“Come fare un Gantt” è il punto di partenza per chiunque voglia organizzare efficacemente il proprio flusso di lavoro.
Il diagramma di Gantt è uno strumento indispensabile per la pianificazione e il tracciamento dei progetti. Ma come si realizza un Gantt efficace?
In questo articolo, esploreremo i passaggi fondamentali per creare un diagramma di Gantt semplice ed efficace.
INDICE
Che cos’è un Diagramma di Gantt?
Prima di addentrarci nel “come”, è importante comprendere il “cosa”.
Un diagramma di Gantt è uno strumento di visualizzazione che permette ai project manager di mappare in modo efficace il percorso di un progetto dall’inizio alla fine.
Nato agli inizi del XX secolo dall’ingegnere meccanico Henry Gantt, questo strumento si è evoluto fino a diventare uno dei pilastri della gestione dei progetti moderna.
Nello specifico si tratta di un tipo di bar chart che illustra il programma di un progetto, mostrando le diverse attività da svolgere sul lato verticale e il lasso di tempo previsto per ciascuna di esse sull’asse orizzontale.
Ogni barra nel grafico rappresenta una specifica attività del progetto, con la lunghezza della barra che indica la durata prevista per il completamento dell’attività.
Ciò che rende il diagramma di Gantt così prezioso è la sua capacità di fornire, a colpo d’occhio, una panoramica dettagliata di come e quando le varie attività si sovrappongono, permettendo ai project manager di ottimizzare le risorse e di gestire meglio i tempi.
Perché usare il Gantt per il flusso di lavoro del tuo progetto
L’adozione di un diagramma di Gantt nel flusso di lavoro di un progetto non è solo una pratica consigliata, ma una vera e propria strategia vincente per qualsiasi project manager.
Questo strumento, infatti, offre una visione chiara e immediata di ogni fase del progetto, dalle date di inizio e fine di ciascuna attività, alla sovrapposizione tra compiti e la loro durata.
Ma perché è così cruciale per il successo del flusso di lavoro?
Innanzitutto, il Gantt facilita la gestione dei progetti permettendo di selezionare i dati rilevanti con precisione e di visualizzare il formato dell’asse temporale in modo intuitivo.
Questo aiuta a comprendere immediatamente la sequenza delle attività e le loro interdipendenze, migliorando la pianificazione e l’allocazione delle risorse.
Inoltre, la capacità di visualizzare le distanze tra le barre e le barre in pila consente di ottimizzare lo spazio temporale e di prevenire eventuali sovraccarichi di lavoro.
L’utilizzo di un diagramma di Gantt supporta anche la selezione del formato più adatto per rappresentare visivamente il progetto, consentendo di includere voci legenda serie e di organizzare le categorie in ordine inverso, se necessario. Questa flessibilità si traduce in una migliore comprensione del flusso di lavoro da parte di tutto il team, facilitando la comunicazione e l’efficienza collaborativa.
Come fare un Gantt
La creazione e l’utilizzo di un diagramma di Gantt rappresentano passaggi fondamentali nella gestione progettuale, offrendo una panoramica visiva del flusso di lavoro.
Ecco alcune indicazioni per creare un Gantt:
1. Identifica le attività
Il primo passo nella creazione di un diagramma di Gantt è l’identificazione di tutte le attività necessarie per portare a termine il progetto. Questo include compiti grandi e piccoli, da quelli più ovvi a quelli che potrebbero essere facilmente trascurati. Ogni attività deve essere elencata in modo che possa essere visualizzata chiaramente nel diagramma.
2. Definisci le dipendenze
Dopo aver elencato le attività, il passo successivo è stabilire le relazioni di dipendenza tra di esse. Questo significa identificare quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare. Questa fase è cruciale per la creazione di un flusso di lavoro logico e per evitare intoppi nel processo.
3. Assegnazione delle durate
Ogni attività elencata nel diagramma di Gantt deve avere una durata assegnata.
Questo non solo include il tempo necessario per completare l’attività stessa, ma deve anche tenere conto di qualsiasi dipendenza che potrebbe influenzarne l’inizio o il completamento. La durata può essere stimata in giorni, settimane o mesi, a seconda della scala del progetto.
4. Sviluppo del calendario
Con le attività, le dipendenze e le durate definite, il passo successivo è sviluppare il calendario del progetto. Questo implica l’assegnazione di date di inizio e fine specifiche per ogni attività, tenendo conto delle dipendenze e delle risorse disponibili. Il calendario deve essere realistico e flessibile, in grado di adattarsi a eventuali cambiamenti.
5. Utilizza lo strumento giusto per fare il Gantt
L’utilizzo di uno strumento dedicato alla gestione dei progetti, come Twproject, può semplificare notevolmente il processo. Quest’ultimo offre funzionalità avanzate, come la possibilità di aggiornare facilmente le attività e le loro dipendenze, visualizzare il progresso in tempo reale e collaborare con i membri del team.
6. Monitoraggio e aggiornamenti
Una volta creato il Gantt, il lavoro non è finito.
Il diagramma deve essere regolarmente aggiornato e monitorato per riflettere il progresso del progetto e qualsiasi cambiamento nel piano. Questo aiuta a mantenere il progetto in carreggiata e a identificare precocemente eventuali ritardi o problemi.
Ma non è tutto. Il diagramma di Gantt dovrebbe essere condiviso con tutto il team di progetto. Questo assicura che tutti siano a conoscenza delle scadenze, delle priorità e del flusso di lavoro generale. Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto.
Fare un Gantt con Twproject: la soluzione per diagrammi efficaci
Twproject offre un intuitivo editor grafico per creare diagrammi di Gantt, accessibile con un semplice click sul pulsante situato all’inizio della WBS.
Coloro che hanno esperienza con MS-Project apprezzeranno la facilità d’uso dell’editor di Twproject, pur notando significative differenze nei modelli di dati e nelle dinamiche di utilizzo.
L’obiettivo principale di Twproject è tracciare l’andamento del lavoro in tempo reale e adattarsi a situazioni dinamiche e mutevoli. Questa caratteristica si distacca nettamente dalla gestione progettuale tradizionale, che prevede una definizione dettagliata e anticipata dei progetti, spesso poco realistica in molti contesti lavorativi.
Twproject adotta un modello distintivo per organizzare l’albero del progetto, le scadenze e gli stati, divergendo dal tradizionale diagramma di Gantt. I progetti possono rimanere attivi oltre le loro scadenze previste o essere temporaneamente sospesi, riflettendo una gestione più flessibile delle tempistiche e delle dipendenze.
Accedendo all’editor del Gantt, ti troverai di fronte al nodo della WBS che stai esplorando. Le modifiche apportate saranno effettive solo dopo aver premuto il pulsante “Salva”, consentendoti di sperimentare con la struttura del progetto senza alterarne l’organizzazione originale.
Pannello griglia
L’interfaccia dell’albero progettuale è articolata in due sezioni principali, divise da una linea verticale mobile. Questo divisore può essere spostato a destra o a sinistra per adattarsi meglio all’area di lavoro in cui ti trovi. La sezione a sinistra comprende il pannello testuale.
È possibile allargare le colonne trascinandole, e modificare direttamente i dettagli come codice, nome, date e dipendenze semplicemente cliccando sui campi specifici.
Il layout del progetto può essere compresso; il sistema memorizzerà questa preferenza di visualizzazione. È inoltre possibile alterare gli stati del progetto attraverso l’indicatore dello stato.
Una volta stabilita la dipendenza tra due fasi, avrai la possibilità di modificare la relazione predefinita di tipo Finish to Start (FS), optando per un diverso tipo di legame.
Twproject inoltre permette che le attività interconnesse non debbano necessariamente succedersi in maniera sequenziale, ma possano sovrapporsi o distanziarsi, rispettando comunque la logica della dipendenza scelta.
Tale flessibilità migliora l’aderenza alla realtà dei progetti e rafforza il concetto di delega.
Le dipendenze elastiche offrono ai project manager la possibilità di gestire le tempistiche delle fasi progettuali con maggiore libertà, senza che modifiche in una fase comportino automaticamente slittamenti nelle fasi successive, promuovendo così un approccio più dinamico e personalizzato alla pianificazione e esecuzione dei progetti.
Pannello Gantt
Nella parte destra dell’interfaccia, che rappresenta graficamente la timeline del progetto, hai la possibilità di spostare temporalmente le varie fasi del progetto trascinandole, con l’effetto di modificare di conseguenza tutte le dipendenze, laddove ciò sia fattibile.
Posizionando il cursore all’inizio o alla fine di un progetto o di una fase, questo si trasformerà in una freccia bidirezionale, consentendoti di estendere o ridurre la durata del progetto o della fase interessata. Anche in questo caso, le dipendenze associate subiranno modifiche, sempre nel rispetto dei vincoli imposti dal progetto.
Le azioni compiute all’interno del pannello sono soggette ai limiti e alle restrizioni del progetto e saranno permesse solo se non contrarie a tali vincoli. Ad esempio, non sarà possibile spostare una milestone se questa è stata già definita.
Utilizzando il pannello Gantt, puoi anche instaurare nuove dipendenze tra le fasi del progetto semplicemente trascinando i marcatori di dipendenza verso altre fasi, modificando di conseguenza gli stati associati.
Per creare figli del task, devi solo scrivere il loro nome nella colonna “nome”
Poi puoi impostare l’inizio e la durata entrambi trascinando la barra dalla parte grafica o scrivendo le date a mano nelle colonne.
Di recente abbiamo introdotto una nuova funzionalità che integra le ToDo list con il diagramma di Gantt per semplificare la gestione dei meeting di progetto (approfondisci qui).
Questa innovazione permette di visualizzare contemporaneamente le attività pianificate nel diagramma di Gantt e i dettagli delle ToDo list, facilitando la comprensione dello stato di avanzamento del progetto e delle singole attività da completare.
Guarda il tutorial per vedere passo passo come fare un Gantt efficace.
Fare un Gantt significa non solo avere un controllo dettagliato su ogni attività e sulle date di inizio e fine, ma anche poter pianificare con precisione, anticipare i rischi, e gestire le risorse in modo efficiente.
Che si tratti di gestire piccoli progetti o di orchestrare grandi iniziative, il diagramma di Gantt rimane un alleato indispensabile per chiunque voglia portare a termine i propri progetti in maniera efficiente.
