Sovraccarico di lavoro: come mitigare i rischi

Il sovraccarico di lavoro è una sfida comune per i project manager.

Gestire gran parte del carico di lavoro, ogni giorno, può causare stress lavorativo e avere un effetto negativo sulla produttività.

Si tratta di una condizione che si verifica quando una persona ha troppe attività da svolgere e non ha abbastanza tempo ed energie per portarle a termine tutte. Questo può avere un effetto negativo sulla salute fisica e mentale, sulla produttività e sulla soddisfazione lavorativa.

Ma come si può mitigare questo rischio?

Come riconoscere il sovraccarico di lavoro

Il primo passo per gestire meglio il sovraccarico di lavoro è riconoscerlo.

Prenditi del tempo per valutare il carico di lavoro del team. Abbiamo predisposto un elenco di “sintomi” spesso comuni alle aziende che nascondono i segnali da sovraccarico:

• Aumento degli errori: se noti un aumento degli errori nel lavoro del tuo team, potrebbe essere un segno che sono sovraccarichi. Quando le persone sono stressate o stanche, è più probabile che commettano errori.
• Diminuzione della produttività: se il tuo team non riesce a completare i compiti nel tempo previsto o se la qualità del lavoro sta diminuendo, potrebbe essere un segno di sovraccarico di lavoro.
• Cambiamenti nell’umore: l’irritabilità, la frustrazione e l’apatia possono essere segni di stress e sovraccarico di lavoro. Se noti cambiamenti nell’umore o nel comportamento dei membri del tuo team, potrebbe essere il momento di fare un controllo.
• Aumento dell’assenteismo: se i membri del tuo team iniziano a prendere più giorni di malattia o se noti un aumento dell’assenteismo, potrebbe essere un segno che stanno cercando di sfuggire all’eccessivo carico di lavoro.
• Eccesso di ore straordinarie: se i membri del tuo team stanno costantemente lavorando oltre l’orario di lavoro normale per completare i loro compiti, è un chiaro segno di sovraccarico di lavoro.
• Segni fisici di stress: questi possono includere mal di testa, stanchezza, problemi di sonno, problemi di stomaco, ecc. Se noti che il tuo team mostra segni fisici di stress, potrebbe essere dovuto all’eccessivo lavoro.
• Mancanza di coinvolgimento: se i membri del tuo team sembrano disinteressati o distanti, potrebbe essere un segno che sono sovraccarichi e stanno lottando per mantenere l’equilibrio tra lavoro e vita personale.
• Comunicazione negativa o mancanza di comunicazione: se noti che la comunicazione all’interno del tuo team è diventata negativa o se i membri del team non comunicano affatto, potrebbe essere un segno.

Suggerimenti per mitigare i rischi da sovraccarico di lavoro

1. Identifica i compiti più importanti

In un ambiente di lavoro frenetico, è fondamentale concentrarsi su ciò che è veramente importante. Identificare e classificare i compiti in base alla loro urgenza e importanza è il primo passo per gestire efficacemente il carico di lavoro.

Crea un piano di lavoro che dettaglia chi fa cosa e quando. Identifica insieme al tuo team quali compiti sono più importanti e concentrarsi su di essi. Determina quali compiti sono urgenti e importanti, quali sono importanti ma non urgenti.

2. Gestisci il tempo in modo efficace

Un altro modo per mitigare il sovraccarico di lavoro è gestire il tempo in modo efficace. Questo non significa solo organizzare la giornata lavorativa, ma anche prendersi del tempo per riposare e ricaricarsi.

Ricorda, lavorare senza sosta può causare stress e ridurre la produttività. Quindi, prenditi del tempo per te stesso e per le attività che ti piacciono.

3. Stabilisci scadenze realistiche

Una delle cose più importanti che un project manager può fare per mitigare il rischio di sovraccarico di lavoro è stabilire scadenze realistiche, che tengano conto delle capacità del team.

Se le scadenze sono troppo strette, i membri del team potrebbero sentirsi sopraffatti e potrebbero essere più propensi a commettere errori.

Ecco alcune indicazioni su come stabilire scadenze realistiche:

• Considera le risorse disponibili: quante persone ci sono nel team? Quante ore di lavoro sono disponibili ogni settimana?
• Valuta la complessità delle attività: Quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività? Ci sono eventuali attività che sono più complesse di altre?
• Includi un margine di errore: è sempre meglio avere un margine di errore nelle scadenze, in modo da avere tempo per eventuali imprevisti.
• Consulta il team: assicurati di consultare il team per ottenere il loro feedback sulle scadenze. Potrebbero avere informazioni che non hai considerato.

4. Utilizza strumenti di gestione del lavoro

Gli strumenti di gestione del lavoro possono essere di grande aiuto per gestire il sovraccarico di lavoro.

Gli strumenti di project management come Twproject, ad esempio, possono aiutare a organizzare i compiti, a monitorare i progressi e a delegare il lavoro in modo efficace.

Inoltre, aiutano ad identificare e ad eliminare le attività che non aggiungono valore, liberando così tempo ed energie per le attività più importanti.

Gestire il sovraccarico di lavoro con Twproject

Spesso i team sono coinvolti in più progetti contemporaneamente, devono gestire le attività quotidiane e affrontare le urgenze.

In questo contesto, una visione chiara del carico di lavoro di ciascuna risorsa diventa fondamentale per portare a termine i progetti con successo.

Twproject offre una serie di funzionalità che facilitano la gestione e la distribuzione del carico di lavoro.

Ad esempio è possibile definire la durata del progetto dalla sua creazione. L’effort, cioè il tempo stimato che ciascuna risorsa dovrà dedicare al progetto, viene invece definito al momento della creazione dell’assegnazione.

Questo ti permette di avere una visione chiara del carico di lavoro di ciascuna risorsa e di gestire meglio il tempo e le energie.

Inoltre, Twproject ti aiuta a considerare diversi parametri per determinare quanto una risorsa può lavorare al giorno sul progetto. Questi includono l’orario di lavoro, le ferie, le malattie, i permessi, il tempo già allocato su altri progetti, le attività di routine e le attività spot già programmate.

Le attività di routine, come leggere le email, partecipare a riunioni di reparto, rispondere a telefonate e fornire supporto ai colleghi, possono occupare una parte significativa del tempo di lavoro di una risorsa.

E’ possibile registrare queste attività in un “calderone”, per comprendere quanto tempo le tue risorse possono davvero dedicare ai progetti.

Le attività spot non generano un carico “spalmato” sul periodo di durata del progetto/contratto, ma solamente nei giorni in cui sono pianificate le attività. Puoi gestire queste attività direttamente assegnando dei ToDo o utilizzando il piano di lavoro.

Come bilanciare il carico di lavoro con Twproject

La distribuzione equilibrata del carico di lavoro è fondamentale per prevenire il sovraccarico e garantire che i progetti vengano portati a termine in modo efficiente. Twproject offre una serie di funzionalità che facilitano questa distribuzione.

Più informazioni inserisci in Twproject, più i tuoi grafici si avvicineranno alla realtà. Puoi inserire quanto intendi lavorare su un progetto, dando una stima in termini di ore.

Se stai strutturando il progetto con i ToDo, puoi anche fare una stima quantificando ognuno di essi.

Dalla sezione Workgroup, cliccando su “carico di lavoro”, avrai una rappresentazione grafica del carico totale per giorno per ogni risorsa del workgroup selezionato. Ogni colore rappresenta un progetto o fase diverso. Potrai inoltre ottenere una spiegazione dettagliata dei componenti del carico.

L’informazione sul carico di lavoro è disponibile ogni volta che crei un’assegnazione. Quando sceglierai una delle tue risorse, saprai immediatamente quanto il tuo assegnatario è impegnato su altri progetti, così potrai decidere qual è la risorsa migliore da assegnare.

Twproject non fa solo una somma delle stime per ogni giorno, ma prova a distribuire il carico di lavoro così che la risorsa non superi le sue ore lavorative al giorno, in questo caso aumentando il carico nei giorni meno impegnati.

Inoltre, offre funzionalità di reportistica avanzate. Ad esempio, puoi creare report personalizzati che mostrano il tempo trascorso su ogni progetto, il progresso compiuto e le risorse utilizzate. Questo può aiutarti a identificare eventuali aree di sovraccarico e a prendere decisioni informate su come ridistribuire le risorse o modificare le scadenze.

In conclusione, Twproject è un vero e proprio alleato per i project manager che cercano di gestire il sovraccarico di lavoro e migliorare la produttività del loro team.