Eliminare gli sprechi nei progetti

Eliminare gli sprechi nei progetti può aiutare a raggiungere più facilmente il successo e ad aumentare la produttività.

Nel project management, quando i progetti diventano complessi, i tempi di ciclo si allungano, con conseguenti diversi possibili sprechi.

Se non controllati, questi sprechi possono far crollare non solo il progetto, ma anche l’intera azienda.

Per questo motivo è importantissimo eliminare gli sprechi. Proviamo a vedere in questo articolo come fare.

I tipi di sprechi nei progetti

Per capire come eliminare gli sprechi nei progetti e generare quindi un miglioramento, è necessario comprendere le tipologie di sprechi che possono presentarsi. Le più comuni sono:

• Trasporti: i processi di avvio e le consegne possono spesso diventare troppo lenti e complicati.

• Inventario: se non si distribuisce il lavoro in modo uniforme, la produzione può essere bloccata.

• Movimenti/Attese – Azioni semplici come spostarsi da un reparto all’altro, come anche da una scrivania all’altra, possono contribuire a far perdere tempo.
  Aspettare colleghi, fornitori, ecc. può essere altrettanto dispendioso.

• Elaborazione eccessiva/sovraproduzione: quanto tempo è necessario dedicare a ciascuna fase della produzione? Alcuni passaggi sono davvero necessari? L’eccessiva elaborazione, inteso come fare qualcosa meglio del necessario, può portare a ritardi. Inoltre, se si fornisce più di quanto richiesto o addirittura si arriva a consegnare qualcosa che non è stato chiesto, ci si trova di fronte ad uno spreco.

• Difetti: variazioni o difetti nella produzione possono portare a perdita di profitto e accumulo di rifiuti.

• Talento: il talento sprecato in un lavoro senza valore non è il modo migliore per raggiungere un processo ottimale. Le capacità dei dipendenti devono essere messe a frutto.

Sono questi i punti che un Project Manager di successo non deve mai perdere di vista.

Introduzione al lean management

Ogni progetto comprende diversi compiti e attività che richiedono a loro volta differenti strumenti e risorse per essere completati con successo.

Alcuni strumenti e risorse però, non aggiungono alcun valore al progetto, con conseguenti ingenti sprechi.

Il lean management nei progetti utilizza tecniche snelle che aiutano le organizzazioni a massimizzare il valore e ridurre al minimo gli sprechi, migliorando la qualità del prodotto/soluzione, la soddisfazione del cliente e il margine del progetto.

Sfruttando i principi lean, le organizzazioni sono in grado di comprendere il valore che ogni strumento e risorsa fornisce al progetto, consentendo così di abbracciare il miglioramento continuo per massimizzare la produttività e l’efficienza.

Vantaggi della gestione snella del progetto

Con un focus sull’efficienza, il miglioramento continuo e la qualità, il lean management, o gestione snella dei progetti, sta diventando sempre più popolare in una varietà di settori.

Ecco alcuni vantaggi di questa metodologia:

• Qualità migliorata: attraverso miglioramenti continui, la gestione snella dei progetti pone le basi per una migliore qualità. Attraverso piccole modifiche incrementali, è possibile identificare, risolvere ed eliminare gli sprechi nel progetto, lavorando costantemente per migliorare l’efficienza e la qualità.

• Tempi di completamento ridotti: la gestione snella dei progetti consente ai team di progetto di ridurre i tempi di ciclo. Un feedback più rapido significa che i team possono lavorare prima su attività ad alta priorità e ridurre i tempi di completamento, aumentando allo stesso tempo la soddisfazione del cliente.

• Costi ridotti: il lean management si concentra sulla produttività e sull’efficienza, riducendo così i tempi del progetto, riducendo le scorte ed eliminando gli errori. Migliorando la qualità, si producono meno prodotti difettosi e si riducono quindi i costi.

• Più valore: la gestione snella dei progetti aiuta a comprendere il valore effettivo dei diversi compiti e attività, soprattutto dal punto di vista del cliente. Questo aiuta i team a identificare rapidamente i rifiuti e a garantire che tutte le attività senza valore aggiunto, quindi i rifiuti, siano destinate alla rimozione.

• Eliminazione degli sprechi: attraverso il monitoraggio costante di ogni attività durante il ciclo di vita del progetto e concentrandosi sulla riduzione di quelle senza valore aggiunto, la gestione snella del progetto aiuta a eliminare più rapidamente gli sprechi. Tale eliminazione non solo semplifica il flusso del progetto, ma garantisce anche che il prodotto o servizio raggiunga il cliente più velocemente, senza interruzioni, deviazioni o ritardi.

Eliminare gli sprechi nei progetti: Principi chiave del lean management

La gestione snella del progetto si concentra su 5 principi fondamentali. Questi includono:

1. Identificare il valore per il cliente. Il punto di partenza è riconoscere che solo una piccola frazione del tempo e dell’impegno totali in qualsiasi organizzazione aggiunge effettivamente valore per il cliente finale. Di conseguenza, tutte le attività senza valore – o rifiuti – possono essere considerate per la rimozione.

2. Identificare il flusso di valore e combattere le attività che non generano valore. Questo passaggio implica l’identificazione di tutti i passaggi nel flusso di valore per ciascuna famiglia di prodotti, eliminando quando possibile quelli che non creano valore. Il flusso di valore è l’intero insieme di attività in tutte le parti dell’organizzazione coinvolte nella fornitura congiunta del prodotto o del servizio. Una volta compreso ciò che il cliente desidera, il passaggio successivo consiste nell’identificare come fornire ciò di cui ha bisogno nella maniera più efficiente possibile.

3. Creare il flusso di valore eliminando gli sprechi. Ciò significa assicurarsi che le fasi di creazione del valore avvengano in stretta sequenza in modo che il prodotto fluisca senza intoppi verso il cliente. L’eliminazione degli sprechi garantisce che il prodotto o servizio “fluisca” verso il cliente senza interruzioni, deviazioni o attese.

4. Il flusso di valore deve essere indicato dal cliente. Quando viene introdotto il flusso, si dovrebbe consentire ai clienti di trarre valore dalla successiva attività a monte. Si tratta di comprendere la domanda del cliente per il servizio e quindi creare il processo di conseguenza. Ciò deve avvenire in modo tale da produrre solo ciò che il cliente vuole quando il cliente lo vuole.

5. Perseguire la perfezione tramite il miglioramento continuo. Dopo aver identificato i flussi di valore e rimossi gli sprechi, il processo ricomincia e continua fino a raggiungere uno stato di perfezione in cui viene creato valore perfetto senza sprechi. Man mano che ciò accade, sempre più strati di rifiuti diventano visibili e il processo continua verso il punto finale teorico di perfezione, dove ogni bene e ogni azione aggiunge valore per il cliente finale.

 

La gestione snella è quindi un processo senza fine con l’obiettivo di raggiungere la perfezione.

La metodologia lean può quindi essere la strategia per eliminare gli sprechi nei progetti e raggiungere il successo attraverso il miglioramento dell’efficienza e della qualità.