Il calcolo delle ore lavorative delle risorse umane in un’azienda può essere un argomento caldo, sia per i dipendenti sia per i datori di lavoro che potrebbero essere impauriti dalla matematica che vi sta dietro.
In questo articolo cercheremo di fare chiarezza fra quello che è l’orario lavorativo e non, i tipi di orario, le difficoltà più comuni che le aziende devono affrontare e, soprattutto, la soluzione a questo spesso spinoso problema.
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Calcolo ore lavorative: chiariamo le differenze tra orario di lavoro e non lavorativo
L’orario di lavoro è quello in cui al dipendente è richiesto di essere in servizio, non solo sul posto di lavoro, ma anche in altri luoghi purché impegnato in attività legate al lavoro.
Anche se si tratta di una definizione piuttosto elementare, le cose possono diventare un po’ più complicate quando si ha un team che si deve spostare in luoghi diversi, come i cantieri edili.
In generale, la prassi dice che quando un dipendente si reca al lavoro, ovvero quello che potrebbe costituire il luogo designato per la giornata, si tratta di ore non lavorative.
Tuttavia, se un dipendente ha timbrato il cartellino per la giornata e gli viene chiesto di trasportare del materiale ad un altro luogo, quello rientra nell’inizio e fine dell’orario di lavoro. Il tempo reale di viaggio deve essere comunque retribuito.
Per quanto riguarda le ore non lavorative il discorso è più semplice; questi sono i momenti in cui il dipendente non lavora, come le pause o le ore fuori servizio.
E per quanto concerne la formazione? Solitamente, quando un’azienda chiede ai propri dipendenti di ottenere una formazione specifica, è necessario che questa retribuisca i propri dipendenti per quelle ore.
Al contrario, se un dipendente è interessato a seguire un corso in maniera volontaria, anche se tale formazione avvantaggerà il suo datore di lavoro, non conterà come orario lavorativo.
Tipologie di orari di lavoro
Esistono diversi tipi di orari di lavoro e questi determinano il modo in cui le ore lavorative vengono classificate nei confronti di un dipendente.
1. Orario part-time: l’orario part-time è inferiore dell’orario a tempo pieno definito da un datore di lavoro. Il part-time può ricoprire percentuali diverse, come 50% o 75% rispetto al tempo pieno. E’ molto importante cercare di rispettare questo orario ed evitare gli straordinari. Il pericolo di far lavorare dipendenti part-time per un numero di ore vicino o uguale a quello dei dipendenti a tempo pieno è che potrebbero iniziare a risentirsi di non ricevere gli stessi vantaggi.
2. Orario a tempo pieno: si tratta del tempo massimo che i dipendenti possono lavorare in un determinato periodo di tempo. Lo standard in Italia è di 40 ore per 5 giorni, cioè 8 ore al giorno. Tuttavia, le aziende di tutto il mondo stanno iniziando a istituire settimane lavorative di 4 giorni con le stesse aspettative in termini di orario.
3. Straordinari: per ore straordinarie si intendono le ore lavorate oltre alle 40 ore settimanali previste dal contratto a tempo pieno. Le ore di straordinario, teoricamente, vengono retribuite maggiormente rispetto alle ore tradizionali. In alcune aziende, le ore straordinarie non vengono retribuite, ma si accumulano nella cosiddetta “banca ore” che può essere utilizzata in un secondo momento per ottenere ore o giorni feriali aggiuntivi.
Calcolo ore lavorative delle risorse: come farlo con Twproject
Twproject, uno dei software di project management più efficienti del mercato, che permette ai manager di risolvere in maniera semplice il calcolo delle ore di lavoro.
Per calcolare il carico di lavoro vengono considerati molti parametri, fra cui:
- Stato del progetto
- Ore pianificate
- Ore già lavorate
- Ore effettivamente lavorabili considerando ferie, permessi o malattie
…E molto altro.
Avendo questi dati un project manager potrà quindi stabilire:
- Le ore lavorate da una risorsa specifica o da un dipartimento in generale
- La capacità lavorativa per un particolare giorno
- Il carico di lavoro complessivo
Il software consente di tenere sotto controllo in tempo reale i worklog inseriti, evidenziando eventuali scostamenti rispetto al piano.
È possibile individuare le ore lavorate per singolo compito, per progetto e per collaboratore.
Possiamo inoltre assegnare interi dipartimenti ad un progetto e dunque avere un’unica assegnazione su cui tutti possono rendicontare.
Analisi e approvazione dei worklog
In un secondo momento, i worklog inseriti potranno essere monitorati, analizzati e approvati dal capo progetto.
Attraverso gli strumenti di analisi che offre Twproject, il project manager può vedere agilmente il totale di ore registrate per ogni progetto da ciascun dipendente in un determinato lasso di tempo, selezionabile attraverso filtri di ogni sorta.
Ogni worklog registrato risulta in stato di approvazione e il capo progetto può approvarlo o segnarlo come fatturato.
I dati possono poi essere stampati o esportati.
Ancora più in dettaglio, con lo strumento di approvazione dei worklog, viene mostrato ciascun singolo worklog inserito su ogni progetto dai dipendenti selezionati.
Qui, oltre a cambiare lo status, il project manager se ne ha necessità può liberamente agire sulle ore lavorate, spostarle agilmente tra giorni e progetti, modificarne totale o descrizione.
Queste tipo di analisi dei dati mostrano in maniera immediata l’andamento del lavoro su fasi e progetti per dipartimento o per singoli dipendenti e semplificano enormemente la contabilità.
Rendicontazione
Oltre alle stime orarie, Twproject permette di monitorare attentamente anche il budget. Attivando una funzionalità apposita, in caso di sforamento delle ore previste, non sarà più possibile inserire ore in eccedenza.
Nel caso in cui si sfori, una notificazione di errore apparirà e verrà mostrato il numero residuo di ore inseribili (se è il caso).
Un’altra opzione di default che può essere molto utile ai project manager nel calcolo delle ore lavorative è quella che riguarda il centro di costo. Nel caso in cui si cambi il centro di costo di un’attività o di una risorsa specifica, tutti i task derivati verranno aggiornati al nuovo centro di costo.
Overview del lavoro di tutto il team
Per avere una vista d’insieme del lavoro svolto dalla propria squadra di lavoro in termini di giorni e ore lavorate, Twproject offre una chiara panoramica sul lavoro di ciascun membro del team.
Da qui è possibile visualizzare il carico di lavoro non solo sulle persone, ma anche su interi dipartimenti.
Un ulteriore vantaggio di Twproject è la sua visualizzazione grafica che suddivide le varie fasi con colori diversi. In questo modo qualsiasi variabile del carico di lavoro, come le ferie di un dipendente, può essere facilmente individuata.
Conclusioni
Il monitoraggio del tempo lavorativo tramite Twproject è dunque importante per aziende e dipendenti perché:
• Migliora la produttività: consente di misurare il tempo impiegato in attività specifiche;
• Migliora la precisione della fatturazione: la fatturazione non lascia spazio ad errori in quanto può significare anche ripercussioni legali. Un calcolo delle ore lavorative corretto garantisce che i dipendenti siano adeguatamente retribuiti e che l’azienda non subisca pagamenti in eccesso o perdite;
• Migliora il time management: l’utilizzo di Twproject per il calcolo delle ore lavorative permette al gestore di progetto di risparmiare il tempo che si impiegherebbe a calcolare il tutto manualmente;
• Migliora la flessibilità: sempre più aziende stanno passando al lavoro da remoto. L’utilizzo di un software di project manager non solo rende possibile tale flessibilità, ma la fa anche funzionare.
In conclusione, l’efficace gestione e calcolo delle ore lavorative è cruciale per il successo di qualsiasi azienda.
Utilizzare strumenti come Twproject non solo semplifica questo processo, ma migliora anche la produttività, l’accuratezza nella fatturazione e la gestione del tempo, riducendo il rischio di errori e disguidi.
L’adozione di tali tecnologie consente alle aziende di rimanere competitive in un mercato sempre più dinamico e orientato alla flessibilità, garantendo allo stesso tempo la trasparenza e la giustizia per i lavoratori.
La capacità di tenere traccia delle ore lavorative in tempo reale e con metodi precisi è quindi non solo una necessità operativa, ma un vero e proprio investimento nel futuro dell’organizzazione.
