Kanban board: un modo semplice per tenere tutto sotto controllo

Alcuni compiti sono una tantum, mentre altri richiedono più pianificazione e coordinamento: è qui che entra in gioco la Kanban board.

Per quei progetti e obiettivi più grandi, per gestire il progetto, hai bisogno di più di un semplice elenco di cose da fare.

Hai bisogno di un sistema che ti permetta di vedere il quadro generale tenendo traccia di tutti i dettagli in movimento.

Il metodo Kanban è un flusso di lavoro visivo che fornisce una panoramica delle attività del progetto, dall’inizio alla fine, in modo che nulla si perda nel processo.

Ne parleremo in questo articolo.

Kanban board: che cos’è?

La parola giapponese “kanban” significa “tavola visiva” o “segno”. Da qui deriva il termine “Kanban”, in maiuscolo, che si riferisce appunto al metodo Kanban.

Il metodo Kanban è stato introdotto da Toyota negli anni ’50 come un modo per implementare la “produzione just-in-time”.

Ciò significa che la produzione si basa sulla domanda dei clienti piuttosto che sulla pratica standard di produrre dei beni e lanciarli sul mercato.

Il suo scopo principale è ridurre al minimo le attività di spreco senza sacrificare la produttività creando più valore per il cliente senza generare più costi.

Oggi, il metodo Kanban viene applicato praticamente a qualsiasi tipo di lavoro venga in mente.

I team di prodotto lo utilizzano per gestire le roadmap di sviluppo. Le risorse umane lo utilizzano per il reclutamento e l’assunzione. I team di vendita lo usano per tenere traccia dei loro contatti.

Addirittura, esiste il “Kanban personale” per gestire progetti nella vita di tutti i giorni, dalle candidature ad un posto di lavoro ai lavori di ristrutturazione di casa.

L’anatomia di una tavola Kanban

Una tavola Kanban è uno spazio fisico o digitale che rappresenta visivamente lo stato del lavoro con elementi del lavoro, come schede, e passaggi del flusso di lavoro, come colonne.

Una carta Kanban rappresenta un singolo elemento di lavoro che deve essere completato come parte del progetto più grande.

Potrebbe essere un’attività, una segnalazione di un bug, un articolo, un candidato o qualsiasi altra cosa che deve passare attraverso un processo per essere completata.

Ogni colonna del tabellone rappresenta un passaggio del flusso di lavoro che ogni carta Kanban deve attraversare da sinistra a destra.

Le tavole Kanban semplici sono suddivise in tre fasi del flusso di lavoro:

• Da fare
• In corso
• Fatto.

Tuttavia, i progetti più complessi possono avere più passaggi e utilizzare etichette univoche che rispecchiano i passaggi cronologici all’interno di un progetto.

Configurare una Kanban board: come fare?

Dopo aver compreso le parti della metodologia Kanban e come questa funziona, è il momento di configurare una Kanban board.

Una tavola Kanban può essere fisica o digitale

Chiaramente, una lavagna fisica è gestibile solamente per i progetti più semplici e solamente nel caso di team centralizzati che lavorano nello stesso posto.

Oramai, si utilizza quasi sempre il metodo digitale che rende la creazione e la gestione delle bacheche semplice e veloce.

Soprattutto se il team lavora da remoto, una Kanban board digitale è un must.

Imposta le colonne

Una scheda può essere suddivisa in un numero qualsiasi di colonne o fasi del flusso di lavoro; l’importante è che queste siano rappresentative del progetto a cui si sta lavorando.

Sebbene sia importante considerare quali passaggi dovrebbero rappresentare le tue colonne all’inizio, puoi sempre modificarli man mano che il progetto si evolve.

1. Crea le carte Kanban: Le carte Kanban sono quegli elementi di lavoro specifici che vengono spostati attraverso i passaggi del flusso di lavoro designati. In altre parole, ogni carta rappresenta un compito da completare.
2. Sposta le carte Kanban a destra: Una volta che un compito si sposta nel flusso di lavoro, la carta Kanban corrispondente deve essere spostata verso destra nella colonna corrispondente.

Ad esempio, se inizi a lavorare ad una carta Kanban la sposterai dalla colonna “Da fare” a quella “in corso”.

Come qualsiasi altra attività, una carta Kanban potrebbe richiedere minuti, ore o giorni per essere completata e per cambiare di colonna.

Segui il processo fino a quando tutte le carte sulla tua Kanban board si trovano completamente a destra.

Ciò significa che tutti gli elementi di lavoro sono stati completati.

Perché una Kanban board è così efficace?

1. Garantisce che il lavoro giusto avvenga al momento giusto

Anche i piani di progetto meglio elaborati incontrano blocchi imprevedibili, scadenze mutevoli ed eventi esterni che cambiano le priorità.

Una Kanban board è in grado di assorbire questi cambiamenti senza interrompere l’intero flusso di progetto.

Poiché solo gli elementi “in corso” vengono elaborati in un dato momento, il proprietario della scheda può modificare e riorganizzare l’arretrato delle attività man mano che arrivano nuove informazioni senza interrompere ciò su cui si sta attualmente lavorando.

2. Comunica automaticamente le priorità e lo stato del lavoro

La bacheca Kanban fornisce un riepilogo visivo delle priorità attuali, lo stato di ogni elemento di lavoro e ciò che verrà dopo.
Chiunque può guardare la lavagna e vedere rapidamente dove e come stanno le cose. Questo livello di trasparenza fa sì che i progetti scorrano senza intoppi.

3. Facilita l’abbinamento dei lavori in corso con la capacità attuale

Uno dei maggiori vantaggi di vedere i lavori in corso è la possibilità di limitarli, se necessario.
Accumulare più lavoro di quello che tu o il tuo team potete prendere in carico è una ricetta per priorità confuse, stress e sopraffazione.
Una Kanban board rende facile vedere velocemente quanto ogni elemento del Team è impegnato in modo da poter abbinare il carico di lavoro realisticamente.

4. Semplifica l’identificazione dei colli di bottiglia

Su una bacheca Kanban è facile vedere quali attività si bloccano o dove se ne accumulano di più.
In questo modo sarà possibile individuare e risolvere i problemi colli di bottiglia prima che facciano deragliare il tuo progetto.

5. È semplice, flessibile e scalabile

Sebbene il metodo Kanban abbia alcuni principi di base, le specifiche dipendono da ogni progetto.
Ciò rende questa metodologia estremamente flessibile.

Per concludere, la Kanban board non richiede alcuna implementazione complessa o regole impegnative.
Il meccanismo è semplice: colloca le carte dove appartengono e spostale durante il processo.
Anche se la portata di un progetto aumenta, questa metodologia non diventa più difficile.
Una Kanban board diventerà più grande, ma la sua gestione non diventerà più complessa.
Se comprendi i principi fondamentali della metodologia Kanban, la transizione pratica sembrerà logica e persino inevitabile.

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