Lavorare a più progetti contemporaneamente: 7 strategie per tenere tutto sotto controllo

Lavorare a più progetti contemporaneamente è ciò che capita alla maggior parte dei project manager.

Ma tenere traccia di tutti i pezzi in movimento può diventare complicato senza un buon processo per la gestione di più progetti e soprattutto senza un buon Software per la gestione dei progetti. E’ difficile, infatti, sapere a quale lavoro dare priorità, come aiutare il team e come garantire che tutto venga svolto in tempo.

Fortunatamente, ci sono dei trucchi. Ecco quindi 7 strategie che aiuteranno a tenere più progetti sotto controllo.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Avere un luogo in cui “ospitare” tutti i progetti

Dopo settimane di pianificazione e approvazione dei progetti (può esserti utile leggerti questo articolo sul Project Manajement), il team o più team sono finalmente pronti per iniziare.

Tuttavia, se tutti i piani sono sparsi su vari documenti e fogli di calcolo, e-mail e report, il lavoro non parte nel migliore dei modi.

In questo modo, infatti, è molto probabile perdere informazioni essenziali oppure il team finisce per duplicare il lavoro perché non sapeva che qualcun altro ci stava già lavorando.

Pianificare e gestire tutti progetti in un unico posto, come un buon software di project management, consente al project manager di vedere rapidamente tutto ciò che è in corso e lo stato dell’intera roadmap.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Definire obiettivi, piani, responsabilità e aspettative all’inizio

Senza un flusso di lavoro standard o un processo di pianificazione del progetto che accompagni l’intero ciclo di vita del progetto, è probabile che ogni progetto venga gestito in modo diverso.

Di conseguenza, i risultati finali possono essere incoerenti, il tempo viene sprecato impostando un nuovo processo ogni volta e il lavoro ha maggiori probabilità di fallire.

Per risolvere questo problema, il project manager deve assicurarsi che il piano, il processo e le responsabilità del team siano chiari fin dall’inizio.

A livello di progetto, questo significa delineare chiaramente gli obiettivi, ogni fase di lavoro che deve essere completato, quando ciascuno è pianificato e chi ne sarà responsabile.

Inoltre, è necessario includere anche il tempo per i feedback, aspetto che può facilmente essere ignorato quando si ha fretta di completare un progetto, ma che è comunque importante.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Dare priorità al lavoro che avrà il maggior impatto

Anche se si potrebbe essere tentati di eliminare prima i progetti più semplici, questa non è sempre la soluzione giusta.

Invece, bisogna dare loro la priorità in base a ciò che avrà il maggiore impatto sugli obiettivi dell’organizzazione.

Ad esempio, il team potrebbe essere impegnato in cinque lanci di prodotti contemporaneamente.

Sebbene abbiano tutte le stesse dimensioni in termini di impegno e lavoro necessari per il completamento, uno di essi ha il potenziale per avere un impatto molto maggiore sulle entrate dei nuovi clienti rispetto agli altri quattro.

Un secondo, tuttavia, avrebbe l’impatto maggiore sulla fidelizzazione dei clienti.

Poiché l’azienda da una priorità più alta alla fidelizzazione, in questo caso è il secondo progetto ad avere priorità.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Essere flessibili quando le priorità cambiano

Stabilire le priorità del team e allinearsi al lavoro è fondamentale, ma lo è anche essere abbastanza flessibili da permettere modifiche quando è necessario.

E qui un documento centrale, o un software di project management come twproject, in cui sono contenute tutte le informazioni e aggiornamenti di progetto torna in aiuto. Quando le priorità cambiano, è possibile individuare velocemente cosa bisogna riprogrammare.

A tal proposito ti ricordo che puoi provare gratuitamente Twproject cliccando qui!

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Gestire e comunicare chiaramente le aspettative

I team che soffrono di problemi di comunicazione lo fanno perché non hanno visibilità sul loro lavoro e sul lavoro degli altri stakeholder di progetto.

Quando mancano le informazioni sul lavoro che stanno facendo gli altri, manca il contesto per capire perché le scadenze stanno cambiando, se le priorità rimangono le stesse e come sta procedendo il progetto.

Quando un project manager gestisce la comunicazione, deve offrire al team e agli altri stakeholder l’intero contesto dietro il lavoro.

Il modo migliore per farlo in modo coerente è trovare uno strumento di gestione del lavoro che permetta di condividere lo stato e gli aggiornamenti di avanzamento direttamente dove si sta svolgendo il lavoro.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Regolare le pianificazioni del progetto per massimizzare la produttività del team

Anche il progetto pianificato con la massima attenzione può deragliare se non è pianificato tenendo presente l’intera portata del lavoro del team a breve, medio e lungo termine.

Ad esempio, si vogliono lanciare tre diversi aggiornamenti web contemporaneamente, questi potrebbero finire per entrare in conflitto tra loro o trascinarsi più a lungo del previsto perché il team sta cercando di fare troppo contemporaneamente.

Ecco alcuni suggerimenti utili in questo caso:

• Scaglionare le date di inizio per progetti simili: soprattutto se si ha lo stesso gruppo che lavora su più progetti, può essere utile scaglionare le date di inizio e di completamento di ciascun progetto in modo che le persone possano concentrarsi prima su uno e poi passare al successivo.
• Fare attenzione alle dipendenze: pianificare il progetto dipendente dopo la data di completamento pianificata del primo.
• Contrassegnare attività duplicate: se si deve svolgere lo stesso lavoro in due progetti diversi, assicurarsi che questo venga svolto in tempo per mantenere entrambi i progetti in linea.

Lavorare a più progetti contemporaneamente: Delegare il lavoro, ma mantenere la visibilità

Nessun manager vuole essere un micromanager, ma perdere di vista i compiti e sentirsi all’oscuro del lavoro svolto dalla propria squadra, può rendere quasi impossibile essere un leader efficace.

Tuttavia, condividendo un’unica fonte con il team, si ha un modo per tenere traccia di tutto il lavoro che tutti stanno facendo.

Quando tutto il lavoro del team risiede in un luogo condiviso a livello centrale, è possibile ottenere informazioni a colpo d’occhio su ogni singolo aspetto dei progetti.

 

In qualità di project manager, la gestione di più progetti in contemporanea è spesso una realtà molto frequente.

Oggi, nella gestione di più progetti, la tecnologia è un aiuto indispensabile per avere una panoramica olistica.