La Work breakdown structure e la Product breakdown structure sono spesso confuse fra di loro perché molto simili, ma allo stesso tempo molto diverse.
Queste due strutture di scomposizione ricoprono un ruolo fondamentale nel processo di pianificazione di un progetto e in quello che sarà il successo – o no – del risultato.
Vediamo quindi in questo articolo di fare chiarezza sulla differenza fra Work breakdown structure – WBS – vs Product breakdown structure – PBS.
INDICE DEI CONTENUTI
Che cos’è una Work breakdown structure (WBS)?
La WBS fornisce una struttura gerarchica dell’attività del progetto. Si tratta essenzialmente di una mappa che dettaglia ogni componente del lavoro necessario, suddividendolo in parti più piccole e gestibili.
In altre parole, rappresenta la “lista delle cose da fare” del progetto e il suo focus principale è sul “lavoro”, non sulle “cose”.
La WBS costituisce la base del piano di un progetto, in quanto permette di scomporlo in pacchetti di lavoro ed attività.
Il livello di dettaglio dipende dalla complessità del progetto e dal livello di controllo che si vuole avere.
Una WBS è particolarmente utile per i team che gestiscono progetti di grandi dimensioni, poiché, come già detto, divide il progetto in componenti più piccoli e più gestibili.
In generale, la WBS chiarisce cosa deve essere effettivamente fatto e rende più semplice l’assegnazione del lavoro al team di progetto.
Di conseguenza, questo permetterà al project manager di stimare meglio risorse, tempo e rischi.
Che cos’è una Product breakdown structure (PBS)?
Mentre nella WBS il progetto viene suddiviso in pacchetti di lavoro e attività da effettuare, la product breakdown structure rappresenta i prodotti (o risultati) che il progetto deve realizzare.
Il focus della “lista delle cose da fare” è in questo caso sulle “cose” e non sul “lavoro”.
Concentrandosi sui “cosa” anziché sui “come”, la PBS guida il team member nella comprensione dei risultati attesi e nel garantire che ogni elemento sia di qualità adeguata e conforme alle specifiche.
La PBS scompone il prodotto principale del progetto nelle sue parti costituenti sotto forma di una struttura gerarchica.
I principali vantaggi derivanti dall’utilizzo di una PBS sono:
- Definisce l’ambito del progetto;
- Permette di rendere il team consapevole su ciò che verrà prodotto;
- Costringe il team a pensare al contenuto del prodotto, ad esempio se si tratta di un database: di che tipo, quanti record, quale formato, ecc.;
- Permette di individuare meglio quali criteri di qualità verranno applicati al prodotto, come verrà rivisto e quali competenze sono richieste per intraprendere la revisione;
- Viene utilizzata come base per creare la Work breakdown structure.
Work breakdown structure vs Product breakdown structure nel processo di pianificazione
Nel contesto della planning process di un progetto, la WBS e la PBS svolgono ruoli complementari.
Idealmente, un project manager dovrebbe iniziare con la creazione di una PBS per chiarire gli output e i prodotti necessari, e successivamente utilizzare la WBS per organizzare e dettagliare il lavoro necessario per realizzarli.
Questo approccio integrato assicura che il piano di progetto sia completo, coprendo sia gli aspetti legati ai prodotti (project or product) sia quelli legati al lavoro, e facilitando l’identificazione di eventuali discrepanze o omissioni.
Entrambe le tecniche sono utili durante il processo di pianificazione e idealmente dovrebbero essere utilizzate insieme per garantire il successo.
Insieme, consentono al project manager di definire:
- Qual è il risultato?
- Cosa è necessario per raggiungerlo?
- Quando si potrà raggiungerlo?
- Come si saprà di averlo raggiunto?
- Chi è necessario per raggiungerlo?
In primis, bisognerebbe procedere con una PBS che chiarisce cosa deve essere costruito o importato da altrove.
Il registro prodotti è un luogo utile per individuare i fornitori di prodotti esterni e un diagramma del flusso del prodotto consente di identificare l’ordine in cui sono richiesti i prodotti.
Ciò consente di comprendere la logica del piano ad alto livello prima che inizi la pianificazione dettagliata.
In seguito, si passa a costruire una WBS per organizzare e costruire un piano realistico composto dai pacchetti di lavoro e attività associate. Avere quindi la visione del piano che includa sia le “cose” che il “lavoro” coprirà tutte le varianti del progetto.
Esistono prodotti senza pacchetti di lavoro? In questo caso non si sarà in grado di fornire il risultato sperato o la PBS contiene prodotti che non sono necessari per lo scopo del progetto.
Esistono pacchetti di lavoro senza prodotti? Se è così, probabilmente si sta facendo un lavoro non necessario o nella PBS manca qualcosa.
I prodotti devono quindi essere collegati ai risultati dei pacchetti di lavoro associati. Fra PBS e WBS deve esserci tracciabilità.
Utilizzate insieme, le tecniche PBS e WBS offrono potenti strumenti per garantire la correttezza e la completezza dei piani di progetto, siano essi semplici o complessi. È importante che entrambi vengano utilizzate per il loro scopo corretto senza confondere i confini tra “cosa” e “attività”.
Se ciò viene raggiunto e la relazione tra i risultati viene rivista criticamente nelle prime fasi del processo di pianificazione, il rischio di completare il lavoro senza che i risultati richiesti vengano completati può essere significativamente ridotto.
In questo contesto, strumenti di project management come Twproject possono offrire un supporto significativo, facilitando l’integrazione tra Work breakdown structure e della Product breakdown structure, migliorando la collaborazione e l’efficienza dei team di progetto.
Twproject permette di gestire con facilità le strutture gerarchiche dei progetti, assicurando che tutti gli aspetti siano considerati e che la comunicazione tra le parti interessate sia efficace.
Consente, inoltre, al project manager di avere una visione completa del progetto, migliorando la pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio, contribuendo significativamente al successo del progetto.
