproject tutte le attività di prevendita possono essere monitorate, gestite e salvate così come tutti gli altri progetti.
Uno dei migliori strumenti che Twproject offre per la gestione dei progetti è il suo Gantt interattivo e dinamico.
Anche per i progetti in fase di prevendita può essere molto utile avere uno strumento che offra una visione a 360°, come il Gantt di Twproject.
Infatti, ogni attività può avere fasi e sottofasi, collegate o meno tra loro da diverse tipologie di dipendenze.
Supponiamo che la prima telefonata con Lorenzo abbia portato a un accordo di presentazione con la sua superiore Carla Gori. Ciò comporterà una serie di attività intermedie come l’ottimizzazione dei contenuti, le landing page, ecc. Queste attività saranno incluse come fasi preliminari legate in un rapporto di interdipendenza con la presentazione finale.
Tutto questo porterà auspicabilmente alla conclusione del contratto, che darà il via a un vero e proprio progetto operativo.
Ma già da ora ogni fase del processo sarà monitorata e potrà essere gestita anche da persone diverse coinvolte nel progetto, eliminando perdite di tempo e inutili scambi di e-mail.
In sintesi, grazie a Twproject’Gantt utilizzato come strumento CRM abbiamo:
- Contatti e progetti riuniti
- Agenti assegnati all’attività di prevendita
- Monitoraggio dei progressi della prevendita
- Gestione del budget e delle spese di prevendita
- Mansioni di prevendita registrate per report e considerazioni future
Converti il piano di prevendita in un progetto vero e proprio
Dunque, abbiamo visto come utilizzare gli strumenti di Twproject per le attività di CRM.
È evidente che le sue funzionalità superano quelle di qualsiasi altro software specifico per tutte le attività preliminari di individuazione dei potenziali clienti, grazie al fatto che Twproject è un software completo, flessibile e multifunzionale.
Ma non è tutto.
Il vantaggio di utilizzare Twproject è che il software si evolve insieme ai tuoi progetti.
Supponiamo che la fase di prevendita si sia convertita in un contratto e che si possa iniziare a gestire il progetto vero e proprio: se si utilizza Twproject come CRM si hanno già molte informazioni inserite e non si deve iniziare tutto daccapo.
Inoltre, avrai tutti i dati registrati e potrai anche monitorare i costi effettuati e le ore lavorate per l’attività di prevendita.
Questi sono solitamente dati che non vengono conteggiati e che finiscono in un unico blocco con tutte le altre attività commerciali.
Si tratta invece di informazioni fondamentali da sapere se si vuole gestire i progetti in modo accurato, fin dall’inizio.
Tutto questo è possibile grazie al fatto che, con Twproject, puoi avere un software CRM e un software di Project Management, insieme.
Per provare gratuitamente questa e altre funzionalità, iscriviti a un periodo di prova di 15 giorni o prenota una demo con il nostro team di supporto: vedrai quanti singoli aspetti dei tuoi progetti potrai gestire su un’unica piattaforma!
